Met een consultant kunt u specialistische kennis in huis halen. Een efficiënte samenwerking is daarbij wel zo handig. ‘Duidelijke doelstellingen en een reëel plan zijn daarbij onontbeerlijk. Zonder feedback is een planning lastig te volgen.’
Het aantal zelfstandigen stijgt en in 2017 bedraagt het aantal zzp-ers in Nederland meer dan een miljoen. Daaronder ook steeds meer ervaren consultants. Van origine vindt men binnen de consultancy business veel verschillende bedrijven gespecialiseerd in auditing, management, strategie, industrie-specifiek etc. ‘Daarnaast heb je een groeiende groep onafhankelijke consultants die bedrijven de mogelijkheid geven om snel en kosteneffectief specialistische vaardigheden in huis te halen’, zegt Lennart Zanders, manager business development Benelux bij Comatch. ‘Deze onafhankelijke consultants kunnen vaak – afhankelijk van hun achtergrond – dezelfde klussen doen als grote adviesbureaus.’ Voorbereidend werk voor audits en change management opdrachten zijn slechts enkele voorbeelden waarbij onafhankelijke consultants steeds vaker de voorkeur krijgen. ‘Digitale platformen zoals comatch maken het steeds makkelijker voor bedrijven om de juiste consultants voor hun project te vinden, en voor consultants om uitdagende opdrachten te vinden.’
Zie ook: Hackingrisico’s: de systeembeheerder als doelwit voor hackers
Bij het inhuren van een consultant is het de moeite waard om de samenwerking zo efficiënt mogelijk te laten verlopen. Zanders heeft tien tips, inclusief de ervaring van consultants. De eerste vijf delen we alvast met u.
- Weet wat je wilt – Consultants kunnen niet toveren
Waarom heb ik externe hulp nodig? Bij welke afdeling ligt het probleem? Welk soort expertise zoek ik? Voordat je een consultant inhuurt, moet dit allemaal overwogen worden; zonder duidelijke instructies kan het adviesbureau of bemiddelaar de perfecte match niet vinden. Het is belangrijk dat de persoonlijke kwaliteiten van de consultant in lijn liggen met wat nodig is voor het project. Hierdoor is de kans dat de consultant levert wat de klant wil veel groter.
‘Voordat ik een project start, ga ik graag in gesprek met de klant. Het duurt meestal slechts een paar minuten om uit te vinden of de professionele en persoonlijke randvoorwaarden met elkaar overeenstemmen.’
- Wees duidelijk en proactief over verwachtingen en doelstellingen van het project
Vergaderingen met het doel om antwoorden te krijgen op uitstaande vragen worden vaak door de consultants zelf geïnitieerd. Het project kan veel efficiënter verlopen als de eerste uren (of dagen) worden gebruikt om het ‘voor de hand liggende’ te bespreken. Vergeet niet: de persoon die u heeft aangesteld is een buitenstaander voor het bedrijf. U profiteert van zijn externe perspectief, maar wat standaardprotocol is voor u, is nieuw voor de consultant. Een voorlopig plan waarin de beoogde visie wordt uiteengezet door de klant, brengt focus in het project.
‘Ik heb eens een klus gedaan waar er verschillende projectdoelstellingen waren. Ik heb me aan die doelstellingen gehouden en deed mijn analyse gebaseerd daarop. Na een week ontmoette ik uiteindelijk de CEO, die helemaal niet blij was met mijn werk; hij had die doelen nog nooit gezien. Als er vanaf de start duidelijke en congruente doelen waren gedefinieerd zou die eerste week niet verspild zijn.’
- Een succesvergoeding? – Bespreek de randvoorwaarden van tevoren
Behalve de doelstellingen en eindresultaten zouden de onderhandelingen de volgende onderdelen moeten bevatten:
- De reikwijdte van het werk. Is de consultant een echte projectleider of zijn er aanvullende praktische taken?
- De oplevermomenten. Een planning met deadlines kan helpen om ervoor te zorgen dat de consultant binnen budget blijft. Zorg echter dat het niet ten koste gaat van de kwaliteit van het werk en de planning ten gunste is van beide partijen.
‘Naar mijn mening is een succesvergoeding alleen raadzaam als de doelstellingen duidelijk en meetbaar zijn. Niet elke consultant voelt zich uitgedaagd door zo’n vergoeding, dus het is beter om van tevoren over de dagelijkse tarieven en bonussen te onderhandelen.’
- Organiseer een gedetailleerde intake – Geen kwaliteitsoutput zonder kwaliteitsinput
Het klinkt simpel, maar er wordt vaak te weinig aandacht aan besteed: hoe beter de ondersteuning, hoe beter het resultaat. Data en informatie over het bedrijf plus een introductie, zijn minimale vereisten voor resultaat. Consultants hebben informatie nodig om zich te oriënteren binnen een bedrijf. Als het bedrijf vanaf het begin een correcte intake en de vereiste gegevens levert, kan dat wel tot twee weken werk besparen.
‘Het gebeurt helaas soms dat ik mijn eerste dag op een nieuw project heb en nagenoeg alleen gelaten wordt; geen wifi-wachtwoord, geen data, geen contactmoment met de verantwoordelijke persoon. Het zou mijn werk ten goede komen als elke klant binnen de eerste week twee tot drie contactmomenten zou inplannen – beginnend met minstens een uur administratief overleg en een uur op de inhoud op de startdag. Dat is de beste manier om verkeerde verwachtingen te vermijden en om te zorgen dat ik direct aan de slag kan.’
- Zorg dat er een intern contactpersoon beschikbaar is
Om ervoor te zorgen dat de consultant alle benodigde informatie krijgt, moet hij of zij vanaf het begin weten wie daarvoor verantwoordelijk is. De consultant heeft een klankbord nodig, iemand die naast contactpersoon ook degene is die verantwoordelijk is voor het regelen van alles wat nodig is voor een vruchtbare samenwerking. De ervaring leert: een contactpersoon zal 30 tot 50 procent van zijn of haar tijd moeten kunnen inzetten voor het begeleiden van de consultant. Daarnaast is het prettig dat die persoon ervaren en gestructureerd is en in staat is om te leiden.
‘Ik heb momenteel een project waar geen opdrachten zijn geformuleerd – dat werkt natuurlijk niet. Voor mij is het hierdoor bijna onmogelijk om met de verantwoordelijke personen iets te coördineren. Dat leidt tot een complexe kostenstructuur van onze transactie; zonder klankbord praat ik met te veel mensen of met de verkeerde of ik praat met niemand. Op welke manier het ook fout kan gaan; het leidt altijd tot een verlies van kostbare tijd.’
