Jeroen Rieswijk en Dennis Daems van EIFFEL hebben vijf grote uitdagingen binnen Finance & Control gesignaleerd. We zetten ze op een rij voor u.
Probleem 1. Half gelezen rapportages
Het opstellen van rapportages slokt een groot deel van de beschikbare capaciteit op. Toch worden rapportages nauwelijks gelezen. Om verschillende redenen: er staat te veel of juist te weinig informatie in, het is onvoldoende relevant, de duiding ontbreekt of de rode draad is lastig uit de gepresenteerde cijfers te halen. Ook de vorm van de rapportage sluit vaak niet aan bij de verwachtingen van de lezer. Een ander veel gehoord excuus: ‘er zijn teveel rapportages’.
Probleem 2. De waan regeert
De ene helft van de maand werkt Finance aan werkzaamheden rond de maand-, kwartaal- of jaarafsluiting. De andere helft draait het om het beantwoorden van vragen vanuit de business en het maken van ad hoc rapportages voor het management. Bovendien stelt de accountant vaak veel (nieuwe) vragen. En daar is meestal geen rekening mee gehouden bij het bepalen van de capaciteit op Finance. Laat staan dat Finance een eigen agenda heeft om de business te verbeteren.
Probleem 3. Veel versies van de waarheid
De financiële administratie moet feitelijk de single source of truth zijn. Zeker voor de cijfers. Door langdurige afsluitingsprocessen, matig werkende systemen en onduidelijke rapportages voelt de business de noodzaak om managementinformatie uit andere bronnen te halen. Bovendien vindt het onderhoud van deze bronnen meestal door de business zelf, dus buiten Finance om, plaats. Dit is inefficiënt, foutgevoelig en leidt tot discussies over de juistheid van de cijfers die Finance vervolgens oplevert. Met als gevolg: frustraties van beide kanten en verspilling van tijd, geld en energie.
Probleem 4. Een vage rolverdeling
Vaak zijn de rollen binnen Finance niet strak gedefinieerd, waardoor onjuiste expertise aan specifieke taken wordt gekoppeld. Is de rolverdeling echter te strikt vormgegeven, dan leidt dat juist tot eilandjesvorming. Door deze problemen is de samenwerking binnen de afdeling niet top. Laat staan dat Finance als volwaardig business partner richting stakeholders kan fungeren.
Probleem 5. Finance en de business werken niet als team
De rolverdeling binnen Finance is onduidelijk, Finance leeft in de waan van de dag, niemand leest de rapportages en bovendien worden de cijfers in twijfel getrokken. Alle vingers wijzen in een richting: Finance. En Finance wijst (terug) naar de business: zij betrekt Finance nooit op tijd bij nieuwe initiatieven, de business levert de data te laat aan en stelt bovendien niet-relevante ad hoc vragen. Kortom, Finance en de business werken niet samen als één team. Dit staat vooruitgang en betere prestaties in de weg.
