Er zijn verschillende controllers voor verschillende rollen. Welke uitdagingen zijn er voor eenieder?
Wat voor alle controllers geldt: ze ondersteunen het primaire proces. ‘Feit is echter ook dat niet alle controllers daar even gelukkig van worden’, aldus organisatieadviseur Jan de Kroon. ‘Voor een financieel controller is accuratesse en gevoel voor detail belangrijk; voor de businesscontroller juist veel minder. Voor die laatste zijn competenties als confronteren en adviseren belangrijk; voor de financieel controller minder.’
Zie ook: Gezocht: financial / business controller
Het landschap van controllers wordt er dan ook diffuser en complexer van en de interne klant weet niet wat hij mag en moet verwachten. De Kroon: ‘Voor zowel de controller als zijn interne klant gaat het dan ook over het managen van verwachtingen. En dat vanuit realisme en niet vanuit one-size-fits-all. De praktijk wijst uit dat juist dat niet gaat werken.’
Maar welke controllers zijn er? En welke uitdagingen hebben ze? Jan de Kroon typeert er vier: de financieel controller, de businesscontroller, de procescontroller en de projectcontroller.
Financieel controller
De financieel controller is bezig met het beheersen van alles wat met transacting te maken heeft en het leveren van vooral verantwoordingsinformatie aangaande budgetrealisatie en verklaringen van afwijkingen. Overwegend in een retrospectieve rol en een geaccepteerde vakman of -vrouw. Maar in de ogen van de interne klant, hoewel wellicht een fijne collega, van geen toegevoegde waarde. De financieel controller beschikt over grondige kennis van de administratieve organisatie en financiële processen binnen eigen invloedsfeer. Is zeer accuraat en nauwkeurig en soms een Pietje Precies. De sensitiviteit naar de omgeving is een belangrijk ontwikkelpunt. Heeft behoefte aan zekerheid en zal terughoudend zijn als het gaat over meedenken en beslissen over een onzekere toekomst. Management zal hem er niet gauw bij betrekken en betrokkene blijft daardoor ‘van de centen’.
Persoonlijke uitdagingen bestaan uit het uit de eigen schaduw durven stappen en het met de interne klant leveren van maatwerk. Zakelijke uitdagingen betreffen het rationaliseren, informatiseren en automatiseren van kernprocessen met financiële raakvlakken. Niet voor niets vinden we steeds meer Lean Six Sigma in de financiële omgeving.
Businesscontroller
De businesscontroller is vooral een toekomstgerichte financiële professional die zijn diensten bewijst bij het implementeren van strategie en plannen. Toetst plannen aan de strategie en beoordeelt de haalbaarheid ervan gegeven de te besteden resources. Hij faciliteert besluitvorming op diverse niveaus en voorziet in scenario’s met de gevolgen voor de ontwikkeling van de business. Bewaakt in die rol de aansluiting van de capabilities van de organisatie op de wensen en ontwikkelingen in de verschillende markten. Beoordeelt dat dan ook vanuit zowel een financial als een non-financial perspectief. Leert van ontwikkelingen in het verleden maar neemt er alleen kennis van om de toekomst beter te kunnen duiden. Is sparringpartner van uiteenlopende beslissers in de rol van navigator. Als antagonist geeft hij tegenwicht en brengt realisme waar opportunisme dreigt. De businesscontroller is ook een geaccepteerde boodschapper met goed ontwikkelde communicatieve skills. Kan en durft te confronteren maar kan ook loslaten en is geen drammer. Denkt niet alleen inside out maar vooral ook outside in.
Persoonlijke uitdagingen zijn te vinden in het borgen van onafhankelijkheid, het kunnen loslaten en om kunnen gaan met onzekerheid. In zowel grotere als wat kleinere organisaties is het voorts vooral lastig om los te komen van het puur financiële. Enerzijds vanuit een karaktereigenschap die zekerheid op prijs stelt, anderzijds voelen financials zich vaak verantwoordelijk waar ze het niet zijn. Dat resulteert in ‘aapjes op de schouder’. Zakelijke uitdagingen zijn vooral het verzamelen en analyseren van relevante informatie zoals big data en het vertalen naar beslissingsrijpe scenario’s.
