Nederland kan niet achterblijven bij de groei van e-facturatie die momenteel in Europa plaatsvindt. Bovendien bepaalt een Europese richtlijn (2014/55/EU) dat eind 2018 alle aanbestedende overheidsdiensten e-facturen moeten kunnen ontvangen. Het wordt dus de hoogste tijd dat ons land ‘aan de PEPPOL’ gaat: de nieuwe standaard in elektronisch berichtenverkeer. Ook een must overigens voor ondernemingen die geen zakendoen met de overheid. ‘PEPPOL geeft veel meer grip op je hele inkoopketen. Het brengt nieuwe mogelijkheden in procesoptimalisatie en supply chain financing. Daarom hebben wij deze innovatieve technische standaard nu al geïntegreerd in onze bedrijfssoftware,’ aldus Jan Willem ter Steege, Directeur van Easy Systems.
Als goed voornemen voor 2017 kunt u als financial die up-to-date wil blijven ‘PEPPOL-integratie’ op uw actielijstje zetten. PEPPOL staat voor Pan-European Public Procurement en is de ‘nieuwe’ standaard in elektronisch berichtenverkeer. Deze standaard stamt al uit 2012 maar komt nu pas echt in zwang. Dat komt omdat de Europese Unie nu echt werk wil maken van deze nieuwe techniek om de efficiency binnen overheden te vergroten. Per 2017 worden bedrijven al verplicht om de overheid elektronisch te factureren. En volgens een Europese richtlijn moeten alle aanbestedende overheidsdiensten zelf uiterlijk eind 2018 in staat zijn e-facturen te verwerken.
Transitie naar Europese standaard
Jaarlijks ontvangen overheden van bedrijven miljoenen facturen die nog niet al te lang geleden voor een groot deel handmatig werden verwerkt. Sinds de intrede van e-factureren is dit proces aanzienlijk geoptimaliseerd. Ook het bedrijfsleven heeft de voordelen van e-factureren ontdekt. ‘Organisaties zitten nu in een transitiefase, van papieren facturen naar PDF-facturen en tegenwoordig is OCR-herkenning de norm,’ schetst Ter Steege. ‘Het probleem is dat er veel verschillende systemen zijn ontstaan waardoor organisaties niet altijd probleemloos e-facturen van elkaar kunnen ontvangen en verwerken. We hebben wel de XML-standaard, een protocol waarin is vastgelegd hoe de e-factuur eruitziet, maar dat maakt bestaande ERP-pakketten nog niet automatisch ‘compatible’. Bepaalde sectoren zoals bijvoorbeeld de autobranche hebben dat opgelost door een sectorbrede toepassing te ontwikkelen waardoor het elektronisch berichtenverkeer in deze hele keten wordt geautomatiseerd. PEPPOL is hiermee vergelijkbaar maar het is niet sectorgebonden. Sterker nog, het is een standaard voor de hele EU en bovendien voor zowel bedrijven als overheden. PEPPOL gaat dus veel verder dan e-factureren,’ legt Ter Steege uit.
PEPPOL
Wat is PEPPOL precies? PEPPOL is een veilig transportprotocol waardoor elektronisch berichtenverkeer mogelijk wordt tussen organisaties die zijn aangesloten op een Europees platform. Voor wie is aangesloten op dit netwerk, worden alle andere organisaties bereikbaar die ook hieraan deelnemen. Niet alleen voor e-facturen maar bijvoorbeeld ook voor logistieke informatie inzake leveringen. In elk land zijn zogenoemde access points ingericht die de toegang tot het platform regelen. In Nederland is dit de SIDN, de organisatie die .nl-domeinen beheert. ‘Dat is niet toevallig,’ merkt Ter Steege op. ‘Je kunt het platform dan ook vergelijken met een DNS-server die IP-adressen omzet in domeinnamen op internet. Wij van Easy Systems verwachten dat deze ontwikkeling volgend jaar in een stroomversnelling komt en dat het binnen één tot twee jaar gemeengoed zal zijn in ons land. Daarom hebben wij onze bedrijfssoftware al ‘uitgerust’ met PEPPOL. Wie kiest voor Easy Systems, kiest dus voor een toekomstbestendige oplossing. Het stelt jou als financial in staat om direct gebruik te maken van deze innovatieve techniek op het moment dat ook je klanten en leveranciers ermee gaan werken. Op die manier blijven je inkoop- en betalingsprocessen bij de tijd en ga je mee in de continue ontwikkeling van intelligente bedrijfssoftware.’
