Herkent u dit? Uw huidige IT-systeem is aan vervanging toe. Het is onduidelijk aan welke eisen een nieuw systeem dient te voldoen en hoe u een selectie van systeem en leverancier aanpakt. Derhalve besluit u een externe partij in te schakelen om u te helpen.
Traditioneel starten adviesbedrijven met een vooronderzoek om achter uw wensen en eisen te komen en gaan aan de slag met uitgebreide procesanalyses en workshops. Vaak worden processen van voor tot achter beschreven. Wat blijkt? Zoveel mensen, zoveel meningen. Braaf worden alle oude en nieuwe functionele en technische gebruikerswensen verzameld en gekwantificeerd in uitgebreide sessies. Dat gaat goed! U heeft een uitgebreid Programma van Eisen (PvE) om leveranciers uit te nodigen, middels een bieding, deel te nemen aan een offerte-aanvraag, een zgn. Request For Proposal (RFP). Na een marktverkenning schrijft u de potentiële leveranciers formeel aan.
Zie ook: Tom Garssen (Intrum Justitia), wat zegt u nu?
En dan… stagneert het proces. Bij onderlinge vergelijking blijkt dat de pakketten goed scoren, en toch behoorlijk anders werken. Op basis van gevoel en prijs maakt u tóch een voorselectie, waarna de demo’s volgen. U gaat aan de slag met het invullen van scorecards en checklists, organiseert wellicht nog een referentiebezoek en maakt uw definitieve keuze. Dan begint het gedonder pas echt. Bij implementatie blijkt toch meer maatwerk nodig dan vooraf ingeschat. Het invoeren van het project duurt langer dan gepland, de licentie prijzen afgegeven tijdens de RFP-fase blijken toch hoger dan verwacht enz.
Hoe zorgt u daadwerkelijk voor een goede en onderscheidende requirements set in het selectie traject? Hoe beoordeelt u de leveranciers en de systemen? En hoe verhoogt u de kans op een succesvolle implementatie binnen tijd en budget? Onderstaand 5 praktische tips die uw selectieproces en implementatie verbeteren!
Tip 1: Een goed selectieproces begint in de voorbereiding
Als je niet weet wat en waarom je zoekt, ga je het niet vinden. Een goed selectieproces begint in de voorbereiding. Waar selecteer je voor? Een IT-assessment en een goede businesscase bieden uitkomst. Een goede business case geeft antwoord op de vraag wat de effectiviteit van het gewenste IT-systeem moet zijn. Hierbij kijkt men op kwantitatieve en kwalitatieve wijze naar strategie, cultuur en de organisatie én naar uw huidige en gewenste applicatielandschap en infrastructuur.
Tip 2: Adopteer Agile technieken in uw selectieproces; maak gebruik van Use cases en User stories in uw RFP-set
Agile is in korte tijd zeer populair geworden en bij uitstek geschikt als requirements techniek tijdens pakketselectie: de use case en user story. In use cases worden alle mogelijke manieren waarop een gebruiker (actor) een doel kan bereiken gestructureerd beschreven. Veel eisen en wensen in de vorm van user requirements kunnen in één use case worden vastgelegd. Iedere use case start op abstract niveau en kan indien nodig verder gedetailleerd worden. Use cases beschrijven de (functionele) gewenste werking van een systeem, ondersteund door een termenlijst, domeinmodel, bedrijfsregels en diverse aanvullende eisen.
Stel dus middels use cases en user stories het programma van eisen op en leg daarbij de nadruk op kritische processen en functies van uw bedrijf. Immers, dat wat standaard of “gewoon” is doet er bij een selectie minder toe. Use cases en user stories worden vaak efficiënt gebruikt om functionele en technische eisen, maar bovenal de grenzen (scope) van een gewenst systeem vast te stellen. Aan globale beschrijving van functionaliteit en verantwoordelijkheden heeft u in deze fase weinig.
In het geval van use cases kunt u gebruik maken van een use case model; In de use cases staan de relevante processen met de eisen. Door het gebruik van actoren binnen een use case model is het relatief eenvoudig de technische grenzen van het gewenste systeem te beschrijven. Bij user stories beschrijven wij scherp wat het gewenste systeem als toegevoegde waarde voor u moet leveren. Laat vervolgens de leveranciers en het systeem scoren op basis van de wensen en eisen die vanuit de use cases naar voren zijn gekomen.
Voordelen
• U stelt de ‘wat-vraag’. De leveranciers moet komen met het ‘hoe-antwoord’.
• Ongeacht de toegepaste diepgang is het primaire doel van use cases het gestructureerd vastleggen van eisen en wensen die u aan het systeem stelt.
• De leveranciers kunnen use cases en user stories gebruiken om een betere schatting te maken van de omvang van het systeem en de te verwachten licentiekosten.
• Use cases helpen u ook beter te bepalen of een pakket kan voldoen aan uw wensen en eisen.
• Use cases zijn primair bedoeld voor het gestructureerd vastleggen van requirements en hebben, mits goed bijgehouden, ook een meerwaarde als naslagwerk tijdens de implementatie- en testfase.
Tip 3: Hanteer een goed normenkader bij de beoordeling van een pakket of leverancier
Hanteer een goed normenkader voor het toetsen van de software en de leverancier. Een normenkader bestaat uit het meten van de organizational fit van hetgeen dat wordt geboden. Met andere woorden: hoe goed past het systeem en de leverancier bij mijn organisatie? Hieronder ga ik in op de kaders die getoetst moeten worden tijdens het selectietraject:
• Proces fit: Aansluiting op de business processen van uw organisatie.
