Binnen Finance & Control zijn een aantal grote uitdagingen. Twee daarvan zijn de rolverdeling en samenwerking met de business. Welke ‘problemen’ zijn er? En hoe los je deze het beste op?
Rolverdeling
Helaas zijn rollen binnen Finance niet altijd strak gedefinieerd, waardoor onjuiste expertise aan specifieke taken wordt gekoppeld. Aan de andere kant zien we dat de rolverdeling soms te strikt is, wat weer tot eilandjesvorming leidt. Het zorgt er regelmatig voor dat de samenwerking binnen de afdeling niet altijd top is. Laat staan dat Finance als volwaardig business partner richting stakeholders kan fungeren.
Tip 1: Breng het complete takenpakket in beeld
Neem ook de ketens en processen van werkzaamheden in mee. Bijvoorbeeld met de klassieke RASCI. Als je met elkaar alle werkzaamheden en taken inzichtelijk hebt, ontstaat vaak als vanzelf een betere samenwerking. Collega’s beseffen beter welke output er voor de stap na hen nodig is. Helemaal als zij ook met elkaar over een slimmere manier van organiseren gaan nadenken.
Zie ook: Op weg naar CFO: ‘Maak sprongen binnen én buiten finance’
Tip 2: Deel actief ervaringen
Laat aan elkaar weten waar je mee bezig bent. Maak bijvoorbeeld een ‘rondje langs de velden’. Hierbij geeft iedere collega na elk afdelingsoverleg in 90 seconden aan waarmee hij bezig is, tegenaan loopt en welke hulp van het team nodig is. Door actief ervaringen te delen, bevorder je onderlinge afstemming en voorkom je frustratie, langs elkaar heen werken en natuurlijk dubbel werk. Nog een stap verdergaan? Werk dan met een dagstart, waarbij de deelnemende collega’s vertellen over hun werkzaamheden van die dag, inclusief problemen en benodigde hulp.
Finance en de business werken niet als team
De rolverdeling binnen Finance is onduidelijk, Finance leeft in de waan van de dag, niemand leest de rapportages en bovendien worden de cijfers in twijfel getrokken. Alle vingers wijzen in een richting: Finance. En Finance wijst (terug) naar de business: zij betrekt Finance nooit op tijd bij nieuwe initiatieven, de business levert de data te laat aan en stelt bovendien niet-relevante ad hoc vragen. Kortom, Finance en de business werken niet samen als één team. Dit staat vooruitgang en betere prestaties in de weg.
Tip 3: Ga er op uit
Zorg dat je als teamleider zo min mogelijk afhankelijkheden buiten je team hebt en juist veel afhankelijkheden binnen het team. Dat versnelt besluitvorming en probleemoplossing. Analyseer en reorganiseer daarom. Het is wel van belang om als Finance & Control met relevante partners buiten het team een sterke relatie te onderhouden. Daar ontstaat wederzijds begrip over de verbetering, resultaten en impact op de business. Blijf niet op je plek zitten. Ga er op uit en luister goed.
Tip 4: Benoem de pijlers van teamsucces
En doe dat ook met de valkuilen. En misschien nog wel belangrijker: werk gericht aan beide! Door dit met het team te doen, bevorder je een gedeelde focus.
Tip 5: Wendbaarheid tonen
Zorg dat de balans tussen talenten en kwaliteiten overeenkomt met het takenpakket en de rol die Finance & Control speelt of moet gaan spelen in je organisatie. Als te veel teamleden dezelfde talenten hebben en er is onvoldoende werk voor iedereen beschikbaar, dan ontstaat er een potentieel lastige situatie voor de leidinggevende. Daarom bijstellen wanneer nodig. En kijk ook hoe de afdeling Finance & Control is ingericht, zeker als de organisatie om je heen is veranderd. Blijf je alles op dezelfde wijze doen, dan ontstaat vroeg of laat een onhoudbare situatie. Stel jezelf dan ook de vraag: Hoe wendbaar ben ik zelf?
