Het einde van de traditionele financiële functie zoals we die nu kennen is in zicht. Toen twee jaar geleden de spelshow ‘Jeopardy’ werd gewonnen door IBM’s cognitieve computer ‘Watson’, was Robotics nog een technologische gimmic. Nu is de technologie zo ver ontwikkeld dat Robotics toepassingen vindt in de financiële functie van organisaties. Daarmee staan traditionele modellen van Shared Service Centers (SSCs) en Centers of Excellence (CoEs) onder druk.
De technologische vooruitgang op het gebied van Robotics gaat nu sneller dan ooit. De investeringen op dit gebied zijn exponentieel gegroeid van $1,7mld in 2015, naar $23mld in 2016. Early adopters implementeren reeds de eerste robotiserings-oplossingen met uitstekende resultaten. Organisaties die niet in staat zijn om mee te bewegen met deze nieuwe trend, zullen binnen enkele jaren significante competitieve achterstand hebben opgelopen.
Veranderingen in de financiële functie
Volgens het traditionele denkmodel wordt de financiële functie opgedeeld in drie werkgebieden; `Finance in de Business’, `Functioneel Finance’ en `Operationeel Finance’, zoals afgebeeld in figuur 1.
`Operationeel Finance’ betreft vooral de repetitieve of transactionele activiteiten binnen Finance. Voorheen werden deze activiteiten ondergebracht binnen Shared Service Centers (SSCs), zowel binnen als buiten de organisatie. Doordat deze processen grotendeels te standaardiseren zijn, zijn deze bij uitstek geschikt voor Proces Robotisering, ook wel Robotic Process Automation (RPA) genoemd. Zie ook de box `Het einde van Shared Service Centers (SSCs)’.
`Functioneel Finance’ betreft met name de activiteiten die specialistische kennis vereisen, bijvoorbeeld tax, compliance en treasury. Tot op heden werden deze activiteiten doorgaans ondergebracht in Centers of Excellence (CoEs).
De huidige ontwikkelingen op het gebied van Robotics stellen organisaties in staat om deze kennis intensieve functies te ondersteunen, dan wel te vervangen, door Cognitieve Robotisering. Zie hiervoor ook box `Het einde van Centers of Excellence (CoEs)’.
`Finance in de Business’ is het gedeelte van de financiële kolom dat zich met name richt op business partnering en het toevoegen van waarde aan de onderneming. Deze kolom wordt de resterende kern van de financiële functie van de toekomst.
Wat verstaan we onder Robotics?
Robotics is onderverdeeld in twee delen:
Voordelen van Robotics
Robotics biedt een aantal voordelen:
Door deze vijf factoren, zijn business cases voor robotisering zeer sterk gebleken. Het introduceren van Robotics in de financiële functie van een organisatie heeft een grote kans zichzelf binnen een jaar terug te verdienen.
Robotisering maakt het nu mogelijk dat de financiële functie van de toekomst zich versneld kan ontwikkelen. De financiële functie van de toekomst zal niet het administratieve centrum van de organisatie zijn. Door middel van real-time data en analyses, zal de financiële functie de rol van business partner op zich nemen, en van directe toegevoegde waarde zijn voor de business.
Implementatie-ervaringen
Uit ervaringen met reeds geïmplementeerde Finance Robotics-oplossingen, merken wij bij verschillende organisaties een aantal interessante ontwikkelingen op:
– Er is doorgaans sprake van een korte implementatietijd en snelle resultaten. Dit komt mede doordat er via “trial & error” proefondervindelijk te werk wordt gegaan. Een dergelijk implementatietraject bestaat ten minste uit een “proof of concept” fase om aan te tonen of de oplossing in staat is om samen te werken met huidige (IT) systemen van de organisatie.
– Om zowel projectvoortgang als het succesvol afronden van de implementatie te borgen, is toegewijd projectmanagement noodzakelijk.
– Kortzichtige strategieën leiden tot een dominantie van point-to-point oplossingen met een beperkt toepassingsgebied. De meer generieke robotiserings-oplossingen met ruimere toepassingsgebieden worden minder gezien.
– De business case van Finance Robotics oplossingen is veelal gedreven door het business model van de Finance Robotics leverancier. De focus bij het samenstellen van de business case is gericht op kwantificeerbare kosten, terwijl kwaliteitsverbetering vaak nog een ondergeschikte rol speelt.
Onze ervaringen die voortvloeien uit de implementatie van Finance Robotics oplossingen kunnen geclusterd worden in vijf thema’s.
1. Finance Robotics is geen IT-project. Een software-robot werkt naast en met bestaande IT systemen. Voor de ontwikkeling van de toepassing is vaak geen diepgaande IT kennis verreist. Bij de implementatie van de Finance Robotics oplossingen is met name operationele kennis de sleutel tot succes.
2. Gedetailleerde werkinstructies en leverancier-specifiek trainingsmateriaal zijn een vereiste voor snelle resultaten.
3. Naast kostenreductie wordt kwaliteitsverbetering gezien als het belangrijkste voordeel van Finance Robotics-implementaties. Door het robotiseren van de (financiële) processen, begrijpen medewerkers de processen beter en zien zij mogelijkheden tot optimalisatie.
4. Support functies zoals IT, HR, Legal en Tax moeten bij het implementatietraject betrokken worden om blokkades van de diverse stakeholders te voorkomen.
5. Verandermanagement mag niet onderschat worden. Het managen van medewerkers, en de samenwerking tussen medewerkers en de nieuwe software robot is daarbij essentieel.
Conclusie
Door de opkomst van RPA en Cognitieve Robotisering zullen de finance-operaties en de functionele finance-organisatie grotendeels vervangen worden door software-robots. Organisaties die Robotiserings-oplossingen nu niet implementeren zullen zeer snel haar competitieve voordeel verliezen.
Daarnaast zien we dat Finance Robotics geen IT project is. Gezien het feit dat de software robot naast en met bestaande (IT) systemen werkt en het proces gemakkelijk zelf te onderhouden is, is tussenkomst van de IT afdeling niet noodzakelijk en kan iedere medewerker direct aan de slag.
Uit ervaringen met eerdere robotiseringstrajecten is gebleken dat gedetailleerde werkinstructies en product trainingen van leveranciers belangrijk zijn voor een succesvolle implementatie. Dit geldt eveneens voor het betrekken van support afdelingen en het verandermanagement vraagstuk rondom het implementatietraject.
Na implementatie van Finance Robotics wordt naast de behaalde kostenreductie, met name de kwaliteitsverbetering genoemd als grootste voordeel van de implementatie. Doordat de software robot in staat is om digitale, handmatige en gestructureerde processen over te nemen, kunnen uw medewerkers ingezet worden als business partner en daarmee écht waarde toevoegen aan uw organisatie.
