De Belastingdienst is in 2005 gestart met een nieuwe vorm van het houden van toezicht op ondernemingen. Het achterliggende doel van het zogenaamde horizontaal toezicht is om slagvaardiger en efficiënter te werk te kunnen gaan bij de controle van de naleving van verplichtingen door ondernemingen. In plaats van achteraf controleren en mogelijk overgaan tot correcties is de afstemming tussen de onderneming en Belastingdienst naar voren gehaald. Binnen horizontaal toezicht wordt zo veel mogelijk vooraf afgestemd. Door het opstellen van een ’tax control framework’ controleert de Belastingdienst of de onderneming de risico’s voldoende afdekt. Kort gezegd is er sprake van een vertrouwensrelatie tussen de Belastingdienst en de onderneming.
Binnen horizontaal toezicht wordt onderscheid gemaakt tussen ondernemingen van verschillende omvang. De ZGO’s (Zeer Grote Ondernemingen) maken individueel afspraken met de Belastingdienst. De ondernemingen binnen het midden- en kleinbedrijf (mkb) kunnen terecht bij een accountants- of belastingadvieskantoor. Met deze kantoren sluit de Belastingdienst convenanten waarin horizontaal toezicht is geregeld. Het een en ander moet er toe leiden dat er sprake is van aanvaardbare btw-aangiftes die namens de onderneming worden gedaan.
Verbeterplan
Een ander groot voordeel van horizontaal toezicht is dat de onderneming zelf probeert fiscaal in control te zijn. Dit gebeurt door een nulmeting waarbij alle fiscale risico’s in beeld gebracht worden. Door controles in te bouwen in de administratieve procesessen en zoveel mogelijk volgens vaste procedures te werken worden de risico’s beperkt in een in een verbeterplan. In het verbeterplan wordt aangegeven hoe de btw op een adequate wijze in de onderneming kan worden geïmplementeerd, het verbeterplan is primair gericht op de btw-processen. Voor het uitvoeren van de genoemde acties in het verbeterplan moet een haalbare tijdsplanning worden gemaakt.
Voorbeelden beperken btw-risico’s
Voor het doen van de btw-aangifte is het bijvoorbeeld belangrijk te werken met btw-codes zowel aan de inkoop- als aan de verkoopkant. Zo kunnen risico’s makkelijker in kaart gebracht worden en kunnen foutjes makkelijker geëlimineerd worden zodat er juist en volledig btw-aangifte wordt gedaan. Het is heel belangrijk te controleren of de personeelsleden die de facturen inboeken op de debiteuren en crediteurenadministraties ook de juiste btw-codes toepassen en het nut van juiste btw-codes toepassen goed begrijpen. Hiervan wordt een verslag gemaakt en indien noodzakelijk wordt het verbeterplan aangepast.
In de praktijk blijkt dat het vaak lastig wordt gevonden om bij de inkoop/verkoopfacturen de facturen in het juiste tijdvak te boeken. Het is aan te raden de boeking van de factuur los te koppelen van de betaling van de factuur zodat de btw dan in het juiste tijdvak teruggevraagd wordt.
Vaak voldoen de Inkoop/Verkoopfacturen niet aan alle factuurvereisten. Omdat het gebruik van verschillende factuur-formats kan leiden tot meer risico’s is het aan te raden om bij de verkoopfacturen met 1 factuur-format te werken. Het is ook aan te raden een procedure/procesbeschrijving in werking te stellen om te controleren of het juiste factuurformat door iedereen binnen de onderneming wordt gebruikt.
Een goede communicatie tussen de diverse afdelingen is het belangrijkste punt om risico’s te beperken binnen een onderneming. Het komt in de praktijk weleens voor dat afdelingen niet altijd overleg/onvoldoende communicatie met elkaar hebben waardoor een totaal beeld inzake de btw-positie ontbreekt. Dit kan ertoe leiden dat niet altijd duidelijk is of en waar bepaalde informatie vindbaar is en wie er verantwoordelijk (eigenaar) voor is. Ook wordt niet alles gedocumenteerd zodat in het verleden gemaakte keuzes met betrekking tot btw niet altijd meer te onderbouwen zijn met documenten of aantekeningen en dat niet alle procesbeschrijvingen duidelijk vastgelegd zijn.
Kortom, het goed vastleggen van procesbeschrijvingen, het controleren van de procedures/procesbeschrijvingen, het verbeteren van het kennisniveau en het goed documenteren en controleren van de documentatie is van groot belang, zeker in het kader van horizontaal toezicht.
Voordeel horizontaal toezicht
Voor de onderneming is het belangrijkste voordeel dat sneller zekerheid wordt verkregen over de ingediende aangifte. Uitgangspunt is namelijk dat er direct een definitieve aanslag wordt opgelegd. Door het vooroverleg is er eerder zekerheid over de mogelijke twijfelpunten. De bedoeling is dat deze worden voorgelegd aan de Belastingdienst zodat in een eerder stadium duidelijk is hoe de Belastingdienst hierover denkt. Er wordt zo veel mogelijk voorkomen dat er naar aanleiding van de ingediende aangiftes achteraf vragenbrieven ontvangen worden. Zodat er efficiënter gewerkt kan worden heeft de accountant of belastingadviseur van de onderneming in principe één aanspreekpunt bij de Belastingdienst, opgedeeld per belastingmiddel.
Nadeel horizontaal toezicht
Dat de accountant of belastingadviseurs minder mogelijkheden hebben om de onderneming te adviseren wordt genoemd als grootste nadeel van horizontaal toezicht. Voor elke onderneming is de belastingwet gelijk. Waar adviesmogelijkheden liggen voor ondernemingen die niet aan horizontaal toezicht meedoen liggen diezelfde mogelijkheden er dus voor ondernemingen die wel aan horizontaal toezicht deelnemen.
Toekomst horizontaal toezicht
Er is recent een evaluatie van het systeem van horizontaal toezicht door de commissie Stevens verschenen. De commissie komt met meerdere aanbevelingen. Overkoepelende thema hiervan is dat nog duidelijker kan worden hoe de verhouding tussen Belastingdienst, onderneming en accountant of belastingadviseur is en dat duidelijker kan worden welke voordelen en nadelen er voor de onderneming zijn.
Om het systeem van horizontaal toezicht te verbeteren, wordt er verwacht dat er naar aanleiding van de bevindingen van de commissie verandering doorgevoerd zullen worden. De titel van het rapport titel “Fiscaal toezicht op maat. Soepel waar het kan, streng waar het moet” geeft de essentie van het rapport goed weer. De commissie vindt dat de onderneming de behandeling moet krijgen die zij verdient. Horizontaal toezicht moet er ook toe leiden dat de capaciteit van de Belastingdienst gerichter kan worden ingezet. De tijd die de Belastingdienst door horizontaal toezicht minder bezig is met de goedwillende ondernemingen kan worden ingezet voor controles daar waar deze juist wel nodig zijn. Dat is goed voor de belastingmoraal, omdat de goedwillende onderneming niet meer het idee krijgt heeft met onnodige controles te worden geconfronteerd en uit het vertrouwen dat hieruit blijkt.
Carola van Vilsteren is eigenares van Van Vilsteren BTW Advies
