In vrijwel alle organisaties komen regelmatig vragen, opdrachten of uitdagingen naar voren die een eenmalig en een min of meer complex karakter hebben. Het gaat dan vaak om vragen of opdrachten die niet of slechts moeilijk binnen de bestaande structuren, met de aanwezige capaciteiten en/of binnen de bestaande afdeling(en) kunnen worden opgelost. In die gevallen kan het werken in projectvorm uitkomst bieden.
Van projectmanagement is sprake als flexibiliteit de belangrijkste beheersingsdoelstelling is. De mate waarin organisaties immers projecten, niet reguliere werkzaamheden, kunnen beheersen, is bepalend voor de efficiency en effectiviteit in het uitvoeren van niet-reguliere werkzaamheden.
Zie ook: Riskmanagement en internal control bij Randstad
Vroeger voerden organisaties slechts enkele projecten uit. Nu zijn dit vaak tientallen tot honderden projecten per jaar. Ook de omvang en complexiteit van projecten neemt verder toe. Organisaties zijn afhankelijk van het succes van projecten en de optimale samenstelling van het projectportfolio. Voor sommige organisaties is dit projectsucces een van de kritieke succesfactoren, voor andere organisaties is het dé kritieke succesfactor. Voor alle organisaties geldt echter dat de organisatie ook wat betreft projecten, programma’s en het projectportfolio in control moet zijn. Dit betekent dat de juiste projecten moeten worden geselecteerd om vervolgens op adequate wijze te worden uitgevoerd en beheerst met een optimale inzet van de middelen.
Projectgroep voor oplossingen
Elke organisatie maakt gebruik van projectmanagement. Alles wat buiten de bestaande routines valt kan in projectvorm worden opgepakt. Er zijn projectgroepen en projectorganisaties met betrekking tot een grote diversiteit aan organisatie- en managementproblemen, zoals strategie, bestuur, investeringsbeslissingen, ICT, HRM, kwaliteit, klantgerichtheid en organisatiecultuur. Voor de meer bijzondere werkzaamheden wordt een projectgroep of projectorganisatie geïnstalleerd om met oplossingen te komen.
Een project is een op zichzelf staande bundeling van activiteiten, die moet worden uitgevoerd om een specifiek eindresultaat te realiseren. Die activiteiten zijn vaak van zodanig belang dat het de aandacht van het management rechtvaardigt. In tegenstelling tot repeterende activiteiten hebben projecten vaak maar één doel en een vooraf overeengekomen einddatum.
Unieke opdracht en uitvoering volgens projectplan
Bij projectmatig werken is altijd sprake van een opdracht van een bevoegde instantie. Het initiatief dat naar aanleiding van die opdracht wordt uitgevoerd, heet een project of een programma. Maar er zijn ook opdrachten die niet tot een project of programma leiden. Een projectmatig initiatief is een bijzondere vorm van een initiatief, omdat het een uniek initiatief is met een begin en een einde en omdat bij een projectmatig initiatief een plan ten grondslag ligt aan de activiteiten die nodig zijn om de opdracht uit te voeren. Projectmatig werken bestaat dus ten gevolge van een unieke opdracht en wordt altijd uitgevoerd volgens een projectplan.
Voor veel organisaties behoort het uitvoeren van projecten tot de core business en kan het worden gezien als een verlengde van financial control. Voorbeelden van dit soort organisaties zijn bouwondernemingen en adviesorganisaties, waarbij de primaire activiteiten al op projectmatige wijze worden bewaakt. Voor veel andere organisaties is projectmanagement echter geen primaire activiteit. Deze organisaties richten een tijdelijke projectorganisatie in om flexibel te kunnen zijn in het realiseren van activiteiten die niet tot de core business behoren, bijvoorbeeld het implementeren van een nieuw CRM-pakket. Door de aard van projectmanagement komen in veel gevallen combinaties van andere doelstellingen als onderdeel van projectmanagement voor. Het is bijvoorbeeld mogelijk om binnen een project strategische doelen na te streven, waardoor elementen van tactisch management aan bod komen.
