Maturiteit kan worden omschreven als de toestand van compleet, perfect of gereed (Simpson & Weiner, 1989). Maturiteit veronderstelt ook een bepaalde evolutionaire vooruitgang om van de huidige naar de gewenste situatie te komen. Het maturiteitsmodel gaat uit van drie fasen van maturiteit: past control, present control en future control.
1. Past control
Het management control systeem is gericht op het verleden. In de beginfase van past control is de basis nog niet op orde. De organisatie is bezig met het wegwerken van achterstanden en de tussentijdse informatie is niet betrouwbaar. De belangrijkste beheersingsdoelstelling is efficiency (de dingen goed doen). Een veelgehoorde kreet is ‘we werken al jaren op deze manier’. Het verandervermogen van organisaties die in de fase van past control zitten is vaak beperkt. Dit wordt nog eens versterkt indien de wijze van leidinggeven reactief is.
Indien er grote achterstanden zijn in de crediteurenadministratie en als de belangrijkste focus is om de achterstand terug te dringen, is dit een voorbeeld van past control. In deze fase zullen de mensen geen actie ondernemen om het proces te standaardiseren.
Het management control systeem bestaat uit allerlei losse elementen die niet met elkaar verbonden zijn, alsmede sterk gericht op de verantwoording via de planning en control cyclus. De diverse plannen (strategisch, afdeling, formatie, budgetten) zijn onvoldoende met elkaar verbonden. Dit geldt ook voor het meten van de diverse prestaties (managementrapportages, beoordeling van de medewerkers). In het management control systeem wordt relatief veel gebruik gemaakt van hard controls en de inzet van soft controls is beperkt.
Een afzonderlijke afdeling, zoals Finance & Control, wordt gezien als ‘eigenaar’ van het management control systeem. Deze afdeling maakt veelal ook zelfstandig de begrotingen, rapportages en analyses. Bij de overdracht van informatie naar het management ligt de nadruk op de verantwoording van informatie (wat is de reden van de afwijking ten opzichte van het plan) in plaats van op welke wijze deze informatie kan bijdragen tot een betere sturing.
2. Present control
De inrichting van het management control systeem is gericht op het heden. De basis is op orde en de aangeleverde informatie is voldoende betrouwbaar. De belangrijkste beheersingsdoelstelling is gericht op effectiviteit (de goede dingen beter doen). Voor de mensen is duidelijk wat van hen wordt verwacht. Medewerkers voeren deze werkzaamheden vaak ‘automatisch uit’, waarbij ze wel in het verleden getraind zijn hoe ze deze werkzaamheden moeten uitvoeren. Er wordt ‘actief’ gedrag gevraagd en hierbij wordt gebruikgemaakt van de huidige methoden die ze daarbij ondersteunen. Het verandervermogen van organisaties in deze fase is gemiddeld.
Het proces van de crediteurenadministratie is gestandaardiseerd. Afwijkingen ten opzichte van de standaard zijn niet toegestaan. Het is duidelijk wie eigenaar is van het proces en de medewerkers weten ook wat van hen wordt verwacht. In deze fase zullen de medewerkers nauwelijks actie ondernemen om het proces te optimaliseren.
Het management control systeem bestaat uit diverse gestandaardiseerde management control elementen, maar deze zijn nog onvoldoende met elkaar verbonden. In vergelijking tot past control wordt in de fase van present control meer gebruikgemaakt van soft controls.
Er zijn duidelijk benoemde (proces)eigenaren binnen de organisatie die zich verantwoordelijk voelen voor het management control systeem. Het opstellen van rapportages en analyses vindt plaats onder verantwoordelijkheid van de proceseigenaren. De gemeenschappelijke en bindende factor is de realisatie van de (strategische) doelstellingen. De nadruk ligt niet meer op verantwoording, maar op sturing, om de afgesproken doelstellingen daadwerkelijk te realiseren.
3. Future control
Het management control systeem is gericht op het in goede banen leiden van de toekomst. De analyses die plaatsvinden zijn toekomstgericht. De belangrijkste beheersingsdoelstelling is de goede dingen in de toekomst anders te doen. Doordat de mensen in de organisatie continu bezig zijn met veranderen en verbeteren, is het verandervermogen groot. Daarnaast zorgt de organisatie er ook voor, dat de basis op orde is en blijft. De leiderschapsstijl is gericht op een proactieve invulling van de strategische ondernemersrol, waarin innovatie en creativiteit in het systeem van de organisatie (efficiency, effectiviteit en flexibiliteit) zijn geborgd.
Het proces van de crediteurenadministratie is geoptimaliseerd, waarbij maximaal gebruik wordt gemaakt van IT. Medewerkers zijn gemotiveerd om procesverbeteringen in de gehele keten aan te dragen.
De diverse management control elementen zijn onderling geïntegreerd. In het management control systeem wordt relatief veel gebruik gemaakt van soft controls en is de inzet van hard controls beperkt, waardoor de mensen de ruimte krijgen om zich te ontwikkelen.
De proceseigenaren voelen zich verantwoordelijk en hebben een team van mensen om zich heen dat hier een duidelijke bijdrage aan levert. De nadruk ligt naast sturing primair op het continu verbeteren.
Doelstelling halen met het maturiteitsmodel
Gebrek aan past en present control kan leiden tot crises die geld kosten en afleiden. Gebrek aan future control ondermijnt de continuïteit. Een adequaat niveau van past en present control zorgt ervoor dat we voldoende middelen vrij kunnen maken voor innovatie. Bij het hoogste niveau van control bereik je zowel past, present als future control zodat de organisatie in continuïteit haar doelstellingen realiseert. Dat vereist dus een management control systeem met verschillende accenten en evenwichten om de verschillende doelstellingen van de organisatie effectief te beheersen of de vernieuwing in goede banen te leiden.
Maurice Franssen en Michelle Arets, auteurs van het boek Management Control
Het boek: Management Control
Het nieuwe management control model verbindt klassieke methoden en technieken met moderne vormen van beheersing van het gedrag van mensen in de organisatie: past, present én future control. Het boek is toegankelijk geschreven. De geïnteresseerde lezer kan zijn kennis verdiepen door ook de wetenschappelijke onderbouwing te bestuderen.
