Rolduidelijkheid. Het lijkt misschien een vanzelfsprekendheid, maar niet voor alle werknemers is duidelijk wat er van ze verlangd wordt. Opvallend genoeg lijkt deze rolonduidelijkheid juist bij bureaucratische organisaties een kwestie te zijn. Zware regeldruk, hiërarchie en onpersoonlijke relaties, maar duidelijkheid? Kennelijk niet. Deze onduidelijkheid kan ingrijpende gevolgen hebben.
Onderzoeksbureau Effectory wilde uitvogelen hoe organisaties flexibel en wendbaar blijven en inspelen op innovaties. De grote vraag daarbij was of medewerkers weten hoe ze hun werkzaamheden moeten uitvoeren. Guido Heezen, directeur van het bureau, stuitte daarbij op een opvallende uitkomst: medewerkers in bureaucratische organisaties is de rolduidelijkheid onduidelijker dan voor medewerkers in platte organisaties met korte communicatielijnen.
Het is juist essentieel dat een werknemer weet wat van hem/haar verlangd wordt. ‘Niets is zo basaal voor een medewerker als weten wat er van hem of haar verwacht wordt. Als dit niet het geval is, komen efficiëntie en kwaliteit in gevaar. Een medewerker kan keihard aan het werk zijn, maar toch niet presteren als niet duidelijk is wat er van hem of haar verwacht wordt. Dit levert frustraties op, zowel aan de kant van de medewerker als aan de kant van de organisatie. Medewerkers willen hun energie liever besteden aan de inhoud van hun taken, dan aan het uitzoeken wat hun taken precies zijn en hoe deze uitgevoerd moeten worden,’ aldus Heezen.
Stress
Niet iedere werknemer gaat even goed om met de onduidelijkheid. De onzekerheid over de verwachte rol is volgens Heezen de belangrijkste invloed van stress. ‘Als mensen rolonduidelijkheid ervaren, ervaren ze ook stress. Iedereen wil zijn werk goed doen en iets bijdragen. Als ze dat gevoel niet hebben, leidt het tot stress. Stress is een heel slechte energienemer. De energie kun je anders steken in werk, om te bekijken hoe je het beter kunt doen. Met stress mis je dat allemaal. Het is een simpel geval van oorzaak en gevolg.’ De stress kan ook doorwerken in de hogere lagen. Van de bovenste naar de onderste laag. ‘Als je als manager stress hebt, kun je dat overdragen op andere mensen. De stress van een organisatie kan een soort kramp veroorzaken, wat invloed kan hebben op de innovativiteit en wendbaarheid. Waardoor je dus eigenlijk stilstaat.’
Eigen schuld, dikke bult
De werknemer wordt niet helemaal vrijgepleit. Het is geoorloofd om bepaalde verwachtingen van een bedrijf te hebben, maar er ligt toch ook een beetje initiatief bij de medewerker. Heezen: ‘Vaak wordt gedacht dat het management het wel regelt, maar voor hen is het ook niet altijd duidelijk wat van ze wordt verwacht. Naarmate dat in meer in lagen gaat zitten, werkt dat naar onderen en dat is funest voor de productiviteit.’ En dat werkt zelfs door in de toplagen. Heezen ondervond het aan den lijve op bezoek bij een Raad van Bestuur. ‘Voor een medewerker was zijn rol niet duidelijk. De voorzitter werd witheet. Hij vond het belachelijk. Een ander bestuurslid reageerde daarop met: ‘Ik weet het ook niet’. Er ontstond een acute bestuurscrisis. Soms is het bij de directieleden ook niet helemaal duidelijk. Waar moeten we heen, wat willen we bereiken.’
Over het onderzoeksrapport
Voor het onderzoek heeft Effectory ruim 400.000 medewerkers uit 800 organisaties gevraagd naar hun werkbeleving. Zij zijn werkzaam in diverse sectoren, zoals Zorg, Onderwijs, Openbaar Bestuur & Veiligheid, Zakelijke dienstverlening en Energie.