PEPPOL-platform
Hoe werkt deze nieuwe standaard? Het platform dat de EU heeft ingericht, heet PEPPOL. Simplerinvoicing is een community van Nederlandse e-facturatie- en accountingsoftwareleveranciers, die streven naar massa-adoptie van e-factureren volgens de Europese standaard. Simplerinvoicing is geïnitieerd door de overheid en verbindt de wereld van accountingsoftware en e-facturatiedienstverleners met één standaard (SI-UBL), uitgewisseld via e-mail of via PEPPOL. Via dit netwerk is het voor bedrijven mogelijk om elektronische facturen te versturen vanuit de eigen boekhoudsoftware, die direct in de financiële administratie van de ontvangende (overheids)organisatie kan worden ingelezen. Voorwaarde is wel dat deze boekhoudsoftware ‘PEPPOL-proof’ is, zoals de oplossingen van Easy Systems dat zijn.
Slimme add-on module
Deze standaard maakt het dus mogelijk om elektronische facturen te verzenden en te ontvangen met het eigen softwaresysteem zonder rigoureuze aanpassingen. Maar… er is uiteraard wel een aanpassing nodig om het eigen softwaresysteem te kunnen laten ‘praten’ met Simplerinvoicing. Easy Systems staat bekend om haar innovatieve software voor de optimalisatie van het purchase-to-pay-proces. Het bedrijf volgt actuele ontwikkelingen zoals PEPPOL dan ook op de voet en is continu bezig zijn intelligente softwarepalet door te ontwikkelen. ‘Wij hebben nu een module ontwikkeld waarmee je als organisatie ‘PEPPOL-proof’ wordt. De module wordt geïntegreerd in de bestaande software zonder dat deze compleet op de schop hoeft. Voor onze bestaande klanten maken wij dit proactief beschikbaar maar ook organisaties die (nog) niet met Easy Systems werken, kunnen bij ons terecht voor de PEPPOL-module. Je kunt ons zien als een ‘billing provider’ die je toegang geeft tot het Simplerinvoicing-netwerk.’
Ondersteuning door Easy Systems
Easy Systems brengt daartoe eerst de factuurstroom van de klant in kaart. Er zijn geen grote volumes noodzakelijk om aan te haken op simplerinvoicing. Sterker nog, het is zelfs beschikbaar voor zzp’ers. Natuurlijk is het wel zo dat de efficiencybesparing toeneemt naarmate een organisatie meer facturen verwerkt. ‘Wij helpen de klant ook bij de benadering van leveranciers. Net als bij e-factureren is het een kwestie van samenwerking en draagvlak creëren. Een goede communicatie is daarbij onmisbaar. De leverancier die veel facturen met de klant uitwisselt, heeft zelf ook baat bij deze innovatie. Onze consultants ondersteunen organisaties bij deze transitie. Een ander belangrijk punt is de impact die het intern heeft. De softwaremodule neemt nog meer productiewerk uit handen waardoor de afdeling finance zich vooral bezig kan houden met checks and balances en met uitzoek- en analysewerk. Op zich hebben medewerkers geen training nodig voor de module, wellicht wel op het vlak van ontwikkeling van andere competenties. Maar dit is sowieso een ontwikkeling in finance die al gaande is. Dit is een volgende fase.’
Keurslijf of kans?
Is PEPPOL een nieuw keurslijf of een kans? ‘PEPPOL is absoluut een kans,’ reageert Ter Steege. ‘Deze standaard maakt vergaande optimalisatie van het purchase-to-pay-proces in de hele keten mogelijk. Dat betekent niet alleen besparing in tijd en geld maar het leidt zelfs tot nieuwe mogelijkheden. Wat te denken van supply chain financing waarbij je op basis van PEPPOL-goedgekeurde facturen kunt voorfinancieren? Dit is een nieuwe vorm van factoring waarmee je je werkkapitaal een flinke impuls kunt geven. Je hoeft dus niet meer te wachten op de daadwerkelijke betaling van je leverancier. Nieuwe businessmodellen komen zo binnen handbereik. Ook wordt het mogelijk op basis van PEPPOL informatie vast te leggen en op te vragen over bijvoorbeeld leverbetrouwbaarheid, een belangrijke bouwsteen voor contractmanagement.
E-berichten zijn bruikbaar voor de verdere integratie van bijvoorbeeld opdrachten aan leveranciers, bevestigingen hiervan, getekende procuraties en inkoopopdrachten van klanten. Het levert nieuwe big data op die je, zeker in combinatie met andere data, in staat stellen met algoritmen voorspellingen te doen over patronen in de keten. Zeer bruikbaar voor een betere fraudedetectie of compliance bijvoorbeeld. Organisaties kunnen hun bedrijfsprocessen zo nog efficiënter inrichten en krijgen meer grip op de hele keten. Slimme financials selecteren dus software van Easy Systems waarvan bekend is dat deze met zijn tijd meegaat. Zo kun je nu en in de toekomst beschikken over moderne financiële processen, die uitblinken in efficiëntie, controle en gemak voor de financiële medewerkers.
Kijk voor meer informatie op www.easysystems.nl
Foto: Jan Willem ter Steege
Auteur: Bianca Minkman
Dit artikel is niet geschreven onder de redactionele verantwoordelijkheid van Executive Finance
