De druk op de financiële functie wordt steeds groter, het gaat niet meer alleen om het kunnen leveren van de juiste financiële cijfers. De context waarin die cijfers te plaatsen zijn en de snelheid waarmee financiële informatie beschikbaar is, zijn minstens zo belangrijk. ‘Alleen dan kan Finance – te beginnen bij de CFO – meer bijdragen aan de doelstellingen van de organisatie’, aldus Rob Cools, product marketing director bij Workday.
Rob Cools is er duidelijk over. ‘Organisaties willen én de cijfers én weten hoe deze geduid moeten worden om zo de organisatie beter te kunnen aansturen. Alleen lukt dat Finance vaak niet.’ Dat is geen fingerspitzengefühl van Cools, die al 25 jaar in het financiële vak zit, hij ziet het dagelijks bij organisaties.
Hetzelfde blijkt ook uit onderzoek dat Workday door FSN wereldwijd liet doen naar hoe CFO’s kijken naar de financiële functie. De overall conclusie in het rapport ‘The Future of Financial Reporting’ liegt er niet om: 97% van de respondenten maakt zich zorgen over de wijze van rapporteren en de cijfers die daarvoor worden gebruikt en ligt daar regelmatig wakker van. Cools: ‘CFO’s vertrouwen niet op de financiële rapportage. Niet zo gek, want het ontbreekt Finance in behoorlijke mate aan tools om goed te kunnen rapporteren. Dat is al jaren zo. De systemen waarmee wordt gewerkt, kunnen dat gewoon niet.’
Uitdagingen
CFO’s en Finance lopen tegen uitdagingen aan die zorgen voor druk op de financefunctie. ‘De transactieverwerking, denk aan facturen, inkoopopdrachten en journaalposten, moet steeds eenvoudiger en efficiënter. Het zijn zaken die moeten gebeuren, maar die niet aan de waarde van een organisatie bijdragen. Door dit zoveel mogelijk te automatiseren worden de doorlooptijden korter en kost het ook minder geld. Sneller en beter dus.’
Hoofdelijk aansprakelijk
Een andere uitdaging is de verantwoordelijkheid die op de schouders van de CFO rust. ‘Sinds de Sarbanes-Oxley-wet, die na een reeks van boekhoudschandalen in Amerika van kracht werd, zijn bestuurders hoofdelijk aansprakelijk. Dat heeft ertoe geleid dat een aantal CFO’s daar in de gevangenis zit.’ De CFO wil dus meer zekerheid over cijfers, hij wil wel weten waar hij zijn handtekening onder zet. ‘In veel organisaties wordt heel veel informatie uit verschillende systemen getrokken, breit men dat aan elkaar en zo ontstaat dan een geconsolideerde balans- en verliesrekening. De betrouwbaarheid is dan niet gegarandeerd.’
Eenduidigheid in cijfers
Cijfers die up-to-date zijn, betrouwbaarheid, context: dat zijn de sleutelwoorden. Maar hoe zorg je daarvoor? Cools: ‘Werken met een eenduidig softwaresysteem.’ En dat is dus precies wat de softwareoplossing Workday is: een eenduidig systeem – zowel voor HR als Finance – dat volledig in de cloud draait. Cools: ‘Workday heeft meer dan 450 business processen met geavanceerde workflow. Organisaties kunnen het inrichten zoals zij willen. Workday is na veel input en gesprekken met klanten, best practices en input van onze businesspartners tot stand gekomen.’’ Wereldwijd gebruiken inmiddels 1800 organisaties Workday, van middelgrote tot Fortune 50-organisaties.
Real-time
De software werkt real-time. ‘Veel organisaties doen aan badgeverwerking’, aldus Cools. ‘Een medewerker voert in het financiële systeem facturen in, zeg rond de 40 per dag. Daar wordt dan één journaalpost van gemaakt: dit zijn de goederen die binnen zijn gekomen en die betaald moeten worden. Dat totale X-bedrag, daar rapporteert de financiële man dan vrolijk over. De details worden veelal opgeslagen in een datawarehouse, dat meestal één keer per week gevoed wordt. De analyse van het totaalbedrag geschiedt vanuit dat datawarehouse. Dan kijk je als organisatie dus altijd naar oude gegevens bij een analyse. In ons softwaresysteem is iedere financiële transactie direct beschikbaar door het hele systeem, inclusief de context.’
Minder fouten
Het overzetten van gegevens naar een datawarehouse vergroot daarnaast ook de kans op het maken van fouten. Werken met één systeem voorkomt dat, dan is de eenduidigheid gewaarborgd en dus de betrouwbaarheid. Cools: ‘Rechtstreeks vanaf de bron rapporteren, gekoppeld aan feitelijke functiescheiding en volledig geautomatiseerd. Zo kan bijvoorbeeld de persoon die de factuur invoert niet ook de persoon zijn die diezelfde factuur betaalt. Dat klinkt misschien heel logisch, maar dat gebeurt in de praktijk bij veel organisaties nog wel.’
Goede analyses kunnen maken
Doordat Workday alle cijfers in de context plaatst, kan de organisatie zaken goed analyseren. ‘Op detailniveau is direct te zien welke klanten in welke branche welke producten hebben gekocht. Hoeveel ze ervan hebben gekocht, hoe vaak ze deze hebben gekocht, wanneer ze hebben gekocht en hoeveel ze daaraan uitgegeven hebben. Je kunt dus snel zien wat de return on investment is. Organisaties kunnen zo veel beter sturen en beslissingen nemen. Vanuit betrouwbare cijfers waarop de CFO kan vertrouwen. Hij kan dus weer rustig slapen.’
Tijd en geld besparen
Het softwaresysteem zorgt voor meer voordelen. ‘Het levert tijdsbesparing op meerdere vlakken op,’ aldus Cools. ‘De accountant kan zien dat het proces goed en eenduidig is, dat scheelt hem enorm veel tijd in het controleren van de cijfers. We hebben klanten die hierdoor 20% bespaard hebben op de accountantskosten.’
De kostenbesparingen die Workday oplevert kunnen volgens Cools gebruikt worden om de capaciteit van Finance aan te vullen. ‘En dan niet met mensen die vingervlug zijn op het toetsenbord. Daar is steeds minder behoefte aan. Maar juist aan mensen die de cijfers in context kunnen plaatsen en kunnen meedenken op strategisch niveau.’
The Future of Financial Reporting
In samenwerking met FSN voerde Workday wereldwijd een onderzoek uit onder 1000 CFO’s met betrekking tot financial reporting. Een paar opzienbarende conclusies.
- 75% kan nog steeds geen real-time cijfers presenteren in de bestuurskamer
- 69% vertrouwt op spreadsheets
- 50% maakt zich zorgen dat de documenten niet up-to-date zijn
- 40% kan niet zeggen of de data betrouwbaar en accuraat is
- 36% kan niet op elk moment de status van de rapportage zien
