H&S Group kandidaat Best Finance Team of the Year: Van enkel boekhouden naar waarde toevoegen

In de afgelopen decennia ontwikkelde H&S Group zich van een Europese vervoerder tot een logistieke dienstverlener. Het finance team groeide mee in omvang en in complexiteit. Dankzij de gerealiseerde scheiding tussen accounting en business control maakt het team volgens CFO Matthieu van Tellingen kans om de verkiezing voor Best Finance Team of the Year te winnen. “En we leren alleen maar meer van deze deelname.”

De H&S Group, een familiebedrijf opgericht in 1946, begon als een bedrijf dat melk vervoerde. In de loop van de jaren is het transport van vloeibare levensmiddelen de kernactiviteit gebleven, maar de manier waarop het wordt gedaan, is aanzienlijk geëvolueerd. Het bedrijf transformeerde van een traditioneel wegtransportbedrijf in een moderne, dynamische logistieke dienstverlener. Sinds 2001 richt de H&S Group zich op het zogeheten intermodaal vervoer. Intermodaal wil zeggen dat naast de vrachtwagen, ook vervoer via spoor en water tot de mogelijkheden behoort. Het bedrijf voegde ook schoonmaakstations, koelhuizen en productiefaciliteiten voor vruchtensappen toe aan de groep. CFO Matthieu van Tellingen vormt samen met Timo Huges (CEO) de directie.

Met de neus in de boter

Van Tellingen kwam in oktober 2017 binnen bij de organisatie. “Ik viel met mijn neus in de boter.” Hij refereert naar aan de grote joint venture met de HOYER Group die op dat moment gestalte kreeg en waardoor er ook kantoren in Duitsland, Bulgarije en Hongarije aan H&S Group toegevoegd werden. “Vanwege die joint venture moest ook onze financiële afdeling anders ingericht worden. We moesten ons ontwikkelen van een nuttige en eenvoudige boekhoudafdeling, naar een complexe structuur met nieuwe disciplines als business control, financial control, treasury en een internal control officer om de processen te waarborgen. Die laatste zorgt ervoor dat we de accountingprincipes van de verschillende landen gelijk en goed hanteren, dat iedereen in een gelijke taal optelt en dat we de maand- en jaarcijfers correct consolideren.” In totaal werken er nu 17 medewerkers op de finance afdeling. Het bedrijf telt in totaal ongeveer zeshonderd medewerkers, waarvan 115 mensen op kantoor. “We hebben veel chauffeurs in dienst en veel medewerkers in het productieproces.”

Steeds verder de keten in

Van Tellingen refereerde er al aan: H&S Group is steeds dieper in de keten gaan opereren. Het startpunt was het incorporeren van intermodaal transport: niet alleen meer vervoer over de weg, maar ook over water en spoor. Daarnaast ging de groep ook transporten verzorgen voor derde partijen. “Met die tweede ketenverbreding zijn we nog verder gegaan. Nu helpen we bedrijven door hun productieprocessen gedeeltelijk uit te voeren en slaan we bijvoorbeeld ook sappenconcentraten op in ons warehouse. De meest recente ontwikkeling is de bouw van een productiefaciliteit naast het warehouse. Daar gaan we ook sappen mengen voor onze klanten.” Dankzij de joint venture met HOYER, heeft de H&S Group nu letterlijk op meer plaatsen in Europa voet aan de grond en toegang tot een groter netwerk van leveranciers.

