Van efficiëntie naar effectiviteit in een nieuwe werkelijkheid

Aanpassen of uitsterven, dat is de compromisloze boodschap van Stephan van den Broek RA RC, schrijver van Management in Singularity dat recent nog een Amerikaanse prijs won en verbonden aan Koenen en Co. Hij is een van de sprekers tijdens het event Nieuw Risicomanagement voor Business Control op 12 oktober in Driebergen. “Stilstaan is steeds sneller achteruit gaan.”

Zo snel mogelijk aanpassen aan veranderende wereld

Finance & Control is, wellicht nog wel meer dan andere sectoren, in een technologische wervelwind terechtgekomen. Big data, kunstmatige intelligentie, blockchain en automatisering van processen. De vraag hoe de financiële sector er over enkele jaren uitziet, is welhaast niet meer te beantwoorden, zo snel volgen de door technologie gedreven veranderingen elkaar op. Volgens Stephan van den Broek, onder meer auteur van het boek ‘Vertrouwen als Bron van Winst: de harde resultaten van soft controls’ moeten organisaties zich zo snel mogelijk aanpassen willen ze geen slachtoffer worden van de veranderende wereld.

Stilstaan is steeds sneller achteruit gaan

“Kijkend naar de huidige tijd worden we gedwongen om steeds meer, en steeds sneller te ondernemen. De productlevenscyclus van producten of diensten bijvoorbeeld, die was vroeger 50 jaar en tegenwoordig is het al 14 jaar. Met andere woorden, je moet jezelf uitvinden, veranderen en snel ook. Want stilstaan is tegenwoordig steeds sneller achteruit gaan.”

Voorspelbaarheid en stabiliteit

Volgens Van den Broek zal er een paradigma shift moeten plaatsvinden binnen de financiële discipline wil die voldoende waarde kunnen blijven leveren en dus overleven. “Het managementsysteem van tegenwoordig is eigenlijk vooral gericht op stabiliteit. Alles wat riskmanagers en controllers geleerd hebben is feitelijk gericht op het bevorderen van stabiliteit en voorspelbaarheid. Dat geldt op bijna alle vlakken, kijk maar eens naar budgetsysteem, performance-management of naar risicomanagement, internal control of compliance. Alle vakgebieden binnen finance zijn eigenlijk gericht op stabiliteit. En waarom? Dat komt omdat het heel erg efficiënt is. Als je er van een afstandje conceptueel naar kijkt, dan is finance en control eigenlijk gericht op het brengen van voorspelbaarheid omdat dit zeer belangrijke efficiency voordelen oplevert.”

Het verleden niet als uitgangspunt voor de toekomst nemen

Volgens Van den Broek is het vooral een kwestie van de juiste mindset om de oversteek van efficiency naar effectiviteit te kunnen maken. Hij stelt dat er minder naar het verleden en meer naar de toekomst moet worden gekeken. “Als je mij vraagt waar het risico nou ligt dan zeg ik dat het altijd opgesloten is in de toekomst. Want als het in het verleden zou liggen, noem je het een feit. Dus een risicomanager moet altijd naar de toekomst kijken. Maar kijkend naar praktijk zie ik in dit soort functies veel mensen die vooral terugkijken. Maar als je dat leuk vindt dan had je beter geschiedenisleraar of archeoloog kunnen worden. In ieder geval geen riskmanager. Het mentale besef hebben dat de toekomst verandert en dat je niet langer het verleden als uitgangspunt voor de toekomst kunt nemen, dat is heel belangrijk. Zeker voor een risk manager. Je moet dus structureel tijd en ruimte maken in het hoofd om naar de toekomst te kijken en je afvragen: wat zijn de belangrijke relevante maatschappelijke en technologische veranderingen?”

