De wereld om ons heen verandert sneller dan ooit. Innovaties volgen elkaar in een hoog tempo op, klanten worden voortdurend veeleisender en nieuwe startups maken de markt dynamisch. Als gevolg daarvan ervaren organisaties groeiende turbulentie in de externe omgeving. Ook al omdat klanten niet meer geïnteresseerd zijn in (standaard)producten en diensten, maar betere en op hun persoonlijk situatie toegesneden producten en een betere dienstverlening willen.
door Drs. R.M. Kieft RA
Interne organisatie is aan grote veranderingen onderhevig
De enige manier om doorlopend succesvol te zijn, is om voortdurend aan de gewijzigde omstandigheden aan te passen om klanten waarde te kunnen blijven bieden. Daarbij willen organisaties snel op nieuwe ontwikkelingen, zoals digitalisering en online dienstverlening, inspelen en tegelijkertijd hun kosten in de greep houden. Ook de interne organisatie is aan grote veranderingen onderhevig.
In een tijd van snelle (technologische) veranderingen, globalisering en kritische klanten zijn markten dynamischer, complexer en onvoorspelbaarder dan ooit. Organisaties kunnen deze groeiende onzekerheden alleen overleven als ze snel met de veranderende omstandigheden mee kunnen gaan. Dat vereist een hoge mate van flexibiliteit en wendbaarheid.
Teruggegrepen op traditionele projectmanagementmethoden
Het projectmatig uitvoeren van activiteiten en het doorvoeren van veranderingen is de afgelopen jaren in de meeste organisaties gemeengoed geworden. Daarbij wordt doorgaans teruggegrepen op traditionele projectmanagementmethoden gebaseerd op ideeën van Max Weber (bureaucratie) en Frederick Taylor (scientific management).
Traditionele projectmanagementmethoden, zoals de watervalmethode en Prince2, gaan uit van het maken van een plan waarbij organisaties eerst in overleg met de klant volledig bedenken wat ze willen bereiken. Tijdens het uitvoeren van het project wordt idealiter niets meer aan het plan veranderd. Daardoor houden organisaties grip op doorlooptijd en kosten.
Alles wordt een project, ook het reguliere onderhoud van systemen
Dat levert echter niet altijd datgene op wat nodig is. Teamleden klagen er vaak over dat ze door allerlei eisen en voorwaarden waar ze aan moeten voldoen worden belemmerd. Klanten en eindgebruikers worden niet bij het proces betrokken en het project biedt geen ruimte om rekening te houden met eventuele veranderingen, die zich tijdens het project aandienen. Een eerste oplevering van producten vindt vaak pas na maanden plaats, zonder tussentijdse afstemming met de klanten en eindgebruikers. Dat heeft tot gevolg dat de resultaten vaak (te) laat worden opgeleverd en niet op de werkelijke behoefte van klanten en eindgebruikers aansluiten. Bovendien schieten organisaties door in het aantal projecten. Alles wordt een project, ook het reguliere onderhoud van systemen. Dat levert enorm veel extra administratieve rompslomp op. Deze knelpunten hebben geleid tot verschillende nieuwe aanpakken voor het ontwikkelen van maatwerkresultaat die allemaal te classificeren zijn als ‘Agile’.
Agile, zeg: “ae-dzjail”, betekent letterlijk wendbaar of behendig en is een aanpak waarbij wendbaarheid of behendigheid voorop staat. Een team dat door middel van een Agile aanpak een project uitvoert gaat ervan uit dat de omstandigheden tijdens het project veranderen, weet daar op in te spelen en zorgt er zo voor dat het eindresultaat niet in gevaar komt.
In de kern is Agile een bepaalde denkwijze of mindset. Een Agile mindset gaat uit van vier belangrijke waarden, te weten:
- Samenwerken met de klant is essentieel voor succes;
- Lever in kleine transparante stappen concreet zichtbaar of tastbaar resultaat;
- Inspelen op veranderende prioriteiten is belangrijker dan het volgen van een plan;
- Kort cyclische ‘face to face’ interactie met collega’s met uiteenlopende expertise leidt tot succes.
