• Executive Finance nieuwsbrief
  • Finance Academy
    • Collegereeks Controller als Business Partner
    • Masterclass Bestuurdersaansprakelijkheid in Finance
    • Leergang Financieel Leiderschap
    • Business for Finance
    • Masterclass Fusies & Overnames
    • Collegereeks Turnaround Management & Restructuring
    • Masterclass Essenties van Finance
  • Permanente Educatie
  • Whitepapers
  • Abonneren
  • Magazine
  • Adverteren
  • Colofon
  • Contact

Executive Finance

Inspireert. In finance en management.


  • Home

  • Coronacrisis

  • Management

  • Finance

  • ICT

  • Controlling

  • Accounting

  • Compliance
  • Corporate
    growth

  • Risicomanagement

  • Fiscaal

  • Vacatures
Je bent hier: Home » Educatie » Procesoptimalisatie

Procesoptimalisatie

12 september 2017

Procesoptimalisatie

Veel bedrijven leven in de waan van de dag. Medewerkers zijn voortdurend bezig met het oplossen van incidenten. Enkele voorbeelden: de afdeling Onderhoud heeft de facturen niet afgetekend, terwijl met de leverancier was afgesproken dat de facturen vandaag zouden worden betaald. De financiële afdeling heeft een dubbele betaling uitgevoerd, terwijl dit vorige maand ook al het geval was. De afdeling Inkoop heeft een andere lijmsoort besteld zonder de afdeling Productie daarin te kennen met de nodige productievertraging als gevolg.

Verschillende voorbeelden, die allemaal dezelfde uitwerking hebben. Medewerkers staan in de rij om zich te beklagen bij hun leidinggevende, managers sturen uitvoerige mails naar de directie en ingelaste MT-vergaderingen worden in allerijl belegd. Kortom, het incident wordt breed uitgemeten en krijgt ieders aandacht. De aandacht verstomt echter snel als het volgende incident zich aandient en het hele proces van vooraf aan begint. Op deze manier gaat veel tijd verloren, zonder dat oplossingen structureel worden verankerd.

Zie ook: Procesoptimalisatie: 5 tips voor de CFO

Helaas is het inefficiënt en niet haalbaar om altijd alle incidenten te voorkomen. Wel kan een bedrijf een cultuur aannemen die is gericht op voortdurende prestatieoptimalisatie waarbij optimalisatie ook daadwerkelijk worden geborgd. Dit betekent voortdurend na te streven ‘het vandaag beter te doen dan gisteren en morgen beter dan vandaag’. Zie hier de kern van prestatiemanagement.

Rol van de controller bij procesoptimalisatie

Prestatiemanagement is één van de primaire aandachtsgebieden van controllers. Vanuit hun positie in de organisatie zijn zij bij uitstek gepositioneerd om de organisatie te overzien. Processen zijn de bouwstenen van organisaties. Procesoptimalisatie vormt daarmee een belangrijk startpunt voor prestatiemanagement van organisaties.

Definitie van het begrip procesoptimalisatie

Procesoptimalisatie is een veelgebruikt, maar abstract begrip. Daarom is het belangrijk om de begrippen ‘processen’ en ‘optimalisatie’ te definiëren. Opvallend veel literatuur over processen of procesoptimalisatie bevat geen definitie van het begrip ‘proces’. Dit begrip wordt geacht bekend te zijn. Inderdaad hebben de meeste mensen een beeld bij het begrip. Een mogelijke definitie van het begrip ‘proces’ is: ‘iedere activiteit of set van activiteiten om productiefactoren om te zetten in waarde voor belanghebbenden’. Met andere woorden, het proces is de activiteit van het toevoegen van waarde. ISO duidt een proces aan als ‘een set van gerelateerde en onderling afhankelijke activiteiten om ingevoerde middelen (inputs) om te zetten in resultaten (outputs)’.

Beide definities bevatten de volgende begrippen: input, omzetting, uitvoer en resultaat. ‘Optimalisatie’ wil dan zeggen dat processen naar een hoger kwaliteitsniveau worden gebracht. Bekende kwaliteitscriteria daarbij zijn efficiëntie (minder uitval, minder inspanning), doorlooptijd en beter voldoen aan nauwkeurigheidseisen. Optimalisatie van processen heeft in potentie betrekking op alle procesonderdelen. Zo kan bijvoorbeeld worden gestreefd naar standaardisatie van input, het efficiënter inrichten van de omzetting of het verhogen van de toegevoegde waarde aan de uitvoer.

Voor- en nadelen van het gebruik van een procesgerichte benadering

Tot in de jaren tachtig van de vorige eeuw was de structuurbenadering een veelgebruikt middel om organisaties te verbeteren. Deze benadering trachtte organisaties te verbeteren door aanpassingen in de organisatiestructuur aan te brengen, bijvoorbeeld door de onderlinge verhoudingen tussen afdelingen opnieuw te rangschikken. Het nadeel van deze benadering is echter dat deze sterk intern is gericht. Verbeterpogingen resulteerden in aanpassingen van taken en structurele verhoudingen in plaats van op resultaten en klanten.

Hammer en Champy signaleerden deze tekortkomingen van de structuurbenadering en stelden voor organisaties in één keer grondig te verbeteren, feitelijk een revolutie om bedrijfsprocessen te herontwerpen. In de praktijk blijkt het doorvoeren van een radicaal herontwerp echter niet tot de gewenste resultaten te leiden. Organisaties blijken te star om dergelijke grondige schokken te kunnen verwerken. Een procesgerichte benadering om processen voortdurend en geleidelijk te verbeteren bleek een duurzamer effect te hebben. TQM en EFQM zijn bekende managementfilosofieën die invulling geven aan de procesgerichte benadering.

