Het enige doel van data verzamelen, is uw business sterker maken. Dat wil zeggen efficiënter, effectiever en met meer gemak te managen. Dat stelt Tim Wakeford (foto), vice president, financials product strategy van Workday. De vraag is alleen: verzamelt u daarvoor de juiste data, wat doet u ermee en hoe doet u dat?
Gebruikt u bijvoorbeeld financiële data alleen om transacties vast te leggen, of gebruik je data om het hele verhaal te vertellen? Zodat u beslissingen kunt nemen die echt impact hebben op de toekomst van uw bedrijf.
Als je achteruit kijkt, zie je niet wat de toekomst biedt
Als je data, inclusief financiële data, uit verschillende systemen moet halen en dan nog moet combineren, analyseren en verwerken tot een rapport, ben je zo twee, drie, vier weken verder. Als je snel wilt inspelen op ontwikkelingen binnen de organisatie en in de markt, is dat te langzaam, stelt Wakeford. “U wilt besluiten kunnen nemen die impact hebben op de toekomstige situatie van het bedrijf. Daarvoor heb je de meest actuele data nodig. Dus niet die van drie weken terug, maar de data van vandaag. Anders loop je achter de feiten aan.” Als de CFO die actuele financiële data combineert met gegevens over de markt, de branche, de concurrentie, dan kan hij pas echt voorspellen. “Alleen weten dat je omzet stijgt, is niet voldoende, want als de markt harder groeit, dan ga je achteruit qua marktaandeel. Je wilt dus ook weten wat je concurrenten doen en kijken naar andere externe data. Het gaat erom dat je het management informatie en inzicht geeft en ze zo helpt om betere beslissingen te nemen. Beslissingen die direct of op termijn van invloed zijn op het bedrijfsresultaat, of dat nou mensen aannemen, kosten besparen of iets anders is.”
Als CFO ben je alleen geïnteresseerd in die data die direct van invloed is op de prestaties van het bedrijf, zowel de positieve als de negatieve.”
Inzicht….so what?
Het management heeft dus informatie en inzicht nodig. “Eigenlijk houd ik niet zo van het woord ‘inzicht’. Voor mij volgt daaruit altijd de vraag: so what? Inzicht alleen is namelijk niet genoeg. Dan limiteer je jezelf. Wat je wilt weten is waarom, en welke actie moet hierop volgen. Wat is het plan? Anders is het alleen maar informatie, een status quo. Ik gebruik daarom ook liever: inzicht in de concurrentiepositie.”
Weet wat je wilt weten
De eerste belangrijke stap is weten welke informatie er is en bepalen welke je nodig hebt. “We verzamelen soms veel data. Maar als CFO ben je alleen geïnteresseerd in die data die direct van invloed is op de prestaties van het bedrijf, zowel de positieve als de negatieve. Dus het eerste wat je moet weten is: wat zijn mijn belangrijkste company drivers? Is het resultaat veroorzaakt door een bepaalde marketingcampagne, een specifieke productielijn?” Wakeford, die uit de markt van het onroerend goed komt, geeft een praktijkvoorbeeld: “Ik had een groot aantal makelaars die voor investeerders onroerend goed kochten en verkochten, maar ik wist niet welke makelaar de meeste omzet maakte en waarop. We zijn toen niet-financiële data gaan verzamelen, zoals welke makelaar sluit welke deal; wat voor soort onroerend goed was het: een golfbaan, een ziekenhuis; en was de koper een individu, een investeringsfonds, een institutionele belegger? Door dat soort gegevens te combineren met financiële data krijg je inzicht in waar je sterktes en zwaktes zitten en kun je onderbouwd besluiten nemen en daarop gebaseerd een plan maken.”
Dus het eerste wat je moet weten is: wat zijn mijn belangrijkste company drivers?”
Flexibiliteit is key
De tweede stap is bepalen of je de gewenste gegevens in je bestaande systeem kunt opslaan. “Om nog even bij bovenstaand voorbeeld te blijven: is je systeem flexibel genoeg om de naam van een makelaar aan een gebouw te koppelen? Ofwel is het flexibel genoeg om ervoor te zorgen dat je als CFO of als senior manager op elk uur van de dag eenvoudig en snel over up-to-date informatie beschikt om je business te runnen? Is je financiële systeem flexibel genoeg om je bedrijfsstrategieën te ondersteunen? Als bijvoorbeeld de markt, je personele bezetting of je bedrijfsprocessen veranderen, heb je steeds andere data nodig om de juiste beslissingen te nemen. Je systeem moet dat kunnen ondersteunen en moet daarin geen beperkende factor worden.”
De technologie en de mens
Naast technologie – flexibel, goed beveiligd, realtime, mobiel, in de cloud en self service – vraagt het verzamelen van data en het maken van voorspellingen ook iets van de mensen die het moeten doen. “Als mensen het nut niet inzien van het verzamelen van bepaalde data of bang zijn afgeschoten te worden als ze de voorspelde omzet niet halen, is de drempel hoog om daaraan mee te werken. De verandering naar willen, durven en doen, moet je goed managen. Daarbij zijn drie componenten belangrijk: Een technologische component, onder meer om te kunnen monitoren en data toegankelijk te maken, goedkoper en beter beveiligd. Een organisatorische component, omdat als ik meer data wil hebben, iemand die data moet verzamelen. Als diegene daar zelf geen baat bij heeft, kan dat spanning opleveren. En een menselijke component. Een voorbeeld daarvan is dat je misschien een data scientist hebt die heel goed is in het analyseren van data, maar dat je wellicht iemand anders nodig hebt om de so what factor toe te voegen. Ofwel iemand die van de data een verhaal maakt, kan laten zien waarom dat verhaal relevant is en welke acties ondernomen kunnen worden. Want dat is wat het bestuur wil horen. Niet ‘we hebben een probleem’, maar ‘op basis van alle data zijn dit de opties om het bedrijf sterker te maken’.”
Lees ook
Bestuurders hebben weinig vertrouwen in data-analyses
M&A 2018: Handelsbelemmeringen en data als nieuw soort kapitaal
