Gasunie kandidaat Best Finance Team: Vol gas tijdens verandertraject

De wereld van energie verandert snel. Dit betekent ook voor Gasunie een aantal flinke uitdagingen, waarbij flexibiliteit van medewerkers en organisatie essentieel zijn. Deze oproep tot flexibiliteit heeft het finance management opgepakt. De finance organisatie werd getransformeerd vanuit twee ambities: hogere kwaliteit leveren én efficiënter werken.

Kwaliteit moet tot uiting komen in: waardevolle interactie met het management, kwalitatief goede producten en gestroomlijnde processen. Bijna anderhalf jaar later zijn er veel zaken veranderd op het hoofdkantoor in Groningen en op de kantoren in Deventer en Waddinxveen. Reden om het finance team in het spotlicht te zetten met de kandidatuur voor het Best Finance Team of the Year 2019.

Finance actief bij organisatieverandering

Alle medewerkers op de financiële afdeling doen actief mee aan de organisatieverandering op het hoofdkantoor van Gasunie in Groningen. En daarom zijn Rolf Akker (manager Financial Shared Service) en Sylvia Stienstra (adviseur externe verslaggeving) apetrots op hun collega’s. “Dat is ook de reden dat we mee doen aan de verkiezing Best Finance Team of the Year 2019. Onze collega’s verdienen een pluim voor de manier waarop ze deze ingrijpende veranderingen de afgelopen tijd hebben ondergaan. Het was een zwaar jaar met aanpassingen in de organisatie, het wennen aan nieuwe werkzaamheden en veel extra projecten naast het normale werk. We willen ze in het zonnetje zetten. Onze successen vieren.”

Het bedrijf moderniseren

De veranderingen voor de finance medewerkers van Gasunie werden doorgevoerd nadat de RvB in haar visie op de toekomst aangaf het bedrijf te willen moderniseren. Akker: “De wereld rond gas en energie is volop in beweging. Gasunie is erg actief op het gebied van duurzame energie. De top van het bedrijf gaf aan dat ze Ready for the future wilden zijn. We moesten vooruit.”
Met het besluit van minister Wiebes om de productie uit het Groningenveld naar nul terug te brengen de komende jaren, is de noodzaak om alternatieve energiebronnen aan te boren nu veel groter dan hij al was. In het verleden was aardgas vanzelfsprekend in Nederland, maar dat wordt in de toekomst een mix van duurzame bronnen zoals groen gas, waterstof en energie uit zon en wind. Gasunie spant zich actief in zodat duurzame energiebronnen zoals groen gas en waterstof op grote schaal gebruikt kunnen worden in plaats van aardgas. Dat betekent een grote verandering in de organisatie.

“We wilden weten waar onze kwaliteiten lagen”

En dus kwam er een plan om de finance-afdeling met de vaart der volkeren in deze verandering mee te krijgen. En dat begon met gesprekken op de afdeling, vertelt Stienstra. “We wilden weten waar onze kwaliteiten lagen. Waar we waarde aan het bedrijf kunnen toevoegen.” Ook met het bestuur werd uitgebreid gesproken over de verwachtingen. Akker: “Het kwam er op neer dat we naast sneller en goedkoper werken ook de business veel meer zouden moeten gaan challengen. Daar waar we in het verleden vooral rapporteerden. Meedenken over nieuwe kansen en daarnaast ook het kritische geweten zijn. Dat betekende een behoorlijke omslag voor onze organisatie. Stienstra vult aan: “Veel grote bedrijven zijn ook bezig met deze omslag. We hebben ook met hen gesproken. Gekeken wat we er van kunnen leren.” Het resulteerde in een veranderprogramma: Finance in Transition (FiT).