TQM en EFQM, alsmede de onderliggende verbetertechnieken, worden in hoofdstuk 3 verder uitgewerkt. De Internationale Organisatie voor Standaardisatie (ISO) beschrijft een aantal voordelen van het gebruik van een procesgerichte benadering:

• de mogelijkheid om de verbeterinspanning primair te richten op effectiviteit en efficiëntie van processen;
• het verschaffen van vertrouwen over een consistente prestatie van de organisatie aan klanten en andere belanghebbenden;
• het verschaffen van transparantie over de bedrijfsactiviteiten;
• het verlagen van transactiekosten en het realiseren van kortere doorlooptijden door de efficiënte inzet van bedrijfsmiddelen;
• verbeterde, consistente en voorspelbare resultaten; • het verschaffen van kansen voor gerichte en geprioriteerde verbeterinitiatieven;
• het betrekken van medewerkers en het verduidelijken van verantwoordelijkheden. Nadelen van het gebruik van een procesgerichte benadering
• Het is verleidelijk om de nadruk te leggen op processen om daarmee de aandacht voor de activiteiten (procesinhoud) te vergeten. Dit is een valkuil voor procesmanagers.
• Door de nadruk op processen kan men voorbijgaan aan de menselijke en relationele component, terwijl het de medewerkers zijn die verantwoordelijk zijn voor de uitvoering van processen.

Niet voor niets is een bekende uitspraak dat ‘mensen het belangrijkste bedrijfsmiddel van een organisatie zijn’.

Permanente Educatie (PE): Procesoptimalisatie

Tijdens de cursus Procesoptimalisatie leert u meer over procesoptimalisatie. Ook krijgt u een stappenplan voor procesoptimalisatie aangereikt.

Categorie: Educatie Tags: PE-punten, procesoptimalisatieDossier: Management

« Vorige
Volgende »

Geef een reactie Antwoord annuleren

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd. Vereiste velden zijn gemarkeerd met *

CAPTCHA
Refresh

*

Deze website gebruikt Akismet om spam te verminderen. Bekijk hoe je reactie-gegevens worden verwerkt.

Maak kans op uw gratis exemplaar: The CFO in Pole Position

Speciaal voor onze nieuwsbriefabonnees worden 3 exemplaren weggegeven van het populaire managementboek: The CFO in Pole Position.

Tot en met 30 april 2021 kunt u via de Executive Finance nieuwsbrief aangeven of u geïnteresseerd bent in dit boek. Onze redactie zal uit de ingestuurde reacties 3 winnaars bepalen. Bent u geïnteresseerd in een gratis exemplaar maar nog geen nieuwsbriefabonnee? Schrijf u dan direct in.

Net als in de Formule-1, is het nemen van beslissingen cruciaal voor zakelijk succes en kan het verschil uitmaken tussen de geruite winnaarsvlag of de zandbak. Beslissingen worden in toenemende mate gemaakt op basis van data maar welke afdeling binnen een organisatie is het meest geschikt voor de transformatie naar een Decision Oriented Organisation?

Hét e-learning platform voor financieel professionals

Volg ons op social media
  • Twitter
  • LinkedIn

Best gelezen

  • Paul Verhagen vertrekt bij Fugro: “Het waren zeven tropenjaren”
  • “CFO moet meer leren over fraude-oorzaken”
  • Wat is er aan de hand bij de Volksbank?
  • Masterclass: Wat kunnen we leren van de overnamecase SAB Miller?
  • Pacelle van Goethem: “Overtuigen is een kwestie van slim schakelen”

Topjobs

  • Controller (FT)
    Controller (FT)
    Hocras

Agenda

Collegereeks Controller als Business Partner
Start 10 mei 2021 – Nyenrode, Breukelen

Masterclass Bestuurdersaansprakelijkheid in Finance
25 & 26 mei 2021 – Bilderberg Hotel, Garderen

Leergang Financieel Leiderschap
Start 31 mei  2021 – Nyenrode, Breukelen

Collegereeks Business for Finance
Start 1 juni 2021 – Utrecht

Masterclass Fusies & Overnames
28 & 29 juni 2021 – Nyenrode, Breukelen

Collegereeks Turnaround Management & Restructuring
Start 8 september 2021 – Nyenrode, Breukelen

Masterclass Essenties van Finance
5 & 12 oktober 2021 – Bilderberg Hotel, Garderen

Nationale Controllersdag
7 oktober 2021 – De Rijtuigenloods, Amersfoort

Vacatures

  • »
    Controller (FT)
  • »
    Financieel directeur
Meer partnernieuws »

Direct naar

  • Nieuws
  • Educatie
  • Nieuwsbrief
  • Magazine
  • Partner of Choice
  • Power BI cursus
  • Finance Academy

Kennis

  • Accounting
  • Compliance/ Integriteit
  • Consolidatie
  • Controlling
  • Corporate growth
  • Finance
  • Fiscaal
  • Management
  • Risicomanagement
  • Treasury

Executive Finance

  • Abonneren
  • Shop
  • Adverteren
  • Colofon
  • Contact
  • Algemene voorwaarden
  • Publicatievoorwaarden
  • Privacy en cookies

Categorieën

  • Nieuws
  • Inspiratie
  • Educatie
  • Branded content
  • Whitepapers