Hoe kan de financiële functie de middenmoot ontstijgen? Koplopers onderscheiden zich op zeven manieren van de financiële teams op gemiddeld niveau. Gezamenlijk helpen deze factoren de cfo om te bepalen welke veranderingen noodzakelijk zijn.
Toonaangevende prestaties leveren
De best presterende financiële organisaties werken tegen veel lagere kosten dan organisaties die gemiddeld presteren. Een recente marktstudie van PwC toont aan dat de kosten van de financiële functie nog steeds blijven dalen.
Het verschil in kosten van de financiële functie, gerekend als percentage van de omzet, kan oplopen tot wel 40 procent. De beste financiële organisaties maken ook effectiever gebruik van hun beschikbare middelen. Dat vraagt meer dan het simpel snijden in de kosten. De winst wordt vooral geboekt doordat middelen op een andere manier worden ingezet. Toonaangevende financiële functies zetten meer medewerkers in als businesspartner. Zij steken meer tijd in het verkrijgen van inzicht in de bedrijfsvoering. Zij zijn bereid om extra te betalen voor toptalenten, met name in de kritische functies waar de financiële functie de operatie raakt. Tegelijkertijd halen leidende financiële functies inefficiënties weg uit hun eigen processen, schalen technologie op en luisteren goed wat de interne klant wil. Er is geen enkele reden om te veronderstellen waarom deze aanzienlijke kostenverlagingen niet haalbaar zouden zijn voor de rest van de financiële organisaties, ongeacht de sector waarin zij opereren.
Transformatie end-to-end processen
Financiële transformaties zijn vaak onderdeel van een grootschaliger veranderprogramma dat verschillende functionele gebieden raakt. Bedrijven werken alleen nog al te vaak in silo’s en zijn zich te weinig bewust van de gevolgen van veranderingen die veelal functieoverschrijdend zijn. De succesvolste ondernemingen beschikken over financiële professionals die ook buiten hun eigen vakgebied effectief kunnen zijn en die het belang van verschillende functies voor een succesvolle transformatie op waarde weten te schatten. Deze succesvolste ondernemingen bezien de processen binnen alle transformaties end-to-end en realiseren zich hoe deze ingrijpen op alle processen. Zij slagen erin hun processen over de hele wereld te transformeren, zodat zij veranderingen effectiever kunnen doorvoeren dan bij een transformatie op één enkele locatie.
Het potentieel van lean finance
Veel organisaties zijn bezig met het invoeren van lean processen. Lean richt zich op het identificeren en elimineren van procesverspilling zodat de nadruk komt te liggen op activiteiten die wel waarde toevoegen. Hoewel de oorsprong ervan in productieomgevingen ligt, is de lean methodiek toe te passen in verschillende functies in een organisatie. In de financiële functie bijvoorbeeld wordt vaak nog veel tijd besteed aan het handmatig genereren van rapporten. Analyses laten zien dat er bij financiële functies een efficiencywinst van gemiddeld 25 procent kan worden bereikt. Het toepassen van de lean methodiek op dit gebied stelt de financiële functie in staat zich meer te richten op haar rol als businesspartner en op het creëren van inzicht door middel van goede rapportages.
Volwaardige businesspartnerrol
De CFO was ooit degene die vooral de financiële functie van zijn of haar organisatie aanstuurde. De rol van CFO heeft zich de laatste jaren steeds meer ontwikkeld tot die van businesspartner. In dat geval zouden we de financiële functie moeten beoordelen op haar bijdrage aan de realisatie van de commerciële doelstellingen van de onderneming. Als de financiële functie de hele organisatie namelijk helpt om betere beslissingen te nemen, dan moet dat uiteindelijk terug te vinden zijn in bijvoorbeeld een stijging van marktaandeel en/of omzet. De businesspartnerrol wordt vaak genoemd als drijvende kracht achter het verbeteren van de prestaties van de onderneming. Het is de rol van de financiële businesspartner die cruciaal is voor deze bijdrage. Onderstaand figuur laat zien dat businesspartners steeds meer toekomen aan de essentie van hun rol, namelijk het maken van analyses en het leveren van advies. Een goede kwalitatieve analyse is nodig om het verhaal achter de cijfers te leren kennen.
Technologie vereist goede processen
De financiële functie heeft altijd vooropgelopen in het ontwerpen van hardware en software om processen te automatiseren en te stroomlijnen. Dit heeft geresulteerd in sterke verbeteringen in de financiële processen. Zo is bij financiële functies de laatste jaren grote vooruitgang geboekt op het gebied van enterprise-performancemanagement en data warehousing. Organisaties sluiten de financiële planning, operationele planning en verkoopplanning op elkaar aan om beter geïntegreerde processen te creëren en te bekijken hoe nieuwe technologie hierin kan ondersteunen. De best presterende financiële teams omarmen digitale technologie en de nieuwe manieren van werken die deze mogelijk maakt. Maar technologie vormt nooit de oplossing voor slechte processen. Investeringen in nieuwe technologie zonder het stellen van duidelijke doelen en het doorvoeren van de benodigde procesaanpassingen leveren niet de verwachte efficiencyverbeteringen op.
