Ondanks optimistische berichten staat e-facturatie in Nederland nog in de kinderschoenen. Dat komt omdat niemand de regie neemt en ook brancheverenigingen het laten afweten. Een PDF is voor veel organisaties al digitaal genoeg.
Sinds 2009 hebben digitale en papieren facturen dezelfde juridische status. Veel organisaties en bedrijven versturen hun facturen inmiddels als PDF. Maar digitaal factureren is iets anders dan elektronisch factureren. In het eerste geval is er sprake van een factuur in PDF-formaat die per e-mail als bijlage wordt verzonden; in het tweede geval van een factuur in een speciaal format, zoals UBL (Universal Business Language), die automatisch gelezen en verwerkt kan worden door boekhoudpakketten. Het voordeel daarvan is dat er niet alleen tijd wordt bespaard (er vindt immers geen handmatige verwerking meer plaats, hooguit een steekproefsgewijze controle), maar bovenal dat de kans op fouten sterk wordt gereduceerd. Facturen in UBL worden hierdoor sneller betaald en organisaties hebben een actueler overzicht van hun financiële situatie. Ondanks deze duidelijke voordelen wil het Nederlandse bedrijfsleven er echter nog niet grootschalig aan. Volgens Gerard Bottemanne van onderzoeksbureau GBNed is nog minder dan 5 procent van de facturen in Nederland in UBL-formaat. “Tachtig procent wordt als PDF verstuurd en zo’n tien procent nog altijd op papier”, zegt hij.
Europese regels per 18 april 2019
Hoe kan dat? Volgens Bottemanne ontbreekt in Nederland de regie. In Scandinavië heeft bijvoorbeeld de overheid het voortouw genomen, met als gevolg dat e-facturatie in noordelijk Europa al gemeengoed is. Nederland heeft Europese regels afgewacht die er nu gelukkig zijn. Van Brussel moeten Europese overheden per 18 april 2019 in staat zijn om e-facturen te verwerken. Op het congres van kenniscentrum PIANOo – onderdeel van het Ministerie van Economische Zaken en Klimaat – op 12 september deelde staatssecretaris Knops mee dat al 40 Nederlandse gemeenten, 4 provincies en bijna alle waterschappen gereed zijn met de implementatie van e-factureren. Dat lijkt misschien een stap in de goede richting, maar daarbij zijn twee kanttekeningen te plaatsen. In de eerste plaats betekent het dat, met een half jaar te gaan, nog altijd 340 gemeenten en 8 provincies niet klaar zijn voor e-factureren. Een tweede kanttekening is dat de nieuwe Europese regels bepaald niet ver gaan. Wat is namelijk het geval? Overheden moeten vanaf volgend jaar in staat zijn e-facturen te ontvangen en te verwerken. Maar ze hoeven niet zelf elektronische facturen te versturen, cruciale informatie die in persberichten vaak ontbreekt. Bottemanne: “Als de overheid verplicht zou worden zelf e-facturen te versturen, dan zou dat een enorme stimulans zijn voor het bedrijfsleven om daarin mee te gaan. Dat gebeurt niet en dus laten bedrijven het erbij zitten. Ze vinden een factuur in PDF vaak al digitaal genoeg.”
PDF leidt tot veel kostenbesparing
Willem Olde Bekkink erkent dat die woorden ook van toepassing zijn op truckdealer Nijwa, waar hij controller is. Het bedrijf verstuurt zo’n 60.000 facturen op jaarbasis. Het gros gaat digitaal als PDF de deur uit. “Maar sommige klanten willen liever een papieren factuur. Iemand zei recent nog: ‘Ik kan hem makkelijker in de post vinden dan in de e-mailbox’.” Invoicing via PDF zorgt voor een flinke besparing in handelings- en portokosten. Met UBL doet Nijwa vooralsnog niets, laat Olde Bekkink weten, aanvankelijk omdat een van de softwarepakketten er niet op was ingericht. Inmiddels is dat wel het geval, maar er is vanuit klanten nauwelijks vraag naar.
Executive Finance heeft een online cursus over dit onderwerp.
Boekhoudpakket herkent crediteur
Aan de inkoopkant worden alle inkoopfacturen, zo’n 50.000 op jaarbasis, nog als PDF verwerkt. Olde Bekkink: “De PDF wordt door het boekhoudpakket gelezen, de crediteur wordt herkend, net als banknummers, bedragen etc. Na goedkeuring door de budgethouder wordt de factuur klaargezet om betaald te worden. Op dit moment wordt elke inkoopfactuur visueel gecontroleerd door iemand van finance. Hier is met UBL veel winst te behalen.”