Zoveel mogelijk vanuit dezelfde systemen werken

Een van de actiepunten was er een die voor iedere medewerker zichtbaar en ingrijpend was. “We hebben afgesproken om zoveel mogelijk vanuit dezelfde systemen te gaan werken. We noemen dat op de afdeling ‘één versie van de waarheid’ nastreven. Alle kasten met papieren ordners werden leeggehaald. Het mooie is dat collega’s geen enkele aanmoediging nodig hadden om dat te doen. We zagen opeens lege kasten op de gang staan. Ik geloof dat iedereen de noodzaak van digitalisering wel doorhad. Inmiddels hebben we 73 lege kasten.”

Standaardisering van formulieren

Ook werden er twee trainees aangesteld die zich volledig op robotisering richtten. “Het heeft geleid tot onder meer de standaardisering van formulieren. Dat levert aan het einde van het jaar honderden werkuren op.”, leggen Akker en Stienstra uit. Eerder was er geen ruimte voor dit soort roboticaprojecten, vertellen ze beiden. “Met de nieuwe koers kijken we dus ook naar dergelijke ontwikkelingen; hoe kan technologie ons optimaal behulpzaam zijn? En we kijken op welke manieren we er nog meer mee aan de slag kunnen. We denken allemaal dat hier nog veel terrein te winnen is. Uiteindelijk gaat het er om dat de output goed is zodat we die kunnen analyseren, want dat is wat de business wil.”

Drie rollen gedefinieerd

De afgelopen periode is ook de afdeling anders ingericht om meer effectiviteit te bewerkstelligen. Zo zijn er drie rollen benoemd binnen finance: de business partner, financial controller en de administrateur. “Voorheen had je mensen die tegelijk alle rollen hadden ”, stelt Akker. “We wilden meer focus in rollen. Maar wel gericht op samenwerken.” Het doel was dus om de organisatie goedkoper en sneller te maken en veel meer de business te challengen. “Een hoge ambitie die verstrekkende gevolgen heeft voor de organisatie. Zo werd aan de voorkant alles ter discussie gesteld. We hebben bijvoorbeeld naast de digitalisering van onze administratie en de inzet van robotisering ook de frequentie van het aantal rapportages verlaagd.”

Medewerkers doorliepen simulatiesessies

Alles werd vastgelegd in processen. En bij het definiëren van die processen kregen alle medewerkers een nadrukkelijke rol. “We hebben allemaal simulatiesessies doorlopen. Daarbij kreeg je een kaart met daarop beschreven de activiteit die jij gaat doen en werden vragen gesteld zoals ‘wie ben je?’ en ‘wat doe je?’. Op die manier kregen we scherp waar het beter kon. Waar mensen het beste mee uit de voeten kunnen, zodat ze kunnen doen waar ze goed in zijn.” Verder is er een opleidingsplan gemaakt en een toolbox ontwikkeld waar medewerkers zelf kennis en vaardigheden kunnen ontwikkelen die ze nodig denken te hebben. Zo is er bijvoorbeeld aandacht voor het geven van feedback en het vertellen van het eigen verhaal.

Stevig fundament voor de toekomst

Slechts anderhalf jaar na de start van de ambitieuze reorganisatie ligt er een stevig fundament voor de toekomst, zo stellen Akker en Stienstra  vol trots. “We gunnen onszelf de tijd om alles helemaal op de rit te zetten, maar als je ziet wat er in korte tijd is gebeurd, dan is dat een dik compliment waard. Iedereen heeft zich zijn eigen rol eigen gemaakt. We zijn in staat om de juiste mensen binnen de organisatie beter in positie te brengen en we voegen extra waarde toe aan het hele bedrijf.” En dat krijgt de afdeling ook terug. “We zijn Groningers dus we lopen elkaar niet de hele dag te complimenteren. Maar we zien aan het extra werk dat onze kant op komt, dat we het goed doen. En het mooiste compliment is dat onder andere dit model gebruikt wordt als leidraad voor de omvorming van de rest van Gasunie.”

Lees ook
Van Dijk Flora kandidaat Best Finance Team: vrienden op finance

Volg Executive Finance op LinkedIn!