Het verdienmodel, kwaliteit van het management, toekomstverwachtingen en ambities van het bedrijf… Dit zijn allemaal zaken waar ondernemingen rekening mee houden wanneer zij een overname of fusie overwegen. Maar de softwarelicentie-positie wordt vaak buiten beschouwing gelaten, terwijl dit grote financiële risico’s met zich meebrengt.
In de software compliance-wereld zijn er twee belangrijke zaken waar te allen tijde rekening mee gehouden moet worden: de constante dreiging van een software audit en een alsmaar veranderend IT-landschap. Bij een fusie of overname zijn de veranderingen binnen het IT-landschap gigantisch. Het aantal applicaties groeit exponentieel en moeten allemaal door de IT- en Software Asset Managent-teams in kaart worden gebracht en beheerd. De softwarelicentie-positie van een bedrijf heeft een grote impact op de winstgevendheid na een fusie of overname. Toch staan veel organisaties hier nog niet bij stil.
De kritische vraag die beantwoord moet worden
Waarom is de softwarelicentie-positie van een bedrijf zo cruciaal voor een succesvolle fusie of overname? Het antwoord is simpel: omdat het negeren van een potentieel financieel risico dat in de miljoenen euro’s kan lopen gewoon een slechte keuze is. Een overnamedeal die aanvankelijk succesvol leek kan tot verlies leiden als het doelbedrijf niet compliant blijkt te zijn. Als een organisatie zich voorbereidt op een overname is software een essentieel onderdeel van de financiële overwegingen. Twee belangrijke vragen die altijd gesteld moeten worden:
1. Heeft het bedrijf dat we willen overnemen de juiste softwarelicenties of erven we een compliance-risico?
2. Hoe ziet de softwarelicentie-positie van de nieuw gefuseerde entiteit eruit?
Het verkleinen van geërfde risico’s
Voorafgaand aan elke fusie of overname maakt een bedrijf een grondig overzicht van elke potentiële impact op de winstgevendheid en dus hoe succesvol de deal zal zijn. Het is essentieel dat de softwarelicentie-positie hier onderdeel van is. De verborgen kosten van een niet-conforme licentiepositie – die worden veroorzaakt door fusies en overnames – worden snel blootgelegd door audits van softwareleveranciers. Deze bedrijven zijn een eenvoudig doelwit, dus softwareleveranciers weten ze snel te vinden. Waarom dit zulke makkelijke doelwitten zijn? Kijk maar eens naar een van de honderden licentieovereenkomsten die veel organisaties hebben; er zijn meestal ontelbare verschillende versies en niveaus van rechten en beperkingen te achterhalen. Dit komt mede doordat softwarerechten niet altijd worden overgedragen en er vaak een vergoeding wordt geeist voor ‘transfer of ownership’. Bekijk daarom bestaande contracten én de rechten en contracten van het overnamebedrijf om er zeker van te zijn dat de organisatie een compleet beeld heeft van wat de kosten en beperkingen zijn voor softwaregebruik na de fusie.
Aanbevelingen voor succes
Zodra twee bedrijven één entiteit zijn, moet het IT-landschap opnieuw beoordeeld worden. Welke applicaties en clouddiensten zijn in gebruik? Is er iets geërfd dat nuttig kan zijn? Een goede checklist ziet er zo uit:
1. Optimaliseer de uitgaven
Zoek naar software die bij beide partijen wordt gebruikt. Beoordeel wie de software daadwerkelijk nodig heeft en hoe vaak de software wordt gebruikt. Gebruiken medewerkers alle functionaliteiten van de software of hebben ze voldoende aan een goedkopere licentie met minder opties?
2. Efficiëntie verbeteren
Zoek naar vergelijkbare software die kan worden geconsolideerd tot één of op zijn minst in aantal kan worden verminderd. Het is verbazingwekkend hoe vaak een bedrijf een ‘goedgekeurde lijst’ heeft voor software- of cloudgebruik, maar verschillende andere software in de IT-omgeving heeft die dezelfde functionaliteiten hebben.
3. Identificeer omgevingen voor consolidatie
Zijn er dubbele licenties? Zo ja, laten de regels het toe om deze toe te wijzen aan medewerkers die ze nodig hebben? Als de licentieregels hertoewijzing niet toestaan, kunnen deze regels dan worden gewijzigd bij de volgende verlengingsronde?
Nauwkeurigheid is cruciaal voor een succesvolle fusie of overname. Nergens is de kloof tussen verwachtingen, valse hoop en de werkelijkheid groter dan bij het aanpakken van de software compliance-risico’s die een doelonderneming kan hebben. Door het beperken van deze risico’s onderdeel te maken van de fusie- en overnamestrategie is het financiële succes van de deal gegarandeerd.
Angus Cameron, MD & Regional Business Manager bij Snow Software
