Als je als bedrijf straks niet opgegeten wil worden, of nog erger helemaal niet meer bestaat, moet je dan ook wat doen. Althans, dat is het betoog van Hette Mollema (Workday). ‘Een van de vereisten is: op een andere manier omgaan met financiële data.’
Die andere wijze is onder meer werken met voorspellende applicaties, zoals Workday in een geïntegreerd pakket aanbiedt. ‘Op basis van patronen kan onze software alvast een stoplicht op oranje zetten, doordat in KPI-rapporten op basis van parameters trendbreuken worden gesignaleerd, die je als CFO zelf lastig ontdekt. Dat zorgt ervoor dat je beslissingen neemt op basis van cijfers en niet alleen op onderbuikgevoelens.’
Zie ook: Sterke groei in vraag naar financials, maar weinig aandacht voor nieuwe technologie
Rest wel de vraag waarom ondernemingen (nog) niet zijn overgeschakeld op enterprise cloud-applicaties voor finance, als het zoveel (strategische) voordelen biedt. Mollema denkt allereerst omdat systemen vaak gelaten zijn zoals ze waren, omdat upgraden van financiële systemen niet alleen moeilijk is, maar ook langdurend, risicovol en prijzig. ‘Maar daardoor kun je niet meer tegemoet komen aan de nieuwe eisen en wensen en wordt het in gebruik nemen van nieuwe functionaliteiten onmogelijk.’
Vaak ligt het probleem daarbij in de basis. ‘Grote instituten zitten soms helemaal vast in een spaghetti van systemen. Als je in zo’n systeem iets schrapt, valt er ergens anders waarschijnlijk iets om. Als je echt vooruit wilt, dan moet je in de financiële transformatie een ander financieel systeem als basis nemen. De disruptie zit erin dat je anders leert kijken naar het probleem.’ Mollema noemt ING als één van de voorbeelden die wel die omslag in denken heeft gemaakt. ‘Ze hebben ons Human Capital Management-oplossing geïmplementeerd. Een voorbeeld van een traditioneel bedrijf dat beseft dat het anders moet. ING zegt zelf: “We zijn bezig als olifant te kunnen rennen in de transformatie naar een digitaal bedrijf ”.’
Risicomijdend
Een verschil tussen de Workday enterprise cloud applicaties voor Financial Management en Human Capital Management is dat de laatste inmiddels common sense is in de wereld. HRM in de cloud wordt inmiddels als “normaal” bestempeld. Voor financials is dat nog heel anders; naar verwachting zal in 2018 nog maar een kwart van de financiële systemen in de cloud draaien. Mollema verklaart het verschil in acceptatie deels door conservatisme. ‘Tegelijkertijd bespeur ik bij de jongere generatie CFO’s dat ze het niet hun taak vinden om al die systemen in de lucht te houden en de cloud in willen. De oude garde is daarentegen meer conservatief en risicomijdend. Ironisch, want door met traditionele systemen te blijven werken, nemen ze namelijk veel meer risico’s.’
De basis vereenvoudigen en dit waarborgen in een ondersteunend systeem, bespaart kosten en tijd. Mollema neemt grootboekrekeningen als voorbeeld. ‘Een verzekeraar die werkt met 60.000 tussenpersonen heeft hetzelfde aantal grootboekrekeningen. Door alles onder te brengen in één grootboekrekening en slechts de dimensie ‘tussenpersoon’ aan te maken, geeft het fi nanciële systeem een veel beter overzicht. Deze dimensie onderscheidt de traditionele systemen van de moderne systemen’, aldus Mollema. ‘De functie en rol van gebruikers bepaalt welke informatie over en voor een bepaalde tussenpersoon inzichtelijk is. We hebben bij een klant die werkte met zoveel tussenpersonen het aantal grootboekrekeningen terug kunnen brengen naar 500. Dat heeft direct invloed op de hoogte van de inspanningen van de (interne en externe) accountants bij de controle.
