Hoe zorgt de CFO, in een wereld waar technologische ontwikkelingen elkaar sneller dan ooit opvolgen, ervoor dat de prestatie van zijn bedrijf echt verbetert? Wat gaat er met technologische ontwikkelingen allemaal veranderen binnen de afdelingen Finance en Credit Management en hoe ziet het order-to-cashproces er in de toekomst uit?
Voor CFO’s zijn drie KPI’s binnen het order-to-cashproces heel belangrijk: DSO-verlaging, klantretentieverhoging en FTE-besparing. Dit laatste is dit jaar al goed terug te zien. Door de automatisering is er inmiddels al 50 procent bespaard op FTE’s binnen bedrijven. In de toekomst verwachten Dimitry Borgstijn van Order2Cash en John Scholte van OnGuard dat er een grotere besparing aankomt, maar dat de CFO er altijd blijft om de KPI’s te managen. Tijdens de OnGuard Academy schetsten beide heren het order-to-cashproces in 2020: één platform waar een netwerk van gespecialiseerde Credit Managers wereldwijd op samenwerkt. Maar hoe prepareert de CFO zich voor deze verandering?
Zie ook: Interview ABN AMRO Commercial Finance: ‘Concentratie in debiteurenportefeuille is een uitdaging’
Focus op één waarheid
We zijn aangekomen in 2020. Hier staat de CFO volledig aan het roer en draait aan de knoppen. Hij stelt de KPI’s op, zet de parameters neer en meet dit alles aan de hand van de maatstaven. 24 uur per dag, zeven dagen per week heeft hij realtime inzicht in het order-to-cashproces. De enige waarheid, oftewel alle gegevens die financieel en commercieel aangelegen zijn, is inzichtelijk in één SaaS-omgeving. Dit is nodig, want nu blockchain zijn intrede heeft gemaakt, zijn snelheid en transparantie middels realtime inzicht de norm geworden binnen de financiële wereld.
Momenteel loopt het volgens Borgstijn en Scholte nog teveel door elkaar en is er onvoldoende inzicht in de order-to-cash prestaties. “Door de vele schakels die aanwezig zijn in het order-to-cashproces heeft iedereen zijn eigen waarheid, maar daar moeten we echt vanaf. De CFO wil zoveel mogelijk sturen op feiten. Om goede beslissingen te kunnen maken, moeten de feiten zo eenduidig mogelijk worden gepresenteerd. We moeten dus terug naar één waarheid”, vertelt Borgstijn. Terug naar één waarheid wil zeggen: terug naar één omgeving waarin alle order-to-cash data, vanuit iedere afdeling, staat opgeslagen en wordt gemonitord.
Op deze manier wordt het proces geoptimaliseerd, waardoor maximale winstgevendheid wordt gerealiseerd. “Dit klinkt ingewikkeld, maar zo’n overzicht is hard nodig. De verschillende ontwikkelingen als de integratie van systemen en strengere eisen rondom veiligheid en privacywet- en regelgeving hebben namelijk impact op het order-to-cashproces. Er zijn steeds meer (internationale) procedures en voorschriften. Wanneer alle financiële data terug te vinden is in één systeem en toegankelijk is voor een wereldwijd netwerk aan Credit Managers, hoeft de CFO zich nooit meer zorgen te maken of beschikbare informatie wel klopt en welke persoon hieraan werkt. Deze klopt namelijk altijd, want de waarheid staat in één en dezelfde SaaS-omgeving”, vult Scholte aan.
Zet de debiteur centraal
Het order-to-cashproces is in de toekomst een gesloten, geautomatiseerde cyclus. Mensenhanden komen aan de standaard activiteiten, zoals risicoanalyses en het versturen van contracten, facturen of aanmaningen, nauwelijks meer te pas. Slechts de uitzonderingsgevallen krijgen extra aandacht. En juist op dit gebied ligt er volgens Borgstijn en Scholte voor de CFO een geweldige uitdaging: zet de debiteur centraal en maak van de Credit Managers echte accountmanagers. Tijdens de OnGuard Academy werd aangegeven dat iedere debiteur uniek is en dus ook een eigen behandeling en communicatie verdient. Finance kan op dit gebied veel leren van de afdeling Marketing.
