Traditionele budgetteringsprocessen zijn doorgaans tijdrovend en duur, contraproductief en spelen onvoldoende in op de huidige turbulente en concurrerende omgeving. Effectief en efficiënt budgetteren is daarom een must.
Zet een stip op de horizon als de halfjaarcijfers weer bekendgemaakt moeten worden. Mark Hendriks, finance expert bij EIFFEL, geeft 5 tips om slimmer te budgetteren.
Zie ook: Modern budgetteren: omzeil beperkingen en ongewenste effecten
1. Strategie is leidend (stip op de horizon is leidend)
‘Je kunt op twee manieren budgetteren: kort cyclisch (1 jaar) of lang cyclisch (3 tot 5 jaar). Door een aantal jaar vooruit te kijken, creëer je focus en voorkom je wispelturigheid. Je stelt een doel waar je over een aantal jaar wilt staan. De vraag is dan: wat heb je nodig om deze doelstelling(en) te realiseren? De acties die je doet om die strategie te realiseren, bepalen je budget. Kom je erachter dat je met je inkomsten niet je uitgaven kunt dekken, dan moet je je budget faseren. Geef bijvoorbeeld het eerste jaar wat meer uit en jaar 2, 3 en 4 wat minder. Zo blijf je toch je strategie handhaven met hetzelfde budget. Helpt dit niet, dan moet je het doel aanpassen. Je doel blijkt dan toch niet reëel te zijn met het budget dat je voorhanden hebt.’
2. Zorg voor een breed gedragen en reële begroting
‘De meest efficiënte begroting komt tot stand als je niet simpelweg wat oplegt, maar zorgt dat deze gesteund wordt door het personeel. Dus laat de mensen van de vloer meedenken over de doelstelling van de afdeling en het geld wat nodig is om dat te realiseren. Waak wel voor het feit dat de begroting reëel moet zijn. Zo kun je niet 20% groeien in omzet en ook 20% snijden in personeelskosten: dat bijt elkaar. Dus probeer niet te veel stappen in één keer te zetten. Je wilt niet elk kwartaal rapporteren dat je achter loopt.’
Mark HendriksMark Hendriks
3. Zorg voor een plan B
‘Zorg dat je altijd rekening houdt met meerdere scenario’s. Worst-case scenario, up-scenario, et cetera. Op die manier ben je voorbereid als de markt ineens inzakt, want je hebt van te voren al gekeken naar ‘wat nou als iets niet lukt’. Dan kun je bij een tegenvaller zeggen: ‘daar hebben we over nagedacht’ en ga je vervolgens over op plan B, zonder dat er paniek uitbreekt of het budget ineens niet meer toereikend is.’
4. Keep it Stupid Simple (KISS)
‘Maak geen ingewikkelde begrotingen die tot in detail zijn uitgewerkt. Geen enkele begroting blijft exact in stand, want niets gaat precies zoals je van tevoren verwacht. En dat heeft een simpele reden: je kunt niet in een glazen bol kijken. Probeer het jezelf dan ook niet te moeilijk te maken, maar hou het simpel. Financials willen vaak alles tot 5 cijfers achter de komma doorrekenen, maar dit zorgt juist voor afwijkingen in de begroting. En voordat je het weet, ben je continu aan het verantwoorden over kleine afwijkingen.’
5. Denk na over de sturing van de begroting
‘Een begroting is niet klaar bij het opleveren van de begroting. Na het opleveren van een begroting moet je namelijk grip houden op die begroting en de begroting realiseren. Je Kritieke Prestatie Indicatoren (KPI’s) geven inzicht in de realisatie van je begroting. Door op KPI’s te sturen kun je op tijd bijsturen op je doelstellingen en kun je de begroting daadwerkelijk halen. Bepaal dus direct welke KPI’s je nodig hebt per onderdeel van de begroting en regel hiervoor de juist stuurinformatie in.’
Permanente Educatie: Modern budgetteren
Modern budgetteren is een van de meer dan honderd cursussen in de leeromgeving van Executive Finance. Dankzij de online structuur bepaalt u zelf wanneer, hoe lang en waar u studeert. Op deze wijze kunt u in relatief weinig tijd en tegen lage kosten uw vakkennis bijhouden én PE-uren halen. Benieuwd naar de leeromgeving? Ga dan naar www.executivefinance.nl/pe.
