HR kent paradoxale uitdagingen die vragen om een digitale transformatie van HR. HR dient een strategische business partner te zijn die datagedreven advies geeft en is gefocust op de medewerker. HR moet tegen lage kosten toegevoegde waarde leveren door persoonlijke dienstverlening binnen gestandaardiseerde processen. ‘HR moet transformeren om te profiteren van digitale technologie om deze uitdagingen te realiseren’, aldus Erik Pieterse (senior consultant) en Viola van der Donk (consultant) bij Improven. ‘Wij vergroten de toekomstbestendigheid van HR door de ‘basis op orde’ te brengen’.
Erik Pieterse en Viola van der Donk staan regelmatig versteld hoe beperkt ‘de basis op orde’ is. ‘In veel organisaties kan HR geen antwoord geven op een simpele vraag als hoeveel mensen er precies werken.’ Dit is vaak te wijten aan onjuiste en onvolledige vastlegging van data. Een voorbeeld is het niet beheerst doorvoeren van wijzigingen in de formatie (lees: stoelen) op basis van een formatiebegroting. Het gevolg is incorrecte rapportages over de formatieve ruimte (lees: vrije stoelen) en onterechte vacatures. ‘Ontbrekende proces- en databeheersing veroorzaakt regelmatig dat HR datagedreven vragen niet kan beantwoorden’, aldus Pieterse.
Van der Donk komt met nog een praktijkvoorbeeld. ‘In een organisatie detacheerden afdelingen onderling medewerkers zonder dit te registreren, wat pijnlijk duidelijk werd tijdens een reorganisatie: op één afdeling stonden 30 fte’s geregistreerd, waarvan niet duidelijk was op welke afdelingen zij werkten en voor welke periode.’
De basis op orde
Wil HR transformeren van een administratieve en ondersteunende rol naar een strategisch adviserende business partner, dan dient de ‘basis op orde’ te zijn.
‘Een optimale inrichting en digitalisering van HR is belangrijk om snel en flexibel te kunnen reageren op veranderende (interne) klantbehoeften en te voorspellen welke HR-activiteit het gewenste effect heeft’, aldus Pieterse.
Improven brengt voor HR de basis op orde voor HR Digital Transformation door het creëren van de juiste randvoorwaarden op vier aandachtsgebieden: 1) Organisatie; 2) Processen; 3) Systemen; en 4) Mensen. ‘Pas dan kan HR klantbehoeften goed vertalen in passende HR- en IT-oplossingen (customer excellence), efficiënte dienstverlening (operational excellence) bieden en HR-expertise (functional excellence)’, zegt Van der Donk.
Organisatie en processen
Wat betreft de organisatie gaat het onder meer om HR-data governance en effectieve en efficiënte HR-processen. ‘Is bijvoorbeeld bepaald wie de eigenaar is van HR-data?’, aldus Pieterse. Veelal ontbreekt een functie of rol op het gebied van informatie- en datamanagement binnen HR, die HR informatie en data beheert in HR-processen en -systemen. Zo’n functie of rol kent de relatie tussen HR-systemen, HR-processen en HR-data, waardoor zij bijvoorbeeld in staat is om de informatiebehoeften op HR gebied te vertalen in passende IT-oplossingen.
Bij processen ligt de focus op goed ingerichte digitale HR-processen, die zijn afgestemd op de behoeften van de medewerker. Welke HR-momenten zijn belangrijk voor een medewerker of manager? Wat hebben zij nodig om zo goed mogelijk te kunnen functioneren? Dan gaat het niet alleen om de medewerker die al in dienst is, maar ook om de medewerker die in dienst treedt.
Van der Donk: ‘Ken je dat? Die nieuwe medewerker die op de eerste werkdag tot de ontdekking komt dat er geen laptop en geen telefoon is en er geen account is aangemaakt? Zaken die allang geregeld hadden moeten zijn, maar – doordat ze grotendeels offline in gang worden gezet – lange doorlooptijden en fouten kennen door de vele schakels. Het resultaat is frustratie, zowel bij de medewerker als bij de organisatie, die toch ook graag de medewerker zo snel mogelijk “up and running” wil hebben. ‘Vraag benodigde gegevens snel en gedoseerd uit bij nieuwe medewerkers via een link naar een digitaal portaal als input voor het arbeidscontract en verdere voorzieningen (laptop, fysieke en digitale autorisaties).’
Mensen en systemen
De HR-medewerkers zelf moeten voldoende kennis en begrip hebben van de relatie tussen HR-processen, -systemen en -data tijdens de digitale transitie. Pieterse: ‘Is duidelijk op welke indicatoren HR stuurt met welk doel? Het begint met kennis van de belangrijkste HR-doelstellingen en hoe zij zijn vertaald in meetbare indicatoren in rapportages en dashboards. Wat wordt gemeten en volgens welke meetlat en norm? Hoe wordt medewerkerstevredenheid gemeten? Wat wordt verstaan onder een FTE?’
Begrip van hoe indicatoren zijn gedefinieerd, biedt inzicht in welke data moet worden gemeten in processen en systemen. Dit vergroot de kans dat de juiste data worden vastgelegd, hierop wordt gestuurd en indicatoren vergelijkbaar zijn. Pieterse: ‘Dit begrip wordt steeds belangrijker door een toenemende behoefte aan toekomstgericht en datagedreven HR-advies.’
Richten, inrichten en verrichten
‘Het proces naar de digitale HR transformatie is een drietrapsraket: richten, inrichten, verrichten’, aldus Pieterse. ‘Samen met de organisatie bepalen we de doelstellingen voor de toekomst (richten). De doelstellingen worden vertaald naar inrichtingseisen voor de toekomstige HR-functie (inrichten). Uiteindelijk resulteert dit in vereisten aan de organisatie, processen, systemen en mensen (verrichten).’ Van der Donk: Als je HR goed inricht op deze 4 aandachtsgebieden stel je HR in staat adequaat te reageren op de trends en uitdagingen van de toekomst. HR is immers in control en in staat om door voorspellende analyses te adviseren over passende HR interventies richting de toekomst.’
Feit
- Circa 8% van de totale bedrijfskosten bestaat uit administratieve kosten op het gebied van HRM.
- 71% van de organisaties heeft HR Analytics hoog op de prioriteitenlijst staan.
- 37% van de HR-managers denkt bij HR Analytics aan tools om operationele HR-rapportages te maken.
Over Improven
Adviesorganisatie Improven verbetert de processen, informatievoorziening en projecten. Dit doet zij vanuit Finance-, IT- en Risk-perspectief. De belofte: ‘Het kan altijd beter!’ zit in het DNA van de consultants. Met 100 bevlogen en creatieve professionals en met een bewezen aanpak werkt Improven samen met de opdrachtgever aan concrete resultaten binnen de publieke en private sector. Geen dikke rapporten maar werkende oplossingen en implementatiekracht.
