Menig financieel directeur streeft ernaar om alle (financiële) processen te stroomlijnen. Efficiency is daarbij een groot goed. Hoe zorgt de CFO voor optimale procesoptimalisatie?
Klantgericht, snel, efficiënt en betrouwbaar werken heeft de toekomst. Optimalisatie van werkprocessen is hierbij key. Een gestandaardiseerde werkwijze voor de gehele organisatie waar iedere medewerker zich aan conformeert, zorgt ervoor dat een organisatie processen sneller, goedkoper en beter kan uitvoeren. Een kleine gedachtesprong kan exponentiële winst opleveren. Gert-Jan de Vries, managing partner van Dynatos Benelux, geeft vijf adviezen.
Zie ook: 5 tips om een consultant optimaal bij uw bedrijf te laten presteren (2)
5 tips voor procesoptimalisatie
1. Haal meer uit je bestaande systemen. Er is waarschijnlijk al heel veel geïnvesteerd in je bestaande backoffice systemen zoals je ERP, maar waarschijnlijk heb je de mogelijkheid om daar veel meer mee te doen en veel meer uit te halen.
2. Kijk naar de volledige keten. Kijk naar het volledige proces en niet alleen naar een onderdeel ervan. Dat is alleen maar sub-optimalisatie. Door het hele plaatje onder de loep te leggen vind je de echte inefficiënties binnen je proces en kom je vaak tot andere conclusies dan wanneer je één onderdeel ervan bekijkt.
3. Betrek je key spelers en je organisatie bij automatiseringsprojecten. Probeer het niet alleen topdown te optimaliseren, maar betrek ook key spelers van andere afdelingen en medewerkers uit je team erbij om dat goed te doen.
4. Probeer niet je huidige proces om te zetten in een geautomatiseerd proces. Probeer eerst te bedenken of uw processen slimmer kunnen. De Belgen hebben daar nogal een handje van. ‘Hoe we het nu doen, kun je dat even omzetten in een geautomatiseerde oplossing?’ Daar zijn veel slimmere manieren voor.
5. Maak een goede businesscase voor dit soort oplossingen. Gebruik heldere KPI’s om uiteindelijk te kunnen meten of je projecten daadwerkelijk succesvol zijn en of de oplossing daadwerkelijk doet wat het belooft. Vind uit of je echt aan het optimaliseren of dat je aan het sub-optimaliseren bent.
