Nieuwe technologieën vragen nieuwe businessmodellen. Er is geen onderneming die hieraan ontkomt. Waar eerder machines en mensen de assets van een onderneming vormden, is deze rol in de digitale transformatie weggelegd voor data. Bedrijven die erin slagen, met behulp van business intelligence, data om te zetten in waardevolle informatie en kennis en deze toepassen in hun strategie, behoren tot de winnaars.
Frank Geelen, die als lead partner finance transformation en CFO program leader van Deloitte verschillende grote bedrijven begeleidt in de digitale transformatie, ziet een belangrijke rol weggelegd voor de CFO. “Finance kan de rol van change agent vervullen en de organisatie challengen. Er is geen andere functie die zo gewend is met data om te gaan als finance. Als de CFO het goed doet, kan hij de spin in het web worden en blijven. Finance moet daarbij niet alleen met zichzelf bezig zijn, maar ook kijken hoe ze de digitale informatie in de primaire business kan ondersteunen en begeleiden.”
CFO heel geschikt om centrale regie te voeren
Het is vooral belangrijk dat er een bepaalde mate van centrale regie in dit proces wordt oppakt en de CFO is hiervoor heel geschikt. Gebeurt dit niet dan lopen bedrijven volgens Geelen het risico dat andere afdelingen als HR of Sales zonder afstemming zelf aan de slag gaan met analytics. Hierdoor ontstaan gemakkelijk heel verschillende data-definities waardoor het onmogelijk wordt betrouwbare analyses te maken. ‘Een mate van centrale coördinatie is vereist als het gaat over definities, masterdata, meta-data en je datamodel. Het is belangrijk een strategie te ontwikkelen waarin staat welke data je echt wil weten, meten en verzamelen.’
De Nederlandse Loterij laat niets aan toeval over
Arjan Blok, CFO van de Nederlandse Loterij, is een voorbeeld van een CFO die de regie naar zich toe heeft getrokken. De marktleider op de Nederlandse kansspelmarkt met onder meer Staatsloten, Krasloten, TOTO sportweddenschappen en Lotto, houdt alle spelers nauwlettend in de gaten. Aan de ene kant dienen de analyses om spelers een zo optimaal mogelijk product te kunnen aanbieden. Aan de andere kant is Nederlandse Loterij opgezet om het kansspelbeleid uit te voeren en wordt data gebruikt om de spelers te beschermen, kansspelverslaving te voorkomen en witwassen en fraude tegen te gaan.
CFO bezig met project data op orde
Op dit moment is Blok bezig met het project: Data op orde. “We willen een 360 graden klantbeeld hebben over drijfveren en waar en hoe de klant bediend wil worden. Het gaat hierbij niet alleen over de klant, maar ook over onze 6.000 verkooppunten in Nederland.” Door een datagedreven werkwijze te implementeren, wil Blok de data naar voren halen in het besluitvormingsproces. “We doen nu klantonderzoek of onze proposities goed zijn, dat willen we omdraaien. Op basis van een customer lifetime model zien we welke groepen op dit moment ondervertegenwoordigd zijn in onze bestaande klantenbase. Daar gaan we onze proposities op richten.”
Je moet voorkomen dat mensen de informatie gaan zien als financiële informatie en denken wat moet ik er mee?”
Altijd het juiste beeld van wat er met de klant gebeurt
Tweede kernthema is het ontsluiten van data. “We willen toe naar selfservice tools zodat de business de analyses kan uitvoeren. Om de controle te behouden, hebben we een Enterprise Architect Board ingesteld die de spelregels bepaalt.” Derde kernthema is het beheer van het data- en IT-landschap. “De kwaliteit van klantdata moet hoog zijn en altijd op een consistente en continue manier ontsloten kunnen worden. We zijn vrijwel een 100 procent digitale organisatie waarbij alles is verdeeld over meerdere systemen. Hoe zorgen we dat het datawarehouse via zogenaamde API’s op ieder moment het juiste beeld geeft van wat er met die klant gebeurt?”
Digitale transformatie raakt de hele keten
De verantwoordelijkheid voor het project ligt bij het hele directieteam. ‘De transformatie raakt de hele keten, alle bedrijfsfuncties en -processen. Als CFO ben ik verantwoordelijk voor de operatie, de achterkant van het bedrijf. Mijn teams zorgen voor de modellen, de capability build van de medewerkers en voor de ontsluiting en betrouwbaarheid van de data. Daarnaast kijk ik als businesscontroller of het programma daadwerkelijk waarde oplevert. Tot slot, beoordeel ik of het programma een hoeveelheid betrouwbare financiële kpi’s genereert. Kort en goed: Je kunt in een dergelijke digitale transformatie niet figuurlijk op het hek blijven zitten en alleen maar commentaar leveren, je initieert het proces en werkt keihard mee.”
