CFO, controller en externe accountant zijn onlosmakelijk met elkaar verbonden. Het is daarom van belang dat zij efficiënt samenwerken. Het goed kunnen vastleggen, beheren en delen van (niet-)financiële informatie is een must, aldus accountmanager Leon van Uffelen en manager Innovatie en Ontwikkeling Hugo Steensma van CaseWare Nederland.
Efficiënt samenwerken staat dus met stip op 1. Je zou denken dat iedere organisatie zich daarvan bewust is. Steensma: “En toch zijn er organisaties waar de afdeling Finance nog ‘knutselt’ in Word en Excel. Meerdere medewerkers maken in die programma’s tabellen en berekeningen. Ik zal niet zeggen dat ‘iedereen maar wat doet’, want dat is niet zo. Maar iedereen bouwt wel op zijn eigen manier aan een versie. Dan is de kans natuurlijk groot dat er zaken misgaan en cijfers niet kloppen, want wie weet op een gegeven moment nog welke versie de laatste is…”
Van Uffelen: “En dat niet alleen. Op die manier werken kost een organisatie veel tijd, en dus ook geld. Het maken van verantwoordingsinformatie is dan een hele exercitie en kost veel energie.”
Minder stress
Een goed overall softwaresysteem voorkomt dit. Van Uffelen: “Zo’n totaaloplossing zorgt voor uniformiteit, één manier van rapporteren en voorkomt fouten omdat iedereen in hetzelfde systeem werkt. Aanpassingen zijn ook in een mum van tijd gedaan.” Steensma vult aan: “Je kunt het proces veel efficiënter inrichten en de data zijn van hoge kwaliteit en betrouwbaar. De verwerkingstijd gaat omlaag en dat zorgt voor minder druk en stress.”
In de cloud
Maar wat als de accountant met een ander systeem werkt dan de organisatie? Steensma: “Dat is totaal geen probleem, daarvoor kunnen ze samenwerken in een cloudplatform. Daar is het mogelijk om dossiers en bestanden uit te wisselen, deadlines te bewaken en taken te monitoren. En de informatie is direct te benaderen op elk moment, continuous monitoring dus. De externe accountant kan hierdoor altijd de allerlaatste informatie meenemen in zijn dossiers.”
Up-to-date en eenduidig. Maar de praktijk is helaas toch anders. Steensma: “Wat we nu nog regelmatig zien is dat mensen informatie heen-en-weer mailen, daar bijlagen en cc’s aanhangen. Vervolgens gaan medewerkers bestanden opslaan op hun eigen pc, die aanpassen, hergebruiken, opnieuw doorsturen, weer iemand anders zet het bestand toch op het netwerk. Of maar één iemand heeft de informatie en die wordt ziek. Kortom, na een paar maanden ziet niemand door de bomen het bos meer. Dat voorkom je als je samenwerkt in de cloud. Je wilt immers als organisatie de klant centraal stellen. De klant centraal stellen betekent dan ook dat intern alle data en dossiers overzichtelijk en centraal toegankelijk zijn. Met de rechten en de rollen voor medewerkers die daarbij horen.”
Van Uffelen komt nog even terug op de rol van de accountant: “Zijn rol verandert deels. Door een goede totaaloplossing wordt er meer in de organisatie zelf gedaan, de accountant kan zich daardoor meer richten op een adviserende rol.”
Internationaal
Organisaties met vestigingen in meerdere landen kunnen ook met de totaaloplossing van CaseWare werken. Steensma: “CaseWare zit in 130 landen, ieder land maakt de software gereed voor ‘lokale’ wet- en regelgeving, maar de basissoftware is uniform en uitwisselbaar. Een vestiging in bijvoorbeeld Spanje kan moeiteloos gegevens uitwisselen met een vestiging in Nederland. Waardoor de betrouwbaarheid van data verder wordt vergroot.”
Rapporteren volgens SBR
Per 2017 zijn organisaties (micro- en kleine entiteiten) verplicht om hun financiële rapportages aan te leveren volgens de SBR-methode. SBR staat voor Standard Business Reporting. Steensma: “Dat is een standaard manier van financieel rapporteren aan overheidsinstellingen, banken en andere instanties, bijvoorbeeld de Kamer van Koophandel. Met SBR leg je de financiële gegevens eenmalig op een standaard manier vast. Het gaat dan bijvoorbeeld om periodieke rapportages, jaarrekeningen, kredietrapportages, belastingaangiften en statistiekopgaven.”
Het voordeel van deze manier van rapporteren is dat gegevens eenmalig standaard worden vastgelegd en hergebruikt. Van Uffelen: “Dat scheelt een heleboel tijd en werk. Daarnaast is het door de standaardisatie minder foutgevoelig en rapporten zijn goed met elkaar te vergelijken.”
Gouden predicaat
Het is van belang dat organisaties voor 2017 zaken ‘in control’ hebben, want vanaf volgend jaar brengen de drie grote banken kosten in rekening als een kredietrapportage niet via SBR wordt aangeleverd. De tijd begint dus te dringen. CaseWare helpt organisaties SBR-proof te worden door webinars en workshops aan te bieden. Onlangs ontving het bedrijf tijdens een feestelijke uitreiking het Gouden predicaat SBR Banken. Steensma: “Wij hebben ruim 500 succesvolle kredietrapportages volgens de SBR-methode gefaciliteerd. Dat betekent dat de rapportages technisch en inhoudelijk succesvol zijn aangeleverd en bruikbaar zijn voor kredietprocessen binnen de banken. En dat is beloond met deze prijs.” Van Uffelen: “En daar zijn we best trots op.”
Kijk voor meer informatie op www.caseware.nl
Foto v.l.n.r.: Hugo Steensma en Leon van Uffelen
Auteur: Ria Harmelink
Dit artikel is niet geschreven onder de redactionele verantwoordelijkheid van Executive Finance
