De financiële functies veranderen. De business controller wordt een volwaardig businesspartner, de bedrijfsadministratie wordt weggeautomatiseerd en ook de rol van de CFO evolueert. Een ontwikkeling die finance verrassenderwijs in eigen hand heeft. ‘Ook al betekent het dat de vertrouwde spreadsheets minder worden gebruikt.’
Van financiële afdelingen wordt steeds meer verwacht dat zij invulling geven aan de rol van business partner en dat ze hun impact op de winstgevendheid van het bedrijf vergroten. ‘Dat is alleen mogelijk als finance op een andere manier gaat werken dan nu gebeurt,’ zegt Sjoerd-Jaap Westra, Global Product Marketing Manager voor de Office of the CFO bij Unit4. ‘De werkzaamheden van financiële afdelingen zijn grofweg op te delen in drie lagen: transactional, specialized expertise en decision support. De eerste laag betreft het inkloppen van data, dan volgt de laag met werkzaamheden die te maken hebben met rapporten, audits en planning. De bovenste laag is waar de afdeling de rol van business partner aanneemt met focus op de toekomst.’
Zie ook: ‘De CFO moet de ballen hebben om te zeggen: ”Dit moeten we niet doen”’
Kritische processen voor sturing bedrijfsvoering
In de praktijk spendeert de financiële afdeling 70 procent van de tijd aan de eerste laag, 25 procent aan de tweede laag en blijft er 5 procent van de tijd om strategische beslissingen te ondersteunen. Een mogelijkheid om die balans een andere verhouding te geven, is het inzetten van moderne software. Westra: ‘Dat betekent dat het vertrouwde Excel wordt gebruikt waarvoor het is bedoeld en dus niet voor planning, monitoring en beheersing van kritische processen voor het sturen van de bedrijfsvoering. Moderne software neemt namelijk veel fysiek invoerwerk uit handen, zoals het invoeren van bonnetjes voor declaraties. Dat gebeurt vaak nog handmatig en met behulp van spreadsheets, terwijl moderne software op basis van een foto dat werk kan automatiseren.’
‘Deze kleine stap levert al veel tijdwinst op. Het installeren van gestructureerde financiële processen geeft de CFO inzicht in waar ruimte voor optimalisering ligt, waardoor het proces zichzelf versterkt. Door de handmatige data-invoer tot een minimum te beperken worden de transactionele processen als het ware self-driving. Hiermee borgt de financiële afdeling zowel de kwaliteit van de financiële data – als basis voor business intelligence – als de compliance van de financiële rapportages,’ aldus Westra.
Selfservice-intelligence
Volgens de CFO-expert groeit het bedrijf met deze stap richting volwassenheid, maar om goed te kunnen voorspellen en sturen is het noodzakelijk dat correcte, juist gestructureerde en toegankelijke intelligence beschikbaar is. Westra: ‘Daar komt ook meteen de volgende stap in de ontwikkeling kijken: selfservice-intelligence om die data te analyseren. Dat is een geautomatiseerd selfservicemodel waarbij de business direct vragen stelt aan het systeem en daar ook de antwoorden op ontvangt. Denk bijvoorbeeld aan informatie over de omzet van een product of andere specifieke finance-informatie die in de systemen besloten ligt.’
De CFO moet cojones tonen
‘Door dit selfservicemodel krijgt de financiële afdeling meer lucht om zich te richten op de toekomst en onderdeel te worden van de business als volwaardig partner met een toegevoegde waarde voor de strategie van het bedrijf, de realisatie en beheersing van groei. De oude schotten verdwijnen.’ Volgens de Unit4-manager ontstaat er een intern netwerk van business en finance specialisten dat zich met ‘advanced planning tools’ kan richten op de toekomst van de organisatie.’
Westra: ‘Dat is de ambitie die financiële afdelingen moeten hebben – ensure compliance, drive performance – maar het vereist een proactieve houding om die ambitie te realiseren. Finance moet zelf het voortouw nemen rond automatisering en technologie kiezen om die ambitie te ondersteunen, ook al betekent het dat de vertrouwde spreadsheets minder worden gebruikt. Zo evolueert het kantoor van de CFO dankzij self-driving ERP richting self-driving finance, selfservice intelligence en collaborative integrated business planning.’