Waar binnen de afdeling Finance vaak alle doelgroepen over één kam geschoren worden en dezelfde communicatie krijgen, wordt binnen de afdeling Marketing de grootst mogelijke aandacht besteed aan het optimaal bedienen van alle prospects en klanten. Middels deze principes schiet niet alleen de klanttevredenheid omhoog, maar verbetert ook het betaalgedrag. Eén template voor facturen is bijvoorbeeld veel te weinig. Het maken van verschillende templates voor alle soorten debiteuren (trouwe klant, particulier, wantbetaler etc.) levert veel meer op. Borgstijn en Scholte weten uit ervaring dat de debiteur zich op deze manier persoonlijk geholpen voelt en veel sneller geneigd is om terug te komen. Op deze manier wordt onder andere aan de KPI klantretentie gewerkt.
Zodoende wordt ook aan de KPI DSO (Daily Sales Outstanding) gewerkt. De voorkeur van het ontvangen van een factuur is namelijk voor veel debiteuren verschillend. In de B2B ontvangt bijvoorbeeld 95 procent de facturen het liefst elektronisch. Hiervan werkt 35 procent op een mobile device. Zorg dus dat de software, dat ene systeem voor het hele order-to-cashproces, dit soort mogelijkheden ondersteunt. Een groot voordeel van het elektronisch factureren is dat betalingen sneller worden gedaan, of dat het dispuut direct kenbaar wordt gemaakt door de debiteur via de elektronische factuur en dat dit meteen terug te zien is in het systeem. Op deze manier wordt de DSO verlaagd en is er altijd inzicht in wat de status van de factuur is voor de juiste opvolging. De status van de factuur (afgekeurd, afgeleverd, geopend, betaald, deelbetaling etc.) is via track & trace volledig inzichtelijk voor zowel de leverancier als de debiteur. Dit levert direct een positieve impact op de netto werkkapitaal ratio.
Tijdens de OnGuard Academy werd ook ingegaan op het feit dat de afdelingen Sales en Marketing in de toekomst een groter aandeel hebben in het hele proces: “Deze afdelingen hebben behoefte aan de enorme hoeveelheid data die beschikbaar is op de afdelingen Finance en Credit Management. Denk aan bijvoorbeeld upsell en cross-sell mogelijkheden, de kredietwaardigheid van een bedrijf en de trends die binnen een bepaalde markt spelen. Hierdoor ontstaat er een totaalbeeld van de klant en kunnen bedrijven per segment geprioriteerd worden voor bijvoorbeeld benadering”, vertelt Borgstijn.
Doe meer met minder FTE
Voor de CFO betekent het ook nog dat hij gaat sturen op de eigen verantwoordelijkheid van de Credit Managers. Taken die nu nog gedaan worden door het management, zijn in de toekomst niet meer nodig. Er vindt dus een enorme verschuiving plaats in de werkzaamheden en taakverdeling. In het systeem is direct te zien welke Credit Manager verantwoordelijk is voor welke stap in het order-to-cashproces. De software doet het werk en spreekt, waar nodig, de verantwoordelijke Credit Manager aan per klant. De Credit Manager regelt alles helemaal zelf en de CFO is er alleen om bij te sturen aan de hand van de KPI’s. Op deze manier is er dus geen managementlaag meer nodig en kan er meer gedaan worden met hetzelfde aantal of zelfs minder FTE.
Kortom, door de inzet van één platform voor het order-to-cashproces verlaagt de CFO zijn DSO, verhoogt hij zijn klantretentie, realiseert een optimale balans van zijn netto werkkapitaal en bespaart hij op zijn FTE’s. Zowel de operatie als de supply chain en de commerciële afdelingen maken op deze manier efficiency slagen en dragen bij aan de financiële afdeling door de toegenomen transparantie en eenduidigheid. Dit alles door alleen maar aan de juiste knoppen te draaien en de (lokale) Credit Managers hun eigen verantwoordelijkheid te geven.
