Xycarb is actief in een zeer volatiele en conjunctuurgevoelige markt die vraagt om een grote flexibiliteit in haar planning- & controlcyclus. Onzekerheid in de vraag, planning van resources, maar ook valutaschommelingen, maken het noodzakelijk een performance-managementtool te gebruiken die flexibel is en de mogelijkheid biedt om invoer bij diverse mensen mogelijk te maken. Rinie Verspaget vertelt hoe Xycarb de afgelopen tien jaar stap voor stap aan hun systeem gebouwd heeft.
‘Het is een jarenlang proces geweest om te komen waar we nu staan,’ zegt Rinie Verspaget. Hij werkt ruim dertig jaar bij Xycarb Ceramics, waarvan de laatste 21 jaar als CFO. Tien jaar geleden heeft hij een begin gemaakt met performance management. ‘We zijn nog lang niet waar we willen zijn – dat heeft ook te maken met capaciteit – maar we gaan stap voor stap elk jaar verder. Zodanig dat we stap voor stap steeds beter worden.’
Wat maakt Xycarb specifiek? Verspaget: ‘De complexiteit: er zijn verschillende entiteiten, verschillende vestigingen, verkoopkantoren over de hele wereld, verschillende valuta. Iedereen wil zijn informatie hebben. Dat moet in de systemen goed opgebouwd zijn, zodat je de juiste informatie op tafel kunt leggen. De Jedox-tool is daar een heel wezenlijk onderdeel van.’
Efficiënt rapporteren
Ruim tien jaar geleden ontstonden de plannen om het management sneller en adequater van de belangrijkste kerncijfers, rapportages, planningen en forecasts te voorzien. Verspaget: ‘Efficiënt rapporteren aan het management, dat was ooit de insteek. Indertijd planden we nog helemaal in Excel. De tweede stap was dat we al onze planningdata vanuit Excel in de BI-tool konden uploaden. De daarop volgende stap was om applicaties binnen de tool te gaan ontwikkelen, zodat we Jedox ook konden gaan gebruiken voor planning. Nu doen we dat deels. Met name de hele omzetplanning is over, en dat is eigenlijk de basis voor ons hele proces. Als de omzetplanning goed is kunnen we alles daar feitelijk van afleiden.’
Kom op donderdag 21 juni naar de cm: Nationale Controllersdag. Rinie Verspaget zal daar in een keuzesessie samen met een collega van Xycarb Ceramics dieper ingaan op hoe bepaalde processen nu worden ondersteund door performance management (web)applicaties. Waarmee is begonnen, hoe is dit verder uitgebouwd en welke lessen men geleerd heeft.
Meer informatie en aanmelden: controllersdag.cmweb.nl
Volgende stap: salesplanning
‘Vervolgens hebben we een salesplanningstool opgetuigd,’ vervolgt Verspaget. ‘Wereldwijd kan iedereen inloggen en invoeren. Wij hebben geconsolideerd gelijk het overzicht. En vanaf dat hoge niveau kunnen we alles naar entiteiten opsplitsen Het hele planning- en forecastingproces wordt centraal vanuit Nederland aangestuurd. Met de BI-tool kunnen we nu ook heel goed gestandaardiseerd de verkoopplanning volgen en gebruiken om de verdere planning door te voeren en uit te werken.’
Stap voor stap
Destijds heeft Xycarb gekozen voor een stap-voor-stap aanpak. Achteraf was dat niet eens echt een bewuste keuze, vertelt Verspaget, het is zo gegroeid. ‘We wisten toen nog niet duidelijk waar we naar toe wilden, laat staan waar we nu staan. We hadden nog niet echt een strategie voor ogen. Tegenwoordig zou je dat agile noemen. Steeds stap voor stap hebben we een stukje uitgebreid. Efficiencyslagen maken. Zo hebben we een x-aantal stappen genomen tot waar we nu zijn.’
‘En er staan nog meer stappen op het programma. We willen ook de HR-planning optuigen. Voordat ons drie-jarenplanproces start, willen we de applicatie hebben staan.’
Capaciteitsplanning
Voor volgend jaar staat de capaciteitsplanning op het programma. Verspaget: ‘Vanuit de geplande verkoopaantallen kun je een gedetailleerde capaciteitsplanning maken. Hoeveel mensen heb ik nodig om dat omzetvolume te bereiken? Dat kan dan weer doorgezet worden naar de HR-tool. Op dit moment gebeurt dat allemaal in heel complexe Excel-sheets. En zo wil ik steeds meer in het BI systeem laten verlopen.’
Krachtige combinatie
Excel maakt overigens nog steeds een heel belangrijk onderdeel uit van het proces, zegt Verspaget. ‘We gebruiken het nog wel om alle data te ontsluiten naar Excel en er mee aan de slag te gaan. Ik vind de combinatie heel krachtig. Ik ben heel blij dat we het stap voor stap hebben gedaan en niet in een grote klap. Opbouwen en uitbreiden. En daarnaast nog steeds Excel, maar wel steeds meer met de ondersteuning door Jedox.’
Worsteling moederbedrijf
Ruim tien jaar geleden was het ‘grote plan’ er nog niet, en dat is er nog steeds niet. Nog steeds om dezelfde reden. Xycarb maakt onderdeel uit van Schunk GmbH, een Duitse multinational, en die zijn nog niet zo ver. ‘Tien jaar geleden hebben wij met IT doorgesproken dat we een BI-tool nodig hadden om te kunnen analyseren. We hebben hen gevraagd om advies. Gevraagd of er een standaard aan zat te komen. Dat was destijds nog helemaal niet aan de orde. En ze wisten ook nog niet hoe het er in de toekomst uit zou gaan zien,’ blikt Verspaget terug naar 2007. ‘Toen hebben wij gezegd, we beginnen zelf. Klein en relatief goedkoop (destijds open source). En dan zien we wel. Als onze moeder straks een standaardtool gaat voorschrijven dan weten we al een beetje hoe het werkt en dan is het gewoon een kwestie van omzetten.’
Toekomst
‘Nu – tien jaar later – heeft Schunk een werkgroep in het leven geroepen om eens te kijken naar een BI-tool. Ze worstelen daar nog steeds mee,’ aldus Verspaget. ‘Tot op heden weten we dus nog niet waar we heen gaan. Welke tool standaard wordt. Wij hebben gewoon gezegd: we gaan verder met onze tool en we zien wel waar Schunk straks mee komt en wat we dan om gaan zetten. Óf we het gaan omzetten.’
‘We hebben dit ruim tien jaar in gebruik en hebben de afgelopen tien jaar steeds verder doorontwikkeld en die ontwikkelingen gaan nog steeds verder,’ aldus Verspaget. ‘En uiteindelijk hebben we in de toekomst een geheel geïntegreerd systeem.’
Lees ook
Waarom is er een management control systeem?
Ben je meer in control door meer audits?