De Agile mindset is over de jaren heen gebruikt bij het ontwikkelen van verschillende Agile methoden, waarvan Scrum en Kanban het meest worden gebruikt.
Scrum is de bekendste methode om Agile te werken
Scrum is de bekendste methode om Agile te werken. Scrum is een flexibele methode om in multidisciplinaire teams met voortdurende feedback van de klant in korte Sprints van twee tot vier weken werkende producten op te leveren. Daarbij staat het leveren van maximale klantwaarde centraal. De functionaliteit die de klant het meest waardevol vindt, wordt het eerst opgeleverd (dus niet alles ineens) en wel direct als getest en werkend product. Zo kan voortschrijdend inzicht direct worden geïmplementeerd. Vergeleken met traditionele projectmanagementmethoden is Scrum makkelijk te begrijpen en daarom spreekt het veel mensen aan. Er zijn verschillende studies die aantonen dat Scrum teams meer succes behalen dan traditionele teams.
Door middel van Kanban op laagdrempelige wijze slim samenwerken
Kanban (看板) komt van de Japanse woorden ‘kan’, dat ‘visueel’ betekent en ‘ban’, dat ‘kaart’ of ‘bord’ betekent en is een systeem om werk goed te kunnen structureren. Dat leidt tot een flexibele werkwijze om meer wendbaarheid in een organisatie te creëren zonder de huidige workflow te verstoren. Teams kunnen door middel van Kanban op laagdrempelige wijze slim samenwerken. Op die manier maximaliseert Kanban de opgeleverde waarde voor de klant. Kanban is makkelijk en flexibel en daardoor bijzonder effectief.
In figuur 1 is een voorbeeld van een Scrum Team of Kanban Team opgenomen.
(“Figuur: 1. Voorbeeld van een Scrum Team of Kanban Team”)
Figuur 2 laat zien dat vergeleken met de watervalmethode een Agile aanpak, waarin door middel van de Scrum methode een aantal korte iteraties, sprints, worden uitgevoerd, veel beter op de klantbehoeftes aansluit. Bij traditionele projectmanagementmethoden, zoals de watervalmethode en in mindere mate Prince2 komt de klant bij oplevering vaak tot de conclusie dat het product minder goed bij eventueel bijgestelde klantverwachtingen aansluit. Het uiteindelijk opgeleverde product bevindt zich in het rode gebied of eventueel in het gele gebied. Omdat er bij een Agile aanpak regelmatig terugkoppeling van de klant is, zal het uiteindelijk opgeleverde product veel beter op de klantbehoeften aansluiten of de klantbehoeften zelfs overtreffen. Het product bevindt zich in het groene gebied.
(“Figuur: 2. Agile versus watervalmethode”)
Agile werken werkt. Wetenschappelijk bewijs hiervoor stapelt zich op. Uit onderzoek van MIT is gebleken dat organisaties die Agile werken klantgerichter werken en innovatiever zijn. Daardoor groeien Agile organisaties 37% sneller en maken ze 30% meer winst dan traditionele organisaties.
EXECUTIVE FINANCE PE
Agile maakt het voor organisaties mogelijk om met continue verandering om te gaan. Het staat hen toe om te groeien in een wereld die steeds instabieler, onzekerder, complexer en onduidelijker wordt. Organisaties moeten net zo wendbaar worden als het snel veranderende kader waarin ze zich bevinden. Over dit onderwerp is daarom een uitgebreide digitale PE-cursus beschikbaar, waarin naast verschillende stappenplannen de vier fasen van Agile transformatie worden geschetst, naast een visie op een groeiplan naar Business Agility. Daarnaast wordt aandacht besteed aan Agile Governance en worden maatregelen genoemd om Agile Governance in de praktijk te realiseren. Want als door Agile werken de complete manier van werken op de schop gaat, moet ook de governance veranderen.
Klik hier voor meer informatie.
Drs. R.M. Kieft RA is zelfstandig gevestigd onder de naam Bureau voor Administratie en Controle Kieft (BACK) B.V.