• User fit: Gebruikers willen en kunnen met de applicatie werken, begrip voor klantvragen, helpdesk, dienstverlening binnen en buiten kantoortijden.
• Data fit: Privacy, data eigenaarschap, past binnen uw datamodel etc.
• Technical fit: Past de techniek binnen uw architectuur en voldoet deze aan uw architectuur principes?
• Strategic fit: Past de leverancier bij uw strategie en is hij in staat met u mee te denken? Ontwikkelt het pakket mee met uw ambities?
• Vendor fit: De mate waarin de leverancier bijdraagt aan het realiseren van uw doelstellingen.
• Price fit: Hoe verhouden de te verwachten implementatiekosten van soft- en hardware en de periodieke licentiekosten zich ten opzichte van uw budget?
Voordelen
• Een goed normenkader geeft u de mogelijkheid in de shortlistfase de leveranciers op specifieke gebieden te beoordelen en meetbaar te maken hoe goed zij passen bij de strikt opgestelde eisen van uw organisatie.
• Een normenkader geeft richtlijnen over de wijze waarop de beheersing ingericht kan worden en ondersteunt bij de toetsing of een systeem voldoet aan de criteria die zijn opgesteld.
• Het doel van het normenkader in het pakketselectietraject is het meetbaar maken van criteria naar specifieke gebieden om zo tot een weloverwogen pakketkeuze te komen.
Tip 4: Besteed tijdens het selectie traject voldoende aandacht aan de implementatie van de gewenste software
Op basis van het vooronderzoek wordt het programma van eisen opgesteld. Het vooronderzoek bestaat uit het bedrijfsmodel, het informatieplan en de procesanalyse en heeft als doel uw organisatieprofiel en de softwarebehoefte in kaart te brengen. De procesanalyse is feitelijk de fase voor het implementeren van software. Echter door deze fase te verplaatsen naar het vooronderzoek of de pakketselectie, kan er in de startfase al rekening worden gehouden met knelpunten die in het huidige proces optreden. Essentieel in de keuze van een pakket zal zijn in hoeverre de besturing van uw organisatie en de te verwachten (markt)ontwikkelingen met het pakket te ondersteunen is. Laat leveranciers vooraf een plan van aanpak opstellen! Hoe verwachten zij het systeem in te richten, gelet op zijn eigen inzet maar ook de inzet van uw organisatie?
De keuze van het pakket is namelijk slechts het begin. Daarna begint het pas: een intensieve, langdurige en hopelijk mooie samenwerking met uw implementatiepartner. Het is dan ook raadzaam hier tijdens het selectietraject al rekening mee te houden. Dit kunt u doen door de leverancier te laten beschrijven hoe zij verwachten het systeem succesvol in te voeren. Leg deze afspraken formeel vast tijdens de contracteringsfase en laat het implementatieplan meewegen in de RFP-score.
Voordelen
• Geen verassingen achteraf. Het toont aan of een leverancier zich verantwoordelijk voelt voor het laten slagen van het implementatietraject.
• Vooraf duidelijke afspraken gemaakt wat er van u als organisatie wordt verwacht.
Tip 5: Maak tijdens de demofase gebruik van de beschreven Use cases en User stories
Waar de meeste bedrijven kiezen om te werken met een demoscript waarin de leverancier wordt gevraagd een aantal van de relevante wensen en eisen te tonen, opteert Improven juist gebruik te maken van de opgestelde use cases en user stories tijdens de software demonstratie. Laat de leverancier vooral aantonen hoe het systeem bijdraagt aan uw organisatie door antwoord te bieden op de geboden user stories. U krijgt hierdoor meer inzicht in de gebruikersvriendelijkheid, in de mogelijkheden van de software en hoe deze past binnen uw bedrijfsproces.
Voordelen
• Het uitwerken van de use cases en user stories door de leverancier tijdens een demo verhoogt de kans op succes tijdens implementatie.
• Een deel van het prototype is in de RFP-fase ontwikkeld waardoor u met een voorsprong begint aan de implementatiefase.
Onderschat de leverancier niet
Houd rekening met strategische, tactische en operationele wensen en eisen van uw organisatie (en eventueel omgeving). Beschouw zowel de korte als de lange termijn. De keuze van de juiste leverancier is vaak belangrijker dan de keuze voor het pakket. De leverancier speelt tenslotte een belangrijke rol bij de implementatie en exploitatie. De visie van de leverancier moet aansluiten op uw tactische en strategische plannen. De leverancier zal dan in staat zijn uw bedrijf te ondersteunen in het effectief toepassen van de softwareoplossingen zodat uw organisatieprocessen blijvend ondersteund worden. Onze ervaring leert dat een indicatieve doorlooptijd van een gedegen pakketselectie ongeveer 13 weken is. Deze doorlooptijd kunt u verkorten door:
a. Vanaf het begin het aantal mogelijke leveranciers/pakketten beperkt te houden.
b. Een compacte werkgroep met ruime bevoegdheden te benoemen.
c. Hoge beschikbaarheid van de medewerkers tijdens de inventarisatie en de daadwerkelijke selectie te bewerkstelligen.
d. Een daadkrachtige beslisprocedure te hanteren.
Michel Hoeijmans MBA is Senior Consultant Business IT bij Improven
