Iedere ondernemer met personeel in dienst moet een salarisadministratie hebben. Veranderingen in wet- en (fiscale) regelgeving, maar bijvoorbeeld ook de cao en arbeidsvoorwaarden, maken dit complex en tijdrovend. Veel ondernemers hebben de salarisadministratie dan ook uitbesteed.
Maar wat verwacht u eigenlijk van uw salarisadministrateur? Verwacht u alleen een (digitale) loonstrook of juist meer een adviserende rol? Een salarisadministrateur beschikt over brede kennis en ervaring op het gebied van salarisadministratie en aanverwante zaken. Kennis en ervaring waar u als ondernemer direct van kunt profiteren. Een jaarlijkse check door uw salarisadministrateur maakt mogelijke kostenbesparingen en risico’s inzichtelijk.
Grip op uw kosten en mogelijke risico’s
Iedere organisatie is anders en dit vraagt dan ook om een bedrijfsspecifieke aanpak van de jaarlijkse check. Toch mogen er op iedere checklist vijf punten niet ontbreken, namelijk:
1. Werkgeverslasten
Werkgeverslasten nemen vrijwel ieder jaar toe door stijgende loonkosten en premies. Het is goed om ieder jaar kritisch te kijken of u niet teveel betaalt of dat u mogelijk nog een naheffing kunt verwachten. Daarnaast kunt u uw werkgeverslasten verlagen door gebruik te maken van regelingen en subsidies. Bepaal of uw organisatie hiervoor in aanmerking komt.
2. Pensioenregeling
De pensioenregeling is voor een werkgever vaak de duurste secundaire arbeidsvoorwaarde. Het is belangrijk om vast te stellen of de huidige pensioenregeling nog bij uw organisatie past, omdat deze mogelijk te hoge kosten en risico’s met zich meebrengt. De pensioenregeling kent bovendien risico’s die vaak niet bekend zijn bij ondernemers. U bent bijvoorbeeld als werkgever verplicht om medewerkers tijdig en duidelijk over de pensioenregeling te informeren te informeren. Dit geldt ook voor wijzigingen. Als dit niet gebeurt, loopt u als werkgever aansprakelijkheidsrisico’s.
3. Ziekteverzuimverzekering
Een ziekteverzuimverzekering dekt het risico van de wettelijk verplichte loondoorbetaling bij ziekte van medewerkers. De premie is afhankelijk van de gekozen dekking, de verzuimcijfers, de gekozen wachttijd en de totale loonsom. Het is lonend om ieder jaar in kaart te brengen of de huidige eigen risico periode en dekking op basis van het huidige personeelsbestand volstaan.
4. Arbeidsvoorwaarden en contracten
Iedere organisatie kent tal van contracten en overeenkomsten. Hierbij kunt u denken aan arbeidsvoorwaarden, contracten en huishoudelijke reglementen. Bekijk ieder jaar of deze documenten nog voldoen aan actuele wet- en regelgeving en of u mogelijke (juridische) risico’s heeft uitgesloten. Bepaal bijvoorbeeld ook tijdig hoe u met aflopende contracten wilt omgaan.
5. Payrolling
Sommige ondernemers kiezen ervoor om hun medewerkers uit loondienst te halen en op te nemen in een payroll-onderneming. In de praktijk zien wij dat ondernemers die voor payrolling hebben gekozen hier steeds vaker afscheid van nemen. Zij willen weer meer grip hebben op het proces, de verbondenheid met hun medewerkers (weer) vergroten en kosten besparen. Overweeg jaarlijks of het voordelig is om ‘uw medewerkers’ terug in dienst te nemen en weeg de voor- en nadelen tegen elkaar af.
Maak jaarlijks de balans op
De praktijk leert ons dat veel ondernemers niet exact weten of zij de bovenstaande punten goed hebben georganiseerd in hun organisatie. Een adviseur kan u helpen om een checklist voor uw organisatie op te stellen. Maak jaarlijks met een adviseur de balans op en weet waar u met uw bedrijf en medewerkers staat.
Bron: Abab.nl
