Fraudebeschuldigingen dwongen Ordina in het nauw. Een intern integriteitsonderzoek moest uitkomst bieden. Hoe transparant kunt u als CFO zijn in zo’n geval?
Het was een item van Zembla dat Ordina ruim een jaar geleden in verlegenheid bracht. Het ICT-bedrijf fraudeerde tussen 2005 en 2010 met een aantal aanbestedingen van de overheid. Althans, dat concludeerde het tv-programma op basis van zo’n honderdduizend e-mails die het via een anonieme klokkenluider had bemachtigd.
Ernstige beschuldigingen, vertelt Ordina-cfo Jolanda Poots-Bijl tijdens het ESAA Symposium in Rotterdam. ‘Ook omdat niemand van de directie zich herkende in de beschuldigingen. Anders hadden we er uiteraard wel iets aan gedaan.’ Ze legt uit dat het bedrijf eerst heeft gevraagd inzage te krijgen in de betreffende documenten. Die toestemming kreeg Ordina niet. ‘Wij ontvingen slechts delen uit teksten, regels uit e-mails.’ Reden voor het bedrijf om een grootschalig intern onderzoek te starten naar mogelijke malversaties.
Maar vervolgens diende de directie van Ordina ook heel andere vragen te beantwoorden. Nu met ‘transparantie’ als hoofdthema. Poots-Bijl: ‘Moeten we die beschuldigingen delen met de markt? Het betrof informatie die wij niet herkenden en het was ook onduidelijk of Zembla daar een tv-uitzending aan besteedde. Of moeten we alleen delen dat we een onderzoek waren gestart?’
Het onderzoek kostte Ordina veel geld, 3 miljoen euro om precies te zijn
Machthebbers
Hoe transparant kan én moet Ordina zijn? De CFO noemt ‘transparantie’ een weerbarstig begrip. Enerzijds schreeuwt de maatschappij erom, onder meer dankzij de crisis. Maar de roep om transparantie is van alle tijden, stelt zij. ‘De kans dat machthebbers zich gedragen is immers groter, zodra er sprake is van veel transparantie.’
Poots-Bijl is dan ook een voorstander van transparantie. ‘Door open te zijn en de dialoog aan te gaan, kom je tot betere keuzes. Je ziet waar de mogelijkheden, maar ook de angsten en zwakheden van de organisatie zitten.’
Tegelijkertijd benadrukt ze dat de praktijk soms complex is. ‘Transparantie is met al haar voordelen in theorie een no-brainer.’ Maar in de praktijk spelen ook ethische en juridische afwegingen. ‘Want is informatie niet geverifieerd en ontbreekt de juiste context, dan kan dat resulteren in misleidende informatie. De potentiële schade is dan enorm.’
Bovendien is er nog een ander gevaar van ‘totale transparantie’, vervolgt Poots-Bijl. ‘Gooien we écht alles open, dan resulteert dat in een stortvloed aan juiste en onjuiste informatie.’ De hoeveelheid informatie vertroebelt dan alsnog.’ Ofwel, meer informatie maakt de wereld niet per se transparanter. ‘Dan loop je het risico dat stakeholders door de bomen het bos niet meer zien.’
Ordina besloot daarom in eerste instantie terug te vallen op het juridisch kader. Zo is een beursgenoteerd bedrijf verplicht koersgevoelige informatie zo snel mogelijk kenbaar te maken. ‘Een van de eerste criteria is dat het om concrete informatie moet gaan. Eigenlijk stokte daar onze afweging. De beschuldiging was er. Maar we konden niet vaststellen of die concreet was. Dus besloten we eerst het onderzoek af te ronden.’
Het bedrijf had ook alleen bekend kunnen maken een intern onderzoek te starten, beseft Poots-Bijl. Maar ook hierover bestaat juridisch weinig eenduidigheid. ‘De belangen lopen ook uiteen’, vertelt de CFO. ‘Huidige aandeelhouders willen pas dat je naar buitenkomt, zodra je exact weet waar je het over hebt. Een potentiële aandeelhouder wil juist dat je direct communiceert, zodat hij daar rekening mee kan houden in zijn toekomstige beslissingen.’
Interne transparantie
De uitzending van Zembla resulteerde uiteindelijk in een koersdaling van circa dertig procent. Tegelijkertijd kon Ordina naar buiten brengen dat het interne onderzoek tot op dat moment nog geen onregelmatigheden aan het licht had gebracht. ‘Later hebben we ook het afgeronde onderzoek met het publiek gedeeld. Het onderzoek heeft de beschuldigingen van Zembla niet aan kunnen tonen. Wél hebben we ongepast gedrag gevonden. Verkeerd taalgebruik, een verkeerde manier van met klanten optrekken, waardoor je de schijn tegen kunt hebben.’
Het onderzoek kostte Ordina ruim drie miljoen euro. Om nog maar te zwijgen over de deuk in het vertrouwen in het bedrijf. En dat voor beschuldigingen die volgens Poots-Bijl niet eens gegrond waren. ‘Maar ik vind ook niet dat er níéts uit het onderzoek is gekomen’, benadrukt zij. ‘We hebben het enigszins over ons afgeroepen. Ik denk dat we hier sterker uitkomen.’
Want de interne transparantie is naar aanleiding van het onderzoek wél op de schop gegaan. ‘We streven actief een meer open cultuur na’, besluit de CFO. ‘We hebben een uitgebreid en intensief integriteitsprogramma, meerdere meldpunten en stimuleren medewerkers meerdere mensen te betrekken bij hun besluiten, vooral op het moment dat ze ergens over twijfelen. We willen dat medewerkers ook scherper zijn op het constateren van eventueel ongewenst gedrag. Niet om diegene te slachtofferen, maar wel om te voorkomen dat dergelijk gedrag zich in de toekomst opnieuw voordoet.’
ESAA Symposium
Ordina-CFO Jolanda Poots-Bijl was een van de sprekers tijdens het ESAA Symposium. Ter ere van het honderdjarige bestaan van de accountantsopleiding aan de Erasmus Universiteit Rotterdam ging dagvoorzitter Jan Peter Balkenende met verschillende sprekers in op het thema ‘transparantie’.
