De digitalisering van bedrijven neemt toe en op basis van deze digitale transformatie kunnen financiële gegevens én processen makkelijker centraal worden gemanaged en in relatie worden gebracht met andere informatiestromen. Hoe pak je dat aan? Met Lean Management! Lean staat voor het optimaliseren en herinrichten van bedrijfsprocessen, zodanig dat de uitkomst van een proces waardevoller is én efficiënter wordt gerealiseerd. Zeven tips:
1. Focus op waarde vanuit het perspectief van uw klanten
Of u nu kijkt naar een complexe indiening of een enkel rapport, een volledig werkproces of een enkele taak, de eerste en belangrijkste vraag die gesteld moet worden bij elke Lean-transformatie is: levert dit toegevoegde waarde voor de klant op? Als u vanuit het perspectief van de klant de waarde begrijpt, kunt u stoppen met het uitvoeren van volledige processen die geen waarde genereren, in plaats van tijd te verspillen aan het verbeteren van deze processen.
2. Neem de tijd om uw processen en workflows echt te kennen
Ironisch genoeg zijn de mensen die het werk doen vaak verrast door de activiteiten die worden uitgevoerd door hun collega’s. Zelfs zeer ervaren groepen ontdekken verborgen details, inconsistenties en oplossingen die elke dag voorkomen. Hoeveel hersteltijd kost het uw afdeling door foutieve facturen toe te laten in het proces? Het ontdekken van deze activiteiten leidt tot echt inzicht in het proces en is de enige juiste basis voor verbetering. Neem er dus de tijd voor.
3. Elimineer niet-waarde toevoegende activiteiten
Waarde toevoegende activiteiten in backoffice processen vertegenwoordigen vaak een klein percentage van de totale inspanning. Afwisselend binnen het proces zijn externe beoordelingen, herbewerking, overproductie en extra verwerking, onnodig verkeer, wachttijd en andere niet-gewaardeerde toegevoegde activiteiten aan het eindproducten. Deze activiteiten (waste) verbruiken middelen, voegen kosten toe, vertragen betalingen en voegen complexiteit toe. Door het identificeren van niet-waarde toevoegende taken, kunnen verbeterteams een aanzienlijke verbetering van de procesprestaties realiseren. Lean is zeer effectief in de systematische identificatie en verwijdering van activiteiten die geen waarde toevoegen.
4. Verander problemen in verbeteringen
U heeft dit waarschijnlijk eerder gezien: in het proces van factuurverwerking, besteedt personeel veel tijd aan uitzonderingen, fouten herstellen, data aanvullen en aanpassing van boekingen. Wijzende vingers naar de probleemmakers creëren vaak eerder een defensieve houding dan een probleemoplossende houding. In de Lean-benadering van kwaliteit worden problemen bekeken als mogelijkheden om klantwaarde te vergroten en te verbeteren. Nadat de oorzaak is geïdentificeerd, verandert het team het proces om te voorkomen dat het probleem terugkeert. Het beste kan dit worden gedaan door de procesverbetering te depersonaliseren. Geef de schuld aan het proces, niet aan de mensen, want dan vertellen mensen pas over wat niet goed gaat.
5. Vanaf dag 1 verbeteren: laag hangend fruit eerst
Met de nadruk op het bereiken van ‘first time right’, kan de meerderheid van de beoordelingen uit het proces worden verwijderd om een vloeiendere flow te maken en wachttijden te elimineren. Inspecties zijn geen waarde toevoegende activiteiten.
Zorg dus dat factuurdata die u ontvangt, altijd de juiste is. Dit scheelt enorm in de activiteiten van de crediteurenadministratie, maar ook in de hoeveelheid werk en frustratie in de rest van de organisatie.
6. Lever kwaliteit bij de bron
Met de nadruk op het bereiken van ‘first time right’, kan de meerderheid van de beoordelingen uit het proces worden verwijderd om een vloeiendere flow te maken en wachttijden ingebed in elke beoordeling te elimineren. Inspecties zijn geen waarde toevoegende activiteiten. Zorg dus dat factuurdata die u ontvangt, altijd de juiste is. Dit scheelt enorm in de activiteiten van de crediteurenadministratie, maar ook in de hoeveelheid werk en frustratie in de rest van de organisatie.
7. Voorspellen en managen van prestaties
Teams hebben vaak moeite om de waarde die ze produceren te meten voor de organisatie. Sommige hebben geen idee van het tevredenheidsniveau van hun klanten. Goed presterende financiële functies stellen duidelijke ‘output targets’ voor doelen die hun klanten belangrijk vinden: nauwkeurigheid, tijdigheid en tevredenheid. Daarmee creëren ze ‘procesdoelen’ voor hun eigen interne financiële processen die tactisch aanzetten tot succes.
Over ICreative
ICreative levert als Basware- en Kofax-partner, purchase-to-pay en e-facturatieoplossingen aan grote ondernemingen en instellingen. Onze oplossingen vergroten de controle op bedrijfsuitgaven en verkleinen de complexiteit van het inkoop tot betalingsproces. www.icreativep2p.com
