Het nemen van beslissingen op basis van informatie die aan het einde van een financiële periode beschikbaar is, komt steeds minder vaak voor. Continuous accounting – het real-time uitvoeren van activiteiten die traditioneel pas aan het einde van een financiële periode worden uitgevoerd, is de trend. Dit betekent dat financiële professionals tools nodig hebben die op elk moment financieel inzicht geven. Ze hebben direct financiële resultaten nodig alsof het einde van de periode is.
Het middel om dit te bereiken is de soft close. Het uitvoeren van een soft close betekent dat activiteiten als reconciliaties, allocatie van kosten en erkennen van omzet real-time uitgevoerd worden en zonder externe business warehouses of analysetools.
Soft closes nemen belangrijke plaats in boekhoudproces in
Het oude gezegde ‘dat kennis macht is’, blijft gelden als het gaat over je financiële situatie. Door het maken van een snelle momentopname van je financiën, nemen soft closes een zeer belangrijke plaats in het boekhoudproces in. Als je geen soft close kunt uitvoeren, dan kun je alleen vertrouwen op de informatie dat aan het einde van de periode beschikbaar komt.
Vrijwel zeker gebruiken veel van je concurrenten al financiële software die hen in staat stelt om soft closes uit te voeren volgens hun zakelijke doelstellingen. Wat mis je dus als je niet op elk – gewenst – moment van de maand een accuraat beeld kunt krijgen van je financiële positie?
1. Prijzen per product
De financiële prestaties van een product zijn een belangrijke indicator voor de juiste prijsstelling. Als de winst van een product bijvoorbeeld beter of slechter uitvalt dan verwacht, kan dat een teken zijn dat de prijs respectievelijk moet worden verhoogd of verlaagd. Met minder informatie over je financiële situatie zal het een grotere uitdaging zijn om de prijsstelling te bepalen.
2. Aantrekken van nieuwe medewerkers
Het aantrekken van de juiste mensen kan het verschil maken in de mate waarop je voorloopt op concurrenten. De meeste bedrijven zijn terughoudend om nieuwe werknemers aan te nemen op het moment dat het wat tegenzit. Zonder het uitvoeren van een soft close, wordt het echter veel moeilijker om te bepalen welke verplichtingen je aan kan gaan. En wordt de verplichting tot het betalen van loonkosten die gebaseerd zijn op een onjuist beeld van uw financiële positie en vooruitzichten, een reëel gevaar.
3. Productieveranderingen
In markten waar de productcycli kort zijn en het bedrijfsklimaat snel verandert, is het van cruciaal belang om snel productieveranderingen door te voeren. Het uitvoeren van een soft close stelt managers en leidinggevenden in staat om eenvoudig te beoordelen hoe ze er op dat moment voor staan en tijdig het productieproces te wijzigen.
4. Promoties
Als alles op rolletjes loopt in je organisatie en er voldoende middelen zijn, kun je besluiten dat een aantal werknemers een promotie verdient. Wanneer je een soft close uitvoert, kun je tijdig beoordelen of de financiële situatie van het bedrijf het ook daadwerkelijk toelaat om de medewerkers te belonen voor hun harde werk.
Samengevat
Een traditionele periodieke afsluiting geeft organisaties één keer per maand inzicht in de financiën; een soft close – of continuous accounting – biedt hen datzelfde inzicht op elk gewenst moment. De snelheid van het moderne bedrijfsleven, vol met nieuwe, innovatieve concurrentie, vereist dat je over de middelen beschikt om te kunnen reageren wanneer dat nodig is. En niet na de volgende financiële afsluiting. Met moderne technologieën kunnen Finance professionals zich verder ontwikkelen van boekhouder in een strategisch bedrijfsadviseur, die snel strategische en tactische ideeën ontwikkelt en uitrolt.
Hugo de Jongh, Cloud ERP Expert bij SAP Nederland.
Lees ook
Kennis, onzekerheid en duurzaamheid in finance en accounting
Onderzoek fast close: ASML troeft Unilever af met publiceren cijfers
