Voor grote bedrijven is een goed functionerende Raad van Bestuur cruciaal. Als de RvB niet goed (samen)werkt, kan dit negatieve gevolgen hebben voor de groei en de koers van het gehele bedrijf. Het Belgische MT geeft zes stappen om jouw Raad van Bestuur productiever te maken.
Stap 1: Een juiste samenstelling
Zorg voor een goede mix van competenties en ervaringen. De leden moeten de groei van het bedrijf belangrijker vinden dan hun eigen ego en welvaart. De leden moeten bereid zijn om naar elkaar te luisteren en ze moeten zich betrokken en verantwoordelijk voelen. Een goede rolverdeling stimuleert dit.
Stap 2: De juiste doelstelling(en)
Over zowel de doelstellingen voor de hele onderneming als over de doelstelling voor de raad zelf moet consensus zijn binnen de RvB. Uiteraard kunnen tegenstemmen een verrijking zijn, maar als de leden van de raad het niet eens kunnen worden over de koers van het bedrijf, kan dit desastreus zijn.
De doelstelling gaat om de grote lijnen, micromanagement is uit den boze.
Stap 3: Juiste afspraken
Duidelijk vastgelegde basisregels liggen aan de grond van productief vergaderen. Wat wordt verwacht van het dagelijks management? Wie brengt welke informatie aan? Hoe worden besluiten genomen? De gemaakte afspraken kunnen algemeen zijn en gelden voor alle vergaderingen, maar er kunnen afspraken gemaakt worden voor specifieke gevallen.
Stap 4: Juiste leiding
De voorzitter speelt een hele belangrijke rol in de productiviteit van een board. Hij is niet alleen verantwoordelijk voor een soepele verloop van vergaderingen en het nemen van besluiten, maar hij moet ook open staan voor andere meningen kunnen luisteren naar anderen. Een voorzitter moet, nog meer dan andere bestuurders, bekwaam zijn, zonder zich ieder moment te willen bewijzen.
Stap 5: De juiste ondersteuning
Het werk achter de schermen is minstens even belangrijk als het werk voor de schermen. Zo moeten vergaderingen worden voorbereid, waarbij de agenda wordt rondgestuurd, samen met eventuele bijbehorende documenten. Alle betrokkenen moeten worden uitgenodigd. Tijdens de vergadering zelf worden er notulen gemaakt van belangrijke beslissingen, vragen en opmerkingen.
Daarnaast is er de technische ondersteuning, denk hierbij aan een boardportal. Een combinatie van gebruiksvriendelijkheid, met veiligheid en bovenal de garantie dat iedereen op elk moment aan de meest recente en volledige documentatie kan komen.
Stap 6: de juiste evaluatie
Meten is weten. Onderzoek toont aan dat in veel raden van bestuur discussies nog te vrijblijvend zijn. Er worden dus niet genoeg knopen door gehakt. Door het stellen van meetbare doelstellingen op korte, middellange en lange termijn, kan de werking van een board geoptimaliseerd worden. Bij iedere vergadering moet worden nagegaan in welke mate de vorige vergadering geïmplementeerd werd.
Lees ook
Wageningen University zet voormalige CFO FloraHolland in Raad van Bestuur
Bestuurders moeten in gesprek met OR over topsalarissen