Er bestaan verschillende soorten contracten. Bij aangenomen werk is sprake van een vaste prijs op aanvraag van een opdrachtgever en ingegeven door een mix van mogelijkheden en waarschijnlijkheden, afhankelijk van de graad van onzekerheid. De uitvoerder kan bij vaste-prijscontracten, afgezien van eventueel meerwerk, geen prijsverandering bewerkstelligen en zal dus extra gemotiveerd zijn om de kosten te beheersen. Bij regiecontracten, contracten op basis van bestede kosten, bestaat de omzet uit de doorbelaste kosten en een winstopslag. Dit komt vaak voor bij projecten waarvan de te besteden inzet van middelen, medewerkers en materialen niet goed vooraf kan worden ingeschat. Bij regiecontracten is kostenbeheersing door de opdrachtgever van belang.
Contracten
Bij te strakke kostenbeheersing kan het voorkomen dat er te veel kosten worden verminderd, waardoor de effectiviteit van de uitvoering afneemt. Bij een risicovol, maar goed beheerst project is het mogelijk dat de opdrachtgever voor een vaste-prijscontract meer betaalt dan voor een regiecontract. Bij regiecontracten zou de winst een vast bedrag en niet een percentage moeten bedragen, omdat anders het niet-beheersen van de projectkosten door de uitvoerder wordt beloond. Ook combinaties van aangenomen werk en regiewerk komen voor. Bijvoorbeeld vaste prijs voor overheadkosten en een regiecontract voor diverse kosten. Daarnaast kunnen incentive-contracten worden onderscheiden. Bij incentive-contracten worden vooraf bepaalde doelen gesteld en wordt de uitvoerder bij onderschrijding van kosten of tijdslimiet daarvoor volgens vooraf afgesproken normen beloond. De doelen dienen natuurlijk wel realistisch te zijn.
Een project is maar een van de manieren waarop een organisatie resultaten kan bereiken, maar wel een manier die voor veel organisaties een grote uitdaging vormt. Het beheerst creëren van verandering kan alleen slagen middels projectmatig werken. Naast projectmatig werken bestaan ook de werkvormen routinematig werken en improviserend werken. Routinematig en improviserend werken, creëren of geen verandering, of zijn niet expliciet gericht op beheersing. Een organisatie die een project wil opzetten, zal er allereerst voor moeten zorgen dat de interne organisatie zodanig is opgezet dat de condities voor het werken in projecten zijn vervuld en dat de organisatie met de resultaten van het project uit de voeten kan.
Projectportfoliomanagement
Het management van de organisatie zal een visie moeten ontwikkelen op de organisatie, die wordt vertaald in een missie, die op haar beurt de basis vormt voor de te kiezen strategie. De projecten die in de organisatie van start gaan, dienen te passen in die strategie. Een organisatie is maar zelden met één project bezig, maar doorgaans met een aantal projecten tegelijk. Verwante projecten worden ondergebracht in een projectportfolio en onder een verantwoordelijke geplaatst. Projectportfoliomanagement wordt uitgevoerd om de totale set aan initiële, actuele en eindigende projecten te kunnen beheersen.
Alles wat buiten de bestaande routines, zoals strategie, bestuur, investeringsbeslissingen, ICT, HRM, kwaliteit, klantgerichtheid en organisatiecultuur, valt kan als een project worden opgepakt. De projectgroep komt vervolgens met aanbevelingen en plannen die de lijnorganisatie moet uitvoeren. De overdracht aan de lijn blijkt vaak problematisch.
Planning en control van een organisatie, die geheel of grotendeels haar activiteiten op een projectmatige basis ontplooit, is complex. Tal van interne en externe factoren hebben direct en indirect invloed op het reilen en zeilen van de projectgestuurde organisatie. Klanten, opdrachtgevers en financiers van projectgestuurde organisaties worden steeds kritischer en veeleisender inzake het afwikkelen van financiele en kwalitatieve risico ‘s. Dit vindt zijn weerslag in de diverse contractvormen met daarmee samenhangende risicoprofielen. Planning en control dient dan ook op grond van een bewuste strategie, een passend instrumentarium en stelsel van maatregelen plaats te vinden om de doelstellingen van de organisatie te realiseren. Doelstellingen op het gebied van efficiency en effectiviteit, maar ook creativiteit en flexibiliteit in het uitvoeren van projecten.
