Als u op zoek gaat naar een nieuwe controller, is het belangrijk ook een goede selectie te doen op de binnengekomen sollicitaties. Daarbij checkt u in elk geval de referenties. Maar hoe gaat u daarbij te werk. Wat mag en vooral: wat mag niet? Deelt u uw bevindingen en welke gevolgen mag u geven aan het resultaat? Cm: zet het op een rij.
Er zijn in Nederland geen regels of wetten rond het checken van referenties. De privacywetgeving noemt bijvoorbeeld niets over het verifiëren van informatie die door de (nieuwe) medewerker wordt verstrekt in het c.v. of de begeleidende brief. Maakt u gebruik van een recruiter? Dan zijn er ook binnen hun beroepsgroep geen regels of beleidsrichtlijnen. U zult zich dus aan uw eigen moreel kompas moeten houden.
Sollicitatiecode
De enige houvast waar u gebruik van kunt maken, is de Sollicitatiecode die is opgesteld door de Nederlandse Vereniging voor Personeelsmanagement & Organisatieontwikkeling (NVP). Die code is met name gericht op een eerlijk en transparant sollicitatieproces. Over het nagaan van referenties zegt de code:
Indien een referentie wordt opgevraagd bij derden of indien nader onderzoek noodzakelijk is, wordt daartoe aan de sollicitant vooraf om toestemming gevraagd, tenzij deze toestemming op grond van de wet of nadere regelgeving niet vereist is.
Omdat de wet eigenlijk geen voorschriften kent rond referenties kunt u vrijwel uw gang gaan. Het is natuurlijk wel zo netjes om aan de sollicitant aan te geven dat u de checks zult uitvoeren en eventueel ook toestemming te vragen voor de check. Zo bent u ingedekt als er onverhoopt negatieve gevolgen aan de check moeten worden gegeven.
Diploma controleren
Als u aan de slag gaat met het controleren van referenties, valt het in elk geval aan te raden om de opleidingen te controleren. In Nederland bestaat bij de Dienst Uitvoering Onderwijs (DUO) een register van alle diploma’s certificaten en getuigschriften van door het ministerie van OCW erkend onderwijs, die door de onderwijsinstellingen zijn afgegeven. Is het voor u belangrijk dat de nieuwe controller een RA- of RC-titel mag voeren? Dan kunt u aan de (potentiële) werknemer om een uittreksel van dit register vragen. In het portaal voor werkgevers kunt u vervolgens controleren of het een echt uittreksel betreft. Alleen diploma’s van 1996 en later zijn in dit register opgenomen.
Lees ook: Controller worden? De 7 valkuilen van uw LinkedIn-profiel
Referenties controleren
Het zal maar zelden voorkomen dat een sollicitant een werkgever waar hij een slechte ervaring mee heeft als referentie opgeeft. Toch kan het voorkomen. Daarnaast is het vaak ook niet zo zeer te doen om hoe de werknemer ergens functioneerde, maar vooral of hij of zij er wel echt heeft gewerkt. U kunt ook doorvragen op welke werkervaring de sollicitant heeft opgedaan. Veel sollicitanten dikken de ervaring een beetje aan. Gebruik het referentieonderzoek dan ook niet als een selectiemiddel, maar meer als een controlemiddel.
Let op: Benader de huidige werkgever nooit voor een referentie. De meeste werknemers stellen hun werkgever niet op de hoogte als zij op zoek gaan naar iets anders.
Checklist controleren referenties
- Heeft u in de vacaturetekst een regeltje tekst opgenomen over het feit dat de referenties kunnen worden gecontroleerd?
- Heeft u in het vervolg gesprek expliciet aangegeven en eventueel zelfs toestemming gevraagd voor het controleren van de referenties.
- Heeft u op een rij welke zaken u bij de werkgever en diploma-instantie wilt nagaan? Welke aspecten van het profiel zijn dusdanig belangrijk dat ze een check nodig hebben?
- Weet u wat u met de feedback van de referent gaat doen? Gaat u terugkoppelen aan de sollicitant en hoe gaat u dit vormgeven?
Realistische kijk
Al met al kan het voor controllers bijzonder relevant zijn om referenties op te vragen. De oude werkgever heeft de sollicitant immers lange tijd kunnen observeren en heeft zodoende en heeft daarmee realistische en accurate kijk op de kwaliteiten, de prestaties en het karakter van de sollicitant. Hoewel er geen regels zijn voor het nagaan van referenties is er wel een mooi uitgangspunt om te hanteren: ‘wat u wilt dat niet geschiedt doe dat ook een ander niet’. Als u zelf niet zou willen dat een bepaald feit wordt nagevraagd, vraag daar dan zelf ook niet naar.
Referentie geven
Wordt u zelf gebeld voor een referentie