Accounting manual aan het maken

Wat merken de financials van de wijzigingen? Van Tellingen: “We hebben de registrerende accountingrol gescheiden van de analyserende controllersrol. Waarbij control dus ook meer vragen gaat stellen aan accounting, om daarmee de business te kunnen uitdagen.” Dat was wennen, bekent Van Tellingen. “Het ontstijgt de traditionele boekhoudfunctie die er in eerste instantie was. Nu hebben we het nieuwe raamwerk staan, alhoewel ik legal en compliance nog als disciplines mis. Die functies hebben we nog niet goed ingevuld. Maar het finance team an sich is klaar voor de toekomst.” Dat wil niet zeggen dat er geen wensen meer zijn. “Noodzakelijk punt in de verandering is nog dat iedereen op dezelfde manier elke euro op de juiste plaats rapporteert. Daarvoor zijn we nu een accounting manual aan het maken. Zodat we niet ineens in februari nog facturen van december uit Bulgarije krijgen, omdat daar ineens nog tolkosten vandaan komen. Nee, we moeten de kosten boeken op het moment dat deze voor ons liggen en alle bedrijven moeten dat op dezelfde wijze doen.”

Maandrapportages rechtstreeks uit de cijfers trekken

Ook in digitalisering wil Van Tellingen stappen zetten. “Ik ben trots dat met een organisatie van deze omvang de maandrapportages rechtstreeks uit de cijfers worden getrokken. In twee uur, per businessunit. Die rapportages gaan onder andere over fte, ziekteverzuim, wisselingen, bezettingsgevens en kilometrage per rit. Dat laatste is belangrijk omdat we meer verdienen op langere ritten.” Ook kent H&S Group een systeem voor self billing, zodat de klant in feite zijn eigen factuur in het systeem van het vervoersbedrijf maakt. “Op die manier verwerken we de factuur automatisch. Bij de inkoopfacturen is daardoor de elektronische factuur de enige factuur die we accepteren. De facturen worden automatisch ingelezen, waarna ze direct akkoord worden verklaard als het standaard overeenkomsten zijn.” Dat proces loopt gestroomlijnd, zegt de financieel directeur. “Het systeem weet de uitzonderingen eruit te halen. Die kijken we als finance team dan persoonlijk na.”

Een ambitieus finance team

Van Tellingen noemt zijn team ambitieus. “Sommige mensen zijn al 35 jaar in dienst, maar willen het morgen nog steeds beter doen dan vandaag. Er is altijd een drive om te verbeteren. Of dat nu is om het maandboekwerk makkelijker te laten verlopen of om bij de analyses scherpere doorsnedes te maken. Onze medewerkers zijn ook heel betrokken. Leven zich in in wat de business manager die ze ondersteunen aan rapportages wil ontvangen.” Van Tellingen neemt als voorbeeld een business controller. “Hij woont in Barneveld, maar hij reist elke week naar Beneden-Leeuwen, waar ons nieuwe warehouse staat. Hij wil tussen de mensen zitten waar hij over en aan rapporteert. Daarbij komt dat hij sinds begin dit jaar ook zijn tanden heeft gezet in onze afdeling tax and customs, dat de inklaringen vanuit buiten Europa verzorgt.”

Sterker worden door de verkiezing

Wat was de reden van Van Tellingen om met zijn team mee te doen aan de Best Finance Team of the Year-verkiezing? “Simpel, we willen open en transparant zijn. Zo’n verkiezing geeft je exposure – intern en extern – en je leert er ook weer van. Je ziet hoe externen, in dit geval juryleden, naar jouw bedrijf kijken en wat er beter kan. Dat helpt ook weer om sterker te worden. Als laatste is er ook een component in teambuiling. Je gaat samen de strijd aan om te winnen. Ik vind ook dat we nog meer een echt team kunnen vormen. We zitten nu nog in de stormfase. Als bedrijf, maar ook als finance team. Daarbij hoort aftasten, rollen helder krijgen en normeren. Als dat allemaal duidelijk is, moeten we elkaar nog meer helpen en elkaar nog meer de successen gunnen. Ik hoop dat we als team mogen leren van de ervaring van de verkiezing. En wat de uitkomst ook zal zijn, het is inspirerend en motiverend eraan mee te doen. Eigenlijk zijn er alleen maar plussen aan een deelname.”

Lees ook
PZEM kandidaat Best Finance Team: Zeeuwse trots in roerige tijden
Gasunie kandidaat Best Finance Team: Vol gas tijdens verandertraject

Volg Executive Finance op LinkedIn!