Procescontroller
De procescontroller is feitelijk een auditor die de formele inrichting van de organisatie toetst aan de feitelijke werking. Daartoe monitort hij het verloop van processen op basis van key controls, dat wil zeggen dat binnen de processen vooral wordt gelet op afbreukrisico’s en compliance. Hij signaleert afwijkingen op de procesgang, analyseert en rapporteert. Is bij voorkeur niet alleen waakhond maar vooral ook ‘verbeteragent’. De procescontroller heeft dan ook een belangrijke link naar kwaliteit van processen, producten en diensten, is vooral een goede waarnemer en kan verbanden leggen. Met oog voor belangrijke details zonder zich erin te verliezen. Analytisch en scherp in het naar conclusies en aanbevelingen vertalen van bevindingen. Oordeelt zonder op voorhand te veroordelen.
De persoonlijke uitdaging is vooral te vinden op de lijn proces/klant-relatie. De klassieke functiehouder zal van mening zijn dat het proces heilig is en de interne klant het proces moet dienen. De mate waarin de procescontroller maatwerk en service kan leveren naar die interne klant, zodanig dat het proces de klant dient en niet andersom, zal in toenemende mate randvoorwaardelijk zijn voor succes. Dat vraagt immers om een minder rule based en meer principle based benadering. De zakelijke uitdaging bestaat daarmee in het zodanig beïnvloeden van de heersende cultuur, dat soft controls kunnen volstaan.
Projectcontroller
De projectcontroller is actief in dynamisch tot zeer dynamische omgevingen en zorgt ervoor dat projectverantwoordelijke managers binnen gestelde kaders het beoogde projectresultaat opleveren. Een rol die in veel projectorganisaties nog ontwikkeling behoeft. Niet voor niets lopen veel projecten uit en worden ze ook nog eens duurder. Netjes op de centjes passen blijkt dus niet voldoende; een goede grip hebben op het verloop van een project veronderstelt ook betrokkenheid bij de inschrijving/aanbesteding, bij het contractuele kader, planning en werkbegroting aan de voorkant en nacalculatie aan de achterkant. Gedurende het project monitort de projectcontroller of de voortgang van het project in lijn is en blijft met de gebudgetteerde opbrengsten en kosten, signaleert risico’s en kansen en vertaalt deze naar impact op het te bereiken resultaat.
In de praktijk blijkt projectcontrolling vaak vooral financial (project)controlling te zijn en gaat het dan vooral om projectadministratie. Dat betekent dat het verantwoordingsdeel is ingevuld, maar de toekomstgerichte rol ontbreekt of in ieder geval onvoldoende aandacht krijgt. Daardoor wordt er vooral gereageerd op veranderende omgevingsfactoren in plaats van geanticipeerd. Tel daar de vaak tegengestelde belangen van betrokkenen bij op en een project neigt naar ontsporen.
De state of the art projectcontroller is betrokken bij alle projectfases, is volwaardig, betrokken en geaccepteerd lid van het projectteam. Heeft ook zodanig affiniteit met de inhoudelijke aspecten van het project dat hij gevolgen van beslissingen en keuzes kan duiden. De zakelijke uitdaging in projecten is vooral om anticiperend beter grip te krijgen en niet alleen maar te reageren op tegenvallers. De persoonlijke uitdaging bestaat er uit die kennis te ontwikkelen in combinatie met de bijbehorende vaardigheden om ook de inzichten te kunnen implementeren en de procesgang te beïnvloeden. Complicerende factor daarbij is dat ook hier de projectcontroller vooral wordt gezien als ‘van de centen’ en daarmee vooral is besteld voor financiële kwesties.