Managementinformatie als concurrentievoordeel
Het leveren van waardevolle en effectieve managementrapporten is een essentiële verantwoordelijkheid van de financiële rol in organisaties. De inhoud van de rapporten wordt niet altijd begrepen en de toegevoegde waarde die zij kunnen leveren aan de business wordt niet altijd gezien. Om de kwaliteit van haar rapportages te verbeteren, zou de financiële functie beter met de business moeten samenwerken. Bijvoorbeeld door haar rol als businesspartner beter te vervullen of door samen met de business te bepalen wat de werkelijke drivers zijn voor besluitvorming. Best presterende financiële functies ontwikkelen geavanceerde manieren om managementinformatie met nieuwe technologieën en visualisaties inzichtelijk te krijgen. Big data, online sharepoints, cloudtoepassingen, voorspel- en gedragsanalyses blijken bijzonder krachtig om tot nieuwe inzichten te komen. Dit helpt de CFO om de voorspelbaarheid van opbrengsten en kosten te vergroten.
Medewerkers staan centraal
In de praktijk blijkt dat veel ondernemingen verschillend presteren, ook al werken zij met vergelijkbare processen en systemen. Uit de vele financiële verbeterprogramma’s die we hebben uitgevoerd is duidelijk geworden dat de verschillen tussen financiële teams die in vergelijkbare omstandigheden werken verklaard worden door menselijke factoren: leiderschap, het prestatievermogen van de medewerkers en de kwaliteit van de organisatie en het management. Door teamleden te betrekken in de besluitvorming en het oplossen van problemen, voelen zij zich meer verantwoordelijk voor hun eigen werk en de teamprestatie. Dit leidt tot een betere samenwerking met de business.
Bovenstaande zeven succesfactoren beschrijven hoe de best presterende financiële functies zich onderscheiden. Leidende ondernemingen kenmerken zich door een sterke drang naar verbetering. Zij veranderen continu en zij zijn steeds op zoek naar de kansen voor de toekomst. Als CFO zit u aan het roer. U kunt ervoor zorgen dat u straks ook een leidende financiële functie heeft, die anders is dan de rest.
Transformeren in de praktijk
De financiële transformatie van een grote commerciële onderneming is gerelateerd aan de implementatie van een cloud-ERP-omgeving. De belangrijkste drijfveer voor de cfo is om een toekomstbestendige standaardoplossing neer te zetten. Die moet bijdragen aan een effectieve en efficiënte bedrijfsvoering. Maar deze innovatie moet zeker ook de basis vormen voor de toekomstige groei van de onderneming. Het introduceren van de cloudomgeving betekent het nodige voor de financiële functie. De cloud biedt kant-en-klare producten voor de financiële functie en vereist dat volgens standaardprocessen wordt gewerkt. Het nieuwe adagium van de CFO luidt dan ook: in principe geen maatwerk meer. Dit is wel even wennen voor de medewerkers, die voortaan werken volgens best practices. Inefficiënte processen met veel iteraties en handmatige handelingen behoren tot het verleden.
Rijkdom aan rapportages
De cloudimplementatie zorgt voor een cultuur van continue verbetering. Proceseigenaren zijn de spil in de nieuwe organisatie en zijn de aanjagers van de nieuwe processen. Zij nemen de medewerkers mee in het gedachtegoed van end-to-endprocesdenken. In plaats dat het financiële team bezig is met het oplossen door middel van handmatige correcties aan de achterkant, wordt de oorzaak nu vooraan in het proces opgelost. De businesscontrollers hebben ook baat bij de cloudtoepassing, omdat het inzicht groter wordt. De rapportagemogelijkheid in het cloud-ERP-systeem biedt een rijkdom aan standaardrapportages. Door informatie op een intelligente wijze te combineren kan afscheid worden genomen van de traditionele financiële spreadsheetrapportages.
Een ander belangrijk voordeel voor de cfo is dat de total cost of ownership-structuur verandert. Door de infrastructuur van de cloud te huren (OPEX) in plaats van te kopen (CAPEX) daalt de financieringsbehoefte aanzienlijk. Ook zijn de kosten duidelijker te relateren aan de daadwerkelijk verbruikte capaciteit. De verschuiving naar relatief meer variabele kosten vergroot de flexibiliteit in budgettering.
René Zoon en Sanne Bollin werken als senior manager en consultant bij PwC.
Literatuur
PwC (2015) Markstudie financiële functie, veranderen en vooruitkijken, te downloaden via www.pwc.nl
Permanente educatie
Wilt u meer weten over de ontwikkeling van de financiële functie? Volg een online cursus via www.executivefinance.nl/pe
