Met een relatief klein team 2.000 nieuwe klanten verwerken, het hele kastraject digitaliseren voor 70 locaties en daarnaast ook een BI-tool implementeren om de managementinformatie dichter bij het management te brengen. Ga er maar aanstaan.
Corine van der Vlist, manager bedrijfsvoering van Impuls Kinderopvang is dan ook trots op haar finance team. Reden genoeg om hen op te geven voor de verkiezing Best Finance Team of the Year 2020. ‘Ze staan goed te boek. En daar doen ze ook echt hun best voor. Ze zijn heel klantvriendelijk.’
Als gevolg van de Wet harmonisatie kinderopvang en peuterspeelzaalwerk zijn alle geregistreerde peuterspeelzalen in het Landelijk Register Kinderopvang per 1 januari 2018 omgezet naar kinderdagverblijven. Voor de debiteurenmedewerkers van de Amsterdamse kinderopvangorganisatie Impuls betekende dat een hele klus. ‘Er kwamen zomaar 2.000 klanten bij, die allemaal in het factureersysteem moesten. Dat heeft een enorme inzet gevergd van de debiteurenmedewerkers,’ vertelt manager bedrijfsvoering Corine van der Vlist.
Geen gedoe over bonnetjes meer
Naast deze uitbreiding was er behoefte aan meer grip in de organisatie. En dus moesten er technologische vernieuwingen doorgevoerd worden in systemen en processen. Een van de dingen die is opgepakt, is de digitalisering van het kastraject voor alle locaties. Van der Vlist: ‘Voor de financiële administratie betekent dat, dat we nu van losse bonnetjes en facturen over zijn op gescande facturen, gescande bonnen en dergelijke. Dus geen gedoe meer over bonnetjes die kwijt zijn, is dat geld wel/niet uitgegeven, of kasverschillen. Met als bijkomend groot voordeel dat er nu niet meer heen en weer gependeld hoeft te worden met contant geld tussen de 70 locaties.’
Het duurde een maand voor de cijfers compleet waren
Ook het controlteam heeft het druk gehad. ‘Het duurde een maand voordat de cijfers van de vorige maand compleet waren,’ zegt de manager bedrijfskunde. ‘Nu zijn de recente cijfers na 5 á 6 dagen in een BI-rapportage beschikbaar. Het management heeft de beschikking gekregen over een dashboard, waardoor er veel meer informatie realtime beschikbaar is. En dat is allemaal binnen drie maanden gerealiseerd.’ Dat zegt wel iets over de grote inzet van het team. Samen met twee externe IT’ers is het systeem gebouwd en ingericht. Vervolgens hebben zowel de medewerkers van de financiële administratie als de controlmedewerkers trainingen verzorgd voor de collega’s die met de systemen aan de slag moeten.
Inzoomen op locatieniveau
Wat is er concreet veranderd door de BI-tool? ‘De liquiditeit is beter in beeld,’ zegt Van der Vlist. ‘De output is visueel in grafieken, dat doet het goed bij de managers. En de kpi’s zijn nu echt een heel stuk duidelijker. Eerder stond er een plus of een min onderaan de lijn als resultaat, nu wordt er gestuurd op kengetallen.
Managers hebben heel concreet handen en voeten gekregen om te sturen
Maar misschien wel het belangrijkst: managers kunnen nu helemaal inzoomen op regelniveau van hun locatie. Voorheen kon dat alleen maar op wijkniveau. Nu kunnen ze zelf precies zien hoe hun locatie er voor staat. Ze kunnen echt helemaal inzoomen tot de boekingsregels. Daarvoor moesten ze eerst langskomen bij finance. Nu kunnen ze het elke dag bekijken als ze dat willen. Managers hebben hierdoor heel concreet handen en voeten gekregen om te sturen.’
De Excel-lijstjes moesten ook gewoon door
‘Normaal gesproken wordt er vooral ingezet op vernieuwingen in het primaire proces,’ zegt Van der Vlist. ‘Het finance team is er ter ondersteuning van het primaire proces. En dat had tot voor kort minder aandacht. We deden alles in Excel. Vorig jaar juli kregen we een nieuwe bestuurder en die gaf ons als opdracht te onderzoeken hoe het beter zou kunnen. Vanaf januari zijn we toen begonnen met digitaliseren. Zonder het harde werk van de afdeling was dat niet zo gestroomlijnd gebeurd.’
