In de digitale transformatie waarin ondernemingen en instellingen al langere tijd verkeren, vormt factuurverwerking een dankbare discipline voor automatisering. Immers, het proces is repetitief én voorspelbaar. Waar staat u met de automatisering van het purchase-to-pay proces?
Hoe ver zit uw organisatie af van een proces waarbij geen menselijk handelen meer nodig is? De vijf onderstaande mogelijke scenario’s – in volgorde van evolutie – bieden een indicatie waar u staat:
1. Handmatig digitaliseren papieren facturen
Automatisering blijft beperkt tot het digitaliseren van binnenkomende facturen. De administratief medewerker scant de binnengekomen papieren facturen en slaat deze vervolgens veilig in een Document Management Systeem op. Dit proces is uitermate arbeidsintensief en vereist gemiddeld tien FTE voor de afhandeling van 100.000 facturen op jaarbasis.
2. Digitale workflow
Dankzij Optical Character Recognition(OCR)-software kan de informatie op de gescande facturen worden herkend en omgezet naar data. Aansluitend wordt deze data elektronisch intern ter goedkeuring verstuurd naar de betreffende budgethouders, die vervolgens visueel controleren of de informatie matcht met de inkooporder. Bij goedkeuring boekt de crediteurenadministratie de facturen handmatig en stelt deze betaalbaar in het financiële systeem of ERP-pakket.
3. Facturen automatisch matchen
Facturen worden automatisch gematcht met de achterliggende inkooporders en eventueel ook met de ontvangsten of prestatieverklaringen. Dit heet respectie-velijk 2-way en 3-way matching. Facturen waarvan het totaalbedrag overeenkomt met de inkooporder, worden direct betaalbaar gesteld terwijl afwijkende facturen nog door mensen worden behandeld. Facturen met fouten waarvan het totaalbedrag toevallig wel overeenkomt, glippen er hierbij tussendoor. De fout wordt niet ontdekt.
Bij automatische matching kunnen bedrijven nog een stap verder gaan met matching op regelniveau. Daarbij kijkt de software verder dan alleen het totaalbedrag. Bij regel- of deelmatching wordt alleen het afwijkende deel van de factuur voorgelegd voor verdere handmatige verwerking. Voor het matchen van facturen op regelniveau is het van groot belang dat de regeldetails ook door de OCR-software herkend worden als er nog altijd facturen worden ingescand of via e-mail in pdf binnenkomen.
4. Volledig papierloos
Alle goederen en diensten (product related en non-product related) worden elektronisch ingekocht en inkomende facturen komen niet langer meer via de brievenbus of als pdf per e-mail binnen. E-facturen komen vanuit een geautomatiseerd systeem en worden elektronisch verwerkt in het boekhoudsysteem.
5. Volledig zonder tussenkomst van mensen
Als naast het volledig matchen van factuur met inkooporder en ontvangst, de factuur direct als e-invoice wordt ontvangen, dus in de vorm van een databestand zoals xml, dan wordt straight through processing mogelijk. Met e-invoicing worden facturen dan ontvangen, gematcht, gecodeerd en betaalbaar gesteld in een financieel systeem of ERP-systeem, zonder tussenkomst van mensen.
Goede analyse
Vandaag de dag biedt de technologie heel wat mogelijkheden om het leven van medewerkers die betrokken zijn bij het purchase-to-pay proces gemakkelijker te maken. Er zijn veel manieren waarop hier invulling aan kan worden gegeven, waarbij het een niet per definitie beter hoeft te zijn dan het ander. In de praktijk zal het vaak een combinatie zijn van meerdere technologieën. Wie tot een volautomatisch factuurverwerkingsproces wil komen, heeft een lange weg te gaan aangezien er talloze factoren moeten kloppen. Het begint echter altijd met een goede analyse van de binnenkomende factuurstroom.
Meer weten? Neem dan contact op met ICreative of kijk op www.icreativep2p.com
Dit artikel is gesponsord door ICreative.