Van stabiliteit naar flexibiliteit

Wie eenmaal zo ver is dat hij zijn blik op de toekomst heeft gericht, doet er goed aan niet op één paard te wedden als het op nieuwe technologie aankomt. Stephan van den Broek: “Je hebt een aantal technologieën en die ontwikkelen zich in rap tempo. Maar op welke manier en hoe snel, dat weet je niet. Dat betekent dat je de organisatie anders moet inrichten. Nogmaals, het gaat hierbij om flexibiliteit en niet langer meer om stabiliteit. Het hebben van opties binnen het bedrijf, dus op meerdere technologieën wedden in plaats van een of het kunnen ‘overspringen’ van de ene naar de andere, is van groot belang en wordt nog belangrijker. Hoe je daar als finance-afdeling mee omgaat? Het betekent dat je op drie paarden moet wedden in plaats van op slechts één. En dat is wel even wennen, want als je daar vanuit efficiency naar kijkt, dan kan het eigenlijk niet uit. Het kost te veel aan de voorkant. Op drie paarden wedden is in de basis inefficiënt en dus tegensrijdig met wat we thans nastreven. En zo zie je dat finance heel vaak vanuit haar denken flexibiliteit uit het systeem haalt. Flexibiliteit is in de mindset van Finance & Control niet alleen duur, maar ook nog eens een risico want mensen zouden – gegeven wat meer ruimte – wel eens gekke dingen kunnen gaan doen. Flexibiliteit past niet binnen keeping-things-on-track”

Van efficiency naar effectiviteit

De omslag van efficiency naar effectiviteit is van levensbelang voor ondernemingen, meent Van den Broek. Hij denkt zelfs dat het zou kunnen zijn dat veranderingen in de toekomst elkaar zo snel zullen opvolgen dat het voor bedrijven zoals we ze nu kennen onmogelijk zal worden om lange termijn bestaansrecht te hebben. “Wellicht moeten we er rekening mee houden dat er binnen organisaties een inherente minimum inertie zit die snelle, voortdurende verandering tegenwerkt. Wanneer die inertie groter is dan de toenemende en noodzakelijke veranderingsnelheid, dan is de organisatie geen lang leven beschoren. Door de exponentiële veranderingen raken steeds meer traditionele organisaties in deze ‘inertie-val’ en de gemiddelde levensduur van organisaties daalt verder.

Breng creativiteit en motivatie in de organisatie

Dit betekent ook iets voor de mensen  die er werken. Die weten bij binnenkomst al dat ze ergens niet langer dan pakweg 5jaar zullen werken, omdat het bedrijf dan simpelweg niet meer bestaat. Dan moet je zelf dus ook flexibel zijn, je ogen voortdurend open houden en jezelf blijven ontwikkelen. Het heeft consequenties voor ons persoonlijk en voor het bedrijf. Tenzij je instaat bent het bedrijf anders te organiseren. Niet meer over de as van wantrouwen, beheersing en controle, maar over de as van meer vrijheid en flexibiliteit. Of beter nog, over de as van motivatie! Het idee van creativiteit en motivatie in de organisatie brengen, dat zijn we de afgelopen 40 jaar onder druk van efficiency verleerd. Economies of scale, maar hoe groter het bedrijf, hoe bureaucratischer, hoe groter de inertie. Tijd voor de economies of change”.

Verandering brengt andere risico’s en vereist andere mindset

Van den Broek hoopt riskmanagers en andere financials wakker te schudden en hen voor te bereiden op een veel beweeglijkere toekomst. Want bij verandering horen andere risico’s en een andere risico-mindset dan bij stabiliteit. Volgens hem is het goed om met die instelling de discussie ook op het hoogste niveau te voeren. “Je kunt van risico’s heel goed de brug slaan naar strategie. Naar missie, wat voor bedrijf willen we zijn? Gestuurd op motivatie of op control? Op efficiëntie of op effectiviteit? Dat zijn discussies die in de top van de organisatie plaats moet vinden.” Kortom, tijd voor een breed gesprek in de organisatie met het vizier gericht op de toekomst. Wie durft?

Event Nieuw Risicomanagement voor Business Control

Stephan is één van de sprekers tijdens het event Nieuw risicomanagement voor business control. Meer informatie hierover kunt u hier vinden: Nieuw Risicomanagement

Lees ook
Computer als bondgenoot in de strijd tegen burden of compliance 
Risicomanagement: hoe vermijd ik de getallen valkuil?