De finance organisatie blijft in grote mate afhankelijk van de (papieren) spreadsheet in het rapportageproces. Een gevaarlijk gegeven in een tijd van veranderende businessmodellen.
Financiële verslagen staan onder druk door onnodige informatie. Finance professionals slagen er niet in grip te krijgen op een steeds meer opgeblazen en ingewikkeld ecosysteem van rapportages. Uit onderzoek van WOrkday blijkt dat 71 procent van de organisaties afhankelijk van spreadsheets voor het verzamelen van gegevens over het gros van hun business units. De toename van spreadsheets is allerminst een nieuw fenomeen, maar weinig mensen kunnen aangeven waarom het gebeurt.
Zie ook: Uitdagingen binnen Finance & Control: van vage rolverdeling tot half gelezen rapportages
2 principiële oorzaken voor de afhankelijkheid van spreadsheets
- Het onvermogen van sommige ERP- en CPM-systemen om te veranderen als het bedrijf verandert en ten tweede
- De hoge afhankelijkheid van IT voor zelfs de simpelste wijzigingen
Spreadsheet-spiral
Slechts 29 procent van de senior financiële leidinggevenden vindt dat zij hun organisatiestructuur kunnen veranderen zonder grote vertragingen aan hun rapportages. En slechts 34 procent zou eventuele vereiste wijzigingen kunnen doen zonder IT-interventie. In plaats daarvan vullen ze de gaten in het rapportageproces met papieren oplossingen. Maar liefst 69 procent van de respondenten gebruikt deze inefficiënte oplossing. Dit versterkt de afhankelijkheid van spreadsheets, wat volgens de onderzoekers leidt tot een heuse ‘spreadsheet-spiral’.
De rapportage moet efficiënt en gemakkelijk aanpasbaar blijven vanwege alle concurrentiedruk en nieuwe technologische ontwikkelingen. Voor de grote meerderheid betekent de acceptatie van vertrouwen op IT alleen maar meer vertraging. Daardoor neigen senior financiële leidinggevenden nog steeds maar naar papieren spreadsheets. De onderzoekers zeggen allerminst dat dit een foute oplossing is, maar het werkproces wordt er niet sneller en/of accurater door.
Minder effectief en zelfs hinderlijk
Bedrijven moeten hun businessmodellen verbeteren in een snel veranderende omgeving en zij moeten hun bedrijfsstructuur constant updaten om de concurrentie voor te blijven. Naarmate het aantal en complexiteit van de rapporten groeit, wordt het gebruik van spreadsheets om financiële rapportage bij te houden en te beheren, steeds minder effectief, en soms rechtstreeks hinderlijk.
