Een optimale effectiviteit en efficiëntie van processen is een van de vele dromen van een financieel directeur. De CFO moet echter weten aan welke knoppen te draaien en welke specifieke kenmerken van de overhead van invloed zijn.
Marcel Wijnands, directeur Finance & Control bij Zozijn, bespreekt op de website van TIAS de invloeden op de effectiviteit en efficiëntie van processen. ‘Effectiviteit is het doen van de juiste dingen, terwijl efficiëntie het doen van dingen op de juiste wijze is. In de literatuur zijn veel instrumenten en modellen beschreven die te maken hebben met het optimaliseren van processen qua effectiviteit en efficiëntie.’
Zie ook: CFO van de toekomst krijgt met uitdagingen te maken
Wijnands noemt Lean als bekendste voorbeeld. ‘In alle concepten is het centrale begrip snelheid of doorlooptijdverkorting. Snelheid kan immers alleen worden bereikt als dingen direct goed worden gedaan. Doorlooptijd als maatstaf voor effectiviteit en efficiëntie is afhankelijk van de variabiliteit in een voortbrengingssysteem en de complexiteit in de klantvraag. Het managen en reduceren van deze factoren is dan ook van groot belang.’
De directeur gebruikt zijn werkgever om het voorbeeld te concretiseren. ‘Bij Zozijn, de zorginstelling waaraan ik verbonden ben, onderzoeken we nu de mogelijkheid om efficiënter te gaan werken met de registratie van de zorg voor het zorgkantoor en de gemeente. In mijn optiek kan dat directer en minder foutgevoelig. Een ander voorbeeld is het cliëntenvervoer. Waar we dat als organisatie vroeger zelf deden, besteden we dat nu uit.’ In de ogen van Wijnands zijn effectiviteit en efficiëntie onder te verdelen in de 8 vormen van verspilling.
8 vormen van verspilling
Overproductie: de klant meer geven dan nodig is
Wachten: op mensen, documenten, antwoorden of systemen
Transport: lopen, zoeken
Overbewerking: onnodige informatie verwerken of dubbel werk doen
Onnodige voorraad: aanvragen, brieven, projecten
Onnodige beweging: onhandige ICT, lopen zoeken naar informatie
Fouten: vergissingen, verkeerde informatie verwerken
Talent: medewerkers niet inzetten op hun niveau, verlies van kennis en motivatie
Overhead
Overhead zijn de functies gericht op sturing en ondersteuning van het primaire proces. De kenmerken van overhead zijn van invloed op de effectiviteit en efficiëntie van processen. De omvang van de overhead van een organisatie wordt volgens Wijnands bepaald door:
Niet-beïnvloedbare organisatiekenmerken: aard proces en organisatieomvang
Beperkt beïnvloedbare omgevingskenmerken: verantwoordingseisen en betaalbaarheid
Beïnvloedbare organisatiekenmerken
Aansturing en inrichting van de overhead
Wijnands: ‘Het gaat dan om de irrationele, beïnvloedbare organisatiekenmerken, factoren die vanuit economische optiek geen goede verklaringen zijn voor een grote of juist kleine omvang van de overhead. Maar mocht er aanleiding voor zijn, dan zijn dit de knoppen waaraan gedraaid kan worden.’
Dienstverleningsniveau: keuze voor sobere of juist luxe ondersteuning
Aard van de sturing: diepgravende control of meer op hoofdlijnen
Historie en cultuur: historisch gegroeide omvang van de overhead heeft de neiging om gehandhaafd te blijven
Succesfactoren overheadprocessen
De aansturing (het inkoopmodel) en de inrichting (de positionering van overhead) zijn volgens de Zozijn-directeur ‘belangrijke aanknopingspunten’ voor het wijzigen van deze beïnvloedbare factoren. ‘Maar let daarbij op: de aansturing en inrichting kunnen namelijk verspillingen in de hand werken. Zo zal op het gebied van aansturing een inkoopmodel van verplichte interne afname zonder onderhandeling eerder tot overproductie leiden dan een inkoopmodel van vrije afname. En zo zal een inrichting met decentrale tussenlagen leiden tot dubbel werk en andere vormen van verspilling. De aansturing en de inrichting zijn daarom zeer belangrijke succesfactoren voor de effectiviteit en efficiëntie van (overhead)processen.’