Succesvolle aansturing, uitvoering en afronding
Hoewel de meeste organisaties vinden dat het slagen van projecten van essentieel belang is voor het realiseren van de doelstellingen van hun organisatie slagen nog onvoldoende organisaties in het effectief en efficiënt uitvoeren van projecten en het realiseren van de beoogde resultaten. Het is dan ook niet verwonderlijk dat onderzoek aantoont dat veel projecten te laat worden afgerond, budgetten worden overschreden en matige producten worden opgeleverd. De betrokken medewerkers blijven vervolgens met een ontevreden gevoel zitten. Projecten en programma’s zijn organisatievormen die gericht zijn op het realiseren van resultaten en verandering. Belangrijke kernwoorden daarbij zijn onbekendheid, veranderen en vernieuwen. Stuk voor stuk woorden die een zeker risico uitdrukken. Risicomanagement speelt dan ook een belangrijke rol bij een succesvolle aansturing, uitvoering en afronding van projecten en programma’s. Risico’s kunnen vele oorzaken hebben.
Door het min of meer unieke karakter van projecten en programma’s is het in de praktijk onmogelijk om alle risico’s vooraf vast te stellen. Ondanks dat is het mogelijk om aan de hand van verschillende modellen belangrijke risico’s te identificeren, te analyseren en het project of programma gericht bij te sturen.
‘First time right is essentieel’
Adequaat projectmanagement leidt tot een beheerste verandering met een blijvend resultaat. Daarbij is niet alleen het ‘first time right’ uitvoeren van een veranderingstraject essentieel, maar dat vereist ook een specifieke werkwijze. Allereerst dient de probleemstelling helder te zijn en te worden gedragen door het hoger management. Aansluitend moet de bijbehorende oplossingsrichting zo concreet mogelijk worden vertaald in het beoogde projectresultaat, de ‘deliverables’. Door het werken met concrete en afgebakende ‘deliverables’, een haalbare planning en het vroegtijdig betrekken van alle betrokken medewerkers, ontstaat een weldoordachte marsroute naar het beoogde resultaat. Als daarbij het procesdenken en -doen in de organisatie is verankerd, ontstaat door de sterk structurerende eigenschap van processen een beheerste verandering met een blijvend resultaat.
De doelstelling van projectmanagement is de beheersing van projecten in een organisatie. Gezien het unieke en tijdelijke karakter is daarnaast om flexibel te kunnen inspelen op de eisen van de interne organisatie, wet- en regelgeving, de markt of de klant, een adequate inrichting van projecten van essentieel belang. Deze flexibiliteit speelt ook mee bij de (her)inrichting van het management-controlsysteem van de organisatie.
Voordelen voor een organisatie
Het actief managen van de risico’s van een project of programma is een belangrijk hulpmiddel om snel en met een beperkt budget resultaat te boeken en kan de volgende voordelen hebben voor een organisatie:
• het toenemen van de winstgevendheid van de organisatie;
• het inzichtelijk maken en kunnen beheersen van de belangrijkste risico’s in projecten, zodat passende maatregelen kunnen worden getroffen, om de risico’s van het project kosteneffectief te kunnen beheersen;
• het vergroten van de klanttevredenheid;
• het toenemen van het aantal succesvolle projecten;
• het vergroten van de grip op de inhoud van projecten;
• het tijdig stoppen van te risicovolle projecten;
• het voldoen aan wet- en regelgeving;
• het beperken van claims;
• het beschermen van de geloofwaardigheid en reputatie ten opzichte van opdrachtgevers.
Projectmanagement: kennis, kwaliteit en voorbereidingstijd
Projectmanagement wordt in de eerste plaats bepaald door de kennis, kwaliteit en voorbereidingstijd van de betrokken medewerkers en de effectiviteit van de manier waarop zij met elkaar samenwerken. In de tweede plaats door de kwaliteit van de informatievoorziening, die gericht moet zijn op de voor het project benodigde informatie. Maar ook aan alle andere aandachtsgebieden van management control zal in samenhang aandacht moeten worden besteed om tot een daadwerkelijk beheerste gang van zaken te komen en de beoogde projectdoelstellingen te kunnen realiseren.
Permanente Educatie (PE): Projectmanagement
Tijdens de cursus Projectmanagement leert u meer over projectmanagement. Ook krijgt u een stappenplan aangereikt.
