Dümmen Orange, een wereldwijd opererend bedrijf in de veredeling en vermeerdering van sierteelt, dingt met zijn finance team mee naar de award voor Best Finance Team of the Year 2018. Zij willen de award in de wacht slepen met de integratie van een lappendeken aan ERP- en financiële systemen.
Dümmen Orange is ooit begonnen als familiebedrijf en na veel verschillende overnames, is de onderneming op dit moment in handen van het private equity-bedrijf BC Partners. De belangrijkste ambitie van Dümmen Orange? Het verder professionaliseren van de sierteeltveredeling naar een nog volwassener niveau om haar klanten beter te kunnen positioneren in de markt. Op dit moment bestaat Dümmen Orange al uit maar liefst vijftig verschillende bedrijven, verspreid over vier continenten. Momenteel is het bedrijf goed voor een omzet van zo’n 350 miljoen euro per jaar en zijn er wereldwijd meer dan 7.000 werknemers in dienst.
Zie ook: Ferry Muller (Vebego): ‘Finance, wees niet zo bescheiden’
Het project: omzetting niet zonder horten of stoten
Het idee voor de omzetting naar één ERP-systeem en één financieel systeem was een wens van het bestuur. Dat wilde meer aan data-analyse gaan doen om tot betere besluitvorming te komen. Door de overgang werd het mogelijk om de processen sales, customer service, supply chain en finance te internationaliseren. Die disciplines werden in één nieuw systeem als het ware geïntegreerd. Onder andere omzet, kosten en personeel staan nu in één centrale administratie en toekomstige acquisities kunnen makkelijk worden geïntegreerd in de nieuwe systemen. De groeidoelstellingen van Dümmen Orange zijn zo een stap dichterbij.
Het omzetten ging niet zonder horten of stoten. Angela van Os, finance manager bij Dümmen Orange: “Tijdens het omzettingsproces zat eigenlijk alles tegen wat maar tegen kon zitten. Tijdens de omzetting van een systeem bij een productielocatie in Afrika zaten wij bijvoorbeeld met een grote hoeveelheid orders, maar doordat het oude systeem was afgesloten, konden wij boekhoud technisch niet zien waar dit heen moest.” Het oude ERP- en financieel-systeem sloten naadloos op elkaar aan, waarbij alle informatie vanuit de internationale farms automatisch terecht kwam in het systeem van de Nederlandse sales company. Met het nieuwe systeem was dit niet meer het geval, en was het voor de afdeling finance de uitdaging om dit probleem handmatig op te lossen.
Behoorlijk hoge druk achter het project
Daarnaast zat er behoorlijk hoge druk achter het project, want extra tijd was er niet en uitstel was geen optie. “Alles moet enorm strak op elkaar afgestemd worden. Je hebt amper lucht of adem, want de houdbaarheid van de producten is beperkt. Het product is heel snel rot.” Om het nog een tandje lastiger te maken, kreeg de organisatie te maken met tekorten in de productie en verlies van grote aantallen producten door hevige regenval.
Niet alleen het finance team was betrokken bij het project, maar alle afdelingen moesten de schouders eronder zetten om ervoor te zorgen dat de klanten er geen last van ondervonden. Uiteindelijk is vorig jaar, na een periode van zes maanden, het nieuwe systeem geïmplementeerd. De laatste fases worden op dit moment afgerond, waarbij vooral gekeken wordt hoe de huidige processen verbeterd kunnen worden.
In het kort…
Activiteit bedrijf: Veredeling en vermeerdering van sierteelt
Jaaromzet: 350 miljoen euro per jaar
Aantal medewerkers finance team: 12
De case:
-Doelstelling project: Professionaliseren van systemen door lappendeken van verschillende systemen te centraliseren
-Alle afdelingen waren betrokken bij het project
-Operatie Centurion
-In het belang van internationalisering
-Team finance van systeem met hoge mate van robotisering naar meer handmatige handelingen
-Dat alles voor het hogere doel: internationaliseren sales en supply chain
Rol van technologie: aan elkaar knopen
De rol van technologie lag tijdens het project vooral in het aan elkaar knopen van de verschillende systemen. Het omzettingsproces verliep merendeels via uploadbestanden vanuit de oude systemen naar de nieuwe systemen. Opvallend is dat Van Os aangeeft dat ze met de implementatie van de nieuwe systemen van een hoge mate van robotisering teruggegaan zijn naar meer handmatige handelingen. Maar er wordt hard gewerkt om deze situatie te verbeteren, bijvoorbeeld door scantechnologie in te zetten om het inkoopproces, dat nu handmatig is geworden, weer te verbeteren. Daarnaast is het proces van maandafsluiting een stuk complexer geworden door de omzetting, maar door de samenwerking met andere afdelingen en business intelligence-technologie komen ze inmiddels langzaam weer terug op het niveau van de oude situatie. Het finance team is samen met IT hard bezig met het vinden van manieren om de huidige processen verder te professionaliseren.
Het finance team en samenwerken
Het finance team bestaat uit twaalf medewerkers, waarvan de meesten nog afkomstig zijn uit het familiebedrijf. Dit betekent dat iedereen gemiddeld al zo’n tien jaar in dienst is en dat ze al lang met elkaar samenwerken. Van Os: “Tijdens het omzettingsproces luisterden de mensen hier intern erg goed naar elkaar en hadden ze begrip voor elkaars standpunten. De druk was erg hoog, maar met elkaar hebben we het gered. We zijn een hecht team en staan altijd voor iedereen klaar. Intensief samenwerken is ook wel echt een must, want de banden zijn erg nauw en je hebt elkaar hard nodig. Dat komt vooral doordat het veranderingspotentieel erg hoog is. Deze onderneming staat geen dag stil.” Verder geeft van Os aan dat het finance team heel veel heeft moeten aanpassen voor het nieuwe systeem, maar dat het team het extra werk heeft aangepakt om de hogere doelen te kunnen realiseren.
Het resultaat: Internationale sales en supply chain mogelijk
Maar de stress, het intensieve samenwerken en het out of the box-denken waren niet voor niets. Door de nieuwe, gecentraliseerde en geprofessionaliseerde systemen zijn alle afdelingen binnen Dümmen Orange een stuk ontlast. Dankzij het nieuwe ERP-systeem zijn internationale sales nu mogelijk, waarbij de afdeling supply chain internationaal de producten kan inplannen, zodat de mismatch tussen productie en verkoop kan worden verminderd. Verder is voor de afdeling finance een gelijke rapporteringswijze mogelijk gemaakt, zodat de optelling van gegevens leidt tot meer informatie. Het bestuur beschikt nu over meer informatie en data om beslissingen te kunnen nemen. Zo blijft Dümmen Orange in staat om ambities te realiseren met haar klanten en mogelijk nieuwe bedrijven, waardoor haar groeidoelstellingen weer een stukje dichterbij komen.
Meedoen met Best Finance Team of the Year?
Heeft u ook zo’n fantastisch finance team? Schrijf u dan net als IT Finance Consulting, Dummen Orange, EY, Sakura, Spotcap, Blendle en de FL Groep in voor de verkiezing van Best Finance Team of the Year.