Als je zo’n klus met elkaar voor elkaar krijgt, dan is dat heel wat waard
Ondertussen ging het gewone werk natuurlijk ook gewoon door. De Excel-lijstjes moesten ook nog steeds gemaakt worden. En uiteraard moest ook de jaarrekening tijdig en correct aangeleverd worden. En dat is ook gewoon gebeurd, het traject is heel voorspoedig verlopen. Van der Vlist: ‘Ik kan wel vinden dat iets moet gebeuren en dat in gang zetten, maar dat moet dan ook nog gebeuren. Dus alle complimenten voor het team. Als je zo’n klus met elkaar voor elkaar krijgt, dan is dat heel wat waard.’
Vervolgstappen
Uiteraard zijn er de nodige plannen voor de toekomst. ‘We willen het dashboard verder gaan uitbouwen. De afgelopen exercitie was met name gericht op financiële gegevens. Maar we willen ook de hele kindplanning in het systeem zetten, alsook de personeelsplanning. Daar is het finance team iets minder bij betrokken, maar het zal wel altijd op elkaar moeten aansluiten. Ze zijn dus wel gemotiveerd om dat ook op te pakken. Volgens de planning is het dashboard van de kindplanning half mei klaar. De personeelsplanning loopt er achteraan. Het doel is om 30 juni helemaal compleet te zijn. Als we iets doen zijn we ook wél ambitieus.’
Klantvriendelijk te boek staan
Het management heeft de dashboards heel enthousiast ontvangen: ‘Eindelijk de stuurinformatie die we nodig hebben.’ De operationeel manager die de wijkteams aanstuurt heeft nu ook cijfers over de locaties. En kan zo bijvoorbeeld zien waar het kindaantal terugloopt, waar bijgestuurd moet worden. Op Yammer zie je ook fotootjes verschijnen met allemaal blije gezichten en het onderschrift ‘Nu is ons team ook over’.
Ieder kwartaal is er een leveranciersbeoordeling. Daar scoort het finance team als een van de hoogsten in. Je kunt aanbevelingen en aandachtspunten doorgeven. ‘Wat kan deze afdeling doen om beter te scoren?’ Het finance team krijgt vaak terug dat ze niets hoeven te verbeteren. Ze doen het goed zo. ‘Ze staan goed te boek. En daar doen ze ook echt hun best voor. Ze zijn heel klantvriendelijk, de interne klant is net zo belangrijk als de externe klant.’
Als je je als finance team kunt profileren met vernieuwingen waar iedereen mee geholpen is, dan wordt je daar blij van
Van der Vlist: ‘Vaak richt alles zich op het primaire proces, als ondersteuners moet je er wel altijd zijn en alles maar leveren wat er gewenst is. Als je je als finance team dan ook kunt profileren met vernieuwingen waar iedereen mee geholpen is, dan wordt je daar blij van. Dat is heel goed voor de motivatie.’
Team en ontwikkeling
De teamleden zitten op één kamer, ze zitten dus dicht bij elkaar. Daar komen goede ideeën uit voor. Er is ook een ‘groot financieel overleg’. Ze houden elkaar scherp en werken samen nieuwe medewerkers in. Zijn heel actief om zichzelf te verbeteren en zo goed mogelijk bezig te zijn. De organisatie ondersteunt ze daarin met functionerings- en pop-gesprekken. Van der Vlist: ‘Ik verwacht bepaalde competenties van de medewerkers, en wanneer er iets verandert krijgen ze advies om een opleiding te volgen. Daar is ook budget voor. Eén collega wilde graag meer met salarisadministratie gaan doen en die doet daar nu een opleiding voor. Ons motto: altijd het beste uit jezelf halen en zorgen dat je genoeg bagage hebt om dat te kunnen doen.’
Ook meedoen?
Worden jullie het Best Finance Team of the Year 2020? Schrijf je in, net als Impuls, PZEM, Van Dijk Flora, H&S Group en Gasunie en neem deel aan een unieke belevenis.
Meer info: bestfinanceteam.nl
Lees ook:
Kandidaat best finance team Fibrant pakt veranderingen zonder morren aan
H&S Group kandidaat Best Finance Team of the Year: Van enkel boekhouden naar waarde toevoegen