Essentiële stuurinformatie boven tafel krijgen
Bij Detron ICT Groep wacht CFO Bart Brouwer niet af. Hij zit volop in een BI-proces om essentiële stuurinformatie voor de ICT-dienstverlener boven tafel te halen. Bij de start van het project kwam hij er al snel achter dat de systemen niet de informatie leverden die nodig was. “Als dienstverlener zijn de uren die onze mensen maken heel belangrijk. Die konden we onvoldoende registreren en koppelen aan de klant voor goede kwalitatieve rapportages. Het afgelopen jaar hebben we dan ook vooral besteed aan het aanpassen van het IT-landschap. We hebben een uniforme service management tool geïmplementeerd waarmee we de registratie van uren en kosten veel beter kunnen vastleggen en hiermee brengen we de juiste stuurinformatie naar boven.”
De grootste valkuilen voor BI en data-analytics zijn volgens Frank Geelen:
1. Basis niet op orde hebben.
2. Te veel data verzamelen waardoor een informatie-overload ontstaat.
3. Analysis paralysis, te veel analyseren waardoor beslissingen worden uitgesteld of niet genomen. Je moet business sense in analyses houden. Je hebt een combinatie nodig van data-scientists met daarnaast mensen die de industry heel goed begrijpen.
4. Het alleen doen voor de RvB. Veel operationele beslissingen worden door andere mensen in de organisatie genomen. Zij moeten toegang tot informatie krijgen.
5. De assumptie dat betere informatie van finance leidt tot betere beslissingen door ander mensen. Steeds meer beslissingen worden genomen door machines of algoritmes. Taak van de mens wordt controlerend.
Definities moet je goed vastleggen
Het is volgens Brouwer belangrijk dat, voordat je van start gaat, er binnen de organisatie overeenstemming is over definities, wat er wordt gerapporteerd en wat je dan te zien krijgt. “Op financieel gebied zijn de definities wel duidelijk, maar als het gaat om order-intake of productiviteit ligt dit anders. Die definities moet je goed vastleggen. Je probeert er van alle kanten voor te zorgen dat de kwaliteit van de rapportages optimaal wordt en dat begint bij de invoer. Het is zaak dat de mensen zo min mogelijk hoeven in te voeren en dat ze daar plezier in hebben. We zijn meteen begonnen met rapporteren om te laten zien wat er klopt, wat beter kan of nog gedaan moet worden.”
Waar werken medewerkers aan en is dat productief?
De eerste concrete resultaten zijn er. “We kunnen nu zien waar mensen aan werken en of dat productief is of niet. Dat lukt omdat we nu een ander IT-landschap hebben dat we zelf, met ingehuurde krachten, hebben opgezet. We kijken op dit moment met een externe partij hoe we de volgende slag kunnen maken naar een duidelijk dashboard waarin je kunt doorklikken in de rapportage.”
CFO is eigenaar, maar het is geen finance project
Het belangrijkste voor het welslagen van het project is awareness binnen de hele organisatie. “De CFO is eigenaar en leidt het project, maar het is geen finance project. Je moet voorkomen dat mensen de informatie gaan zien als financiële informatie en denken wat moet ik er mee? Finance moet laten zien wat je met BI kunt en wat de meerwaarde van de rapportages is. Dat kan door proactief met analyses te komen.” Ook Detron heeft gekozen voor een gefaseerde aanpak. “Het klinkt heel mooi om meteen alles te kunnen analyseren maar op het moment dat de data toch niet beschikbaar is, is dat eerder een last.”
Er is bijna geen bedrijf dat niet worstelt met masterdata
Geelen constateert dat veel bedrijven worstelen met de vraag waar ze moeten beginnen. Het is volgens hem een kip-ei-situatie. “Ieder bedrijf moet zijn basics op orde hebben, maar er is bijna geen bedrijf dat niet worstelt met masterdata, datakwaliteit en definities. Tegelijkertijd wil je aan bovenkant van het model aan de slag met BI en dashboards en mooie analyses maken. Mijn advies is: je moet het gewoon allebei tegelijk doen zodat je aan beide kanten kunt leren.”
Lees ook
Zes discussies over business intelligence
‘Vertaal de uitkomst van data-analyse naar businesswaarde’