En dus maakt Nijwa zich klaar om in 2019 gedeeltelijk over te stappen op UBL. “We gaan een nieuwe P2P-oplossing implementeren en als gevolg daarvan verwacht ik dat we dan de eerste leveranciers op UBL gaan zetten”, laat Olde Bekkink weten.
KPN: in 2021 volledig elektronisch
Een van de koplopers in Nederland is KPN. Het telecombedrijf stuurt 8 miljoen zakelijke facturen per jaar (dat is 10 procent van het totaal). 97 procent van alle facturen is digitaal; in 2010 was dat 60 procent. Vanaf eind 2018 kunnen zakelijke klanten via de website instellen in welk digitaal formaat ze hun factuur willen ontvangen; nu kan dat nog alleen telefonisch. Op een half miljoen klanten levert die overstap van callcenter naar website KPN een besparing van circa 100.000 arbeidsuren op, vertelt Hans Hodes (product owner billing zakelijke markt) in het boekje E-factureren in de praktijk. Hij benoemt meer voordelen van e-factureren: “Bij KPN zien we een ontwikkeling dat het aantal vragen over de facturen minder wordt als je overstapt op e-factureren. Het controleproces en de betaalbaarstelling richting de klant worden grotendeels automatisch. Alleen op uitzonderingen wordt nog geacteerd. Als het hele proces automatisch verloopt (inclusief de incasso), kost dat dus daar ook veel minder tijd. Het gaat sneller en vrijwel foutloos.” In 2019 biedt het telecombedrijf zijn klanten uit het groot- en middenbedrijf de mogelijkheid van e-facturatie. In 2021-2022 wil KPN de zakelijke factuurstroom volledig digitaliseren. Dat het om een revolutie gaat, blijkt uit de cijfers: twintig jaar geleden had KPN 1200 tot 1500 mensen in dienst voor het facturatieproces, nu zijn dat er 50. “Bijkomend voordeel is dat bij de invoering van e-factureren je administratie ook veel transparanter wordt. Je ziet waar de inefficiënties zitten”, aldus Hodes in het genoemde boekje.
Er is een aanjager voor e-facturatie nodig
“KPN is een positieve uitzondering”, meent Gerard Bottemanne van GBNed. Hij verbaast zich over het trage tempo waarmee Nederland e-facturatie omarmt en wijdt dit aan een gebrek aan prioriteit bij zowel overheid als brancheverenigingen: “De vorige minister van Economische Zaken heeft er gewoon te weinig werk van gemaakt. Bij e-facturatie is er een aanjager nodig en in veel landen is dat de overheid. In Nederland blijft iedereen de kat uit de boom kijken. Als ik de Vereniging Nederlandse Gemeenten bijvoorbeeld mail om te vragen hoe ver hun leden zijn met e-factureren, krijg ik niet eens antwoord!”
NBA beschouwt e-facturatie als een aangelegenheid voor accountantskantoren
Ook VNO-NCW heeft het onderwerp niet hoog op de agenda staan en verzuimt leden te activeren, stelt Bottemanne. “We zijn een vereniging die de belangen van onze achterban bij overheid en politiek onder de aandacht brengen”, reageert de branchevereniging desgevraagd. “Maar we communiceren wel degelijk richting onze leden over de baten van e-factureren en over het gemak van implementatie. Recent heeft voorzitter Hans de Boer nog bij een groot publiek van Rijksoverheid, gemeenten, waterschappen en provincies het belang onder de aandacht gebracht en hen aangegeven er zo snel mogelijk mee te beginnen.” Dat doet accountantsorganisatie NBA niet. Een standpunt over de noodzaak van elektronisch factureren is er niet, omdat de NBA het onderwerp als een kantorenaangelegenheid beschouwt. In tegenstelling tot VNO-NCW is de NBA zelf nog niet in staat e-facturen te versturen en te ontvangen. Dat komt omdat het boekhoudpakket Navision er nog niet geschikt voor is, laat een woordvoerder weten. In 2019 zal de benodigde update komen.
Wie internationaal wil e-factureren loopt tegen nog veel meer problemen aan. Zo zijn er wel Europese regels voor e-facturen, maar behouden lidstaten de vrijheid om zelf te bepalen welke informatie er verplicht op de factuur moet staan. Als het op deze manier gaat, dan blijven handjes voorlopig nog wel even nodig op de financiële administratie.
Lees ook
Hoe implementeert u E-facturatie?
Onderzoek Executive Finance: Financial ziet digitalisering als kans, maar de board toont te weinig daadkracht
