Onderzoek heeft uitgewezen dat als doelstellingen worden gerealiseerd, daaraan grotendeels voorbij wordt gegaan, maar als doelstellingen niet gehaald worden, wordt bekeken welke acties moeten worden ondernomen om bepaalde trends om te buigen. Dit suggereert dat het stellen van doelstellingen een kunst op zich is: als doelstellingen te laag zijn, worden deze relatief eenvoudig gehaald en zal er vervolgens geen aandacht meer aan worden besteed, ook al is er voldoende verbeteringspotentieel aanwezig!
Omgekeerd, als doelstellingen te hoog zijn, zal het management de aandacht daarop willen richten, ook al levert een verdere verbetering geen extra waarde voor de organisatie als geheel op. Ditzelfde geldt als het management stuurt op prestatiemaatstaven die niet of onvoldoende weergeven in hoeverre de doelstellingen en strategie van de organisatie gerealiseerd worden. Of als prestatiemaatstaven voor de lange termijn en voor de korte termijn van elkaar afwijken.
Zie ook: Disruptie van de financiële functie
Management control kan worden omschreven als het geheel van maatregelen, gericht op het optimaal sturen en beheersen van organisaties en processen binnen deze organisaties, op basis van de aan processen en taken te stellen eisen. Niet alleen moet de planning aansluiten op de strategie, maar de planning en de uitvoering van de activiteiten moeten bovendien worden gefaciliteerd door methoden en technieken. Als een van deze onderdelen onvoldoende is ontwikkeld of niet in lijn is met de andere pijlers, bestaat het risico dat een organisatie niet ‘in control’ is.
Goede control moet aan een aantal specifieke eisen voldoen:
• goede control is resultaatgericht; een organisatie kan duidelijk vaststellen welke resultaten zij nastreeft en of zij deze behaalt;
• goede control is toekomstgericht; naast kennis over resultaten beschikt een organisatie ook over kennis van de risico’s die zij loopt dat zij deze resultaten niet zal behalen, en ook over de kennis op welke manier zij deze risico’s kan opvangen;
• goede control is efficiënt; een organisatie moet een afweging maken tussen de kosten en baten van beheersing. De kosten van beheersing zijn de kosten van alle mensen en middelen die de organisatie inzet om ‘goede control’ te bereiken.
De baten van goede beheersing zijn het verminderde risico dat de organisatie ‘out of control’ raakt. Perfecte beheersing bestaat bijna niet en is bovendien bijna nooit efficiënt.
Het vakgebied management control houdt zich bezig met de implementatie van (strategische) doelstellingen voor organisaties. Naarmate de organisatie beter wordt bestuurd en de mensen in de organisatie beter worden aangestuurd, is de organisatie beter in staat om de doelstellingen te realiseren. Het vakgebied management control is een breed vakgebied dat in de afgelopen decennia volop in de belangstelling heeft gestaan en een belangrijke ontwikkeling heeft doorgemaakt.
Deze belangstelling en ontwikkeling van het vakgebied blijkt onder andere uit het grote aantal concepten en modellen dat in deze periode is ontwikkeld en de aandacht die hieraan in de literatuur is besteed. Veel organisaties maken gebruik van meer traditionele technieken, zoals strategische planning, budgetanalyse en variatieanalyse. Waarschijnlijk omdat veel organisaties pas overgaan tot moderne technieken als deze zich in de praktijk hebben bewezen. Daarnaast blijkt dat organisaties die wel gebruik maken van meer moderne technieken, deze disfunctioneel gebruiken.
Voor een belangrijk deel blijkt dit te verklaren uit de mindere ervaring met de moderne technieken en de informatie die door middel van de technieken beschikbaar komt. De informatie die door dergelijke moderne technieken, zoals balanced scorecard, activity based costing en benchmarking, wordt opgeleverd, is daardoor vaak minder betrouwbaar en eenvoudiger te manipuleren. Deze bevinding plaatst kanttekeningen bij het zonder meer implementeren van nieuwe management-controltechnieken.
Dergelijke technieken hebben meestal tot doel het verkrijgen van betere informatie voor strategieformulering en -implementatie, het belonen en bevorderen van managers en het faciliteren van de juiste operationele beslissingen. Als de opgeleverde informatie echter minder betrouwbaar en manipuleerbaar is, zou het introduceren van een moderne techniek in de praktijk makkelijk averechts uitwerken. Daarnaast blijkt dat niet altijd de juiste instrumenten worden ingezet in relatie tot de te bereiken beheersingsdoelstelling.
Het is daarbij opmerkelijk dat in de literatuur en in het onderwijs voornamelijk aandacht wordt besteed aan afzonderlijke technieken van management control. De samenhang tussen de verschillende management-controltechnieken is daarbij relatief onderbelicht gebleven. In de praktijk ervaren veel controllers, administrateurs en managers het dan ook als een probleem om het niveau van control van hun organisatie in kaart te brengen en de juiste combinatie van technieken in te zetten om beter ‘in control’ te komen. Veel veranderingstrajecten stranden hierdoor in uitgebreide adviesrapporten en beleidsnotities. De daadwerkelijke implementatie komt helaas vaak niet tot stand.
Het verbeteren van de prestaties van een organisatie raakt de verschillende aspecten van management control die worden gerekend tot het aandachtsgebied van kostenmanagement. Deze aspecten hebben impact op drie niveaus van besturing en beheersing die binnen een organisatie kunnen worden onderscheiden, het management-controldrieluik.
Het management-controldrieluik bestaat uit de niveaus:
• structuur en beleid;
• planning en control; en
• methoden en technieken.
In de e-learning-reeks management control wordt uitgaande van financial control een samenhangend overzicht van de belangrijkste technieken van management control gegeven. Daarbij wordt stilgestaan bij de fase waarin de management control zich binnen een organisatie kan bevinden en de verschillende methoden en technieken van management control, die in die fase kunnen worden toegepast en die zich in de praktijk al hebben bewezen.
Daarmee wordt beoogd de organisatie een samenvattend complex aan beheersingsmaatregelen te bieden om de organisatie tot een steeds betere management control te kunnen brengen, zonder dat de belangrijkste in de organisatie aanwezige waarden en doelstellingen uit het oog worden verloren. Elke fase is als het ware op de voorafgaande fase gestapeld om op consistente en samenhangende wijze de mate van management control te versterken.
Permanente Educatie (PE): Kostenmanagement
Het verbeteren van de prestaties van een organisatie raakt de verschillende aspecten van management control die worden gerekend tot het aandachtsgebied van kostenmanagement. De belangrijkste doelstelling van kostenmanagement is het realiseren van een zo hoog mogelijke efficiëntie, oftewel het tegen zo laag mogelijke inspanning een zo hoog mogelijk resultaat bereiken. Daardoor kan een optimale winstgevendheid worden gecreëerd. In de PE-cursus Kostenmanagement wordt aandacht besteed aan de structuur en het beleid, planning en control en methoden en technieken om kostenmanagement adequaat in een organisatie te verankeren.
Leerdoelen
Na het volgen van deze cursus bent u in staat om:
- de doelstellingen van management control te omschrijven;
- de specifieke eisen waar goede control aan voldoet te benoemen;
- de zeven aandachtsgebieden van het beheersingsinstrumentarium voor kostenmanagement op basis van het 7-S model te beschrijven;
- de belangrijkste aspecten van de planning- en controlcyclus voor kostenmanagement toe te lichten;
- de belangrijkste methoden en technieken voor kostenmanagement te benoemen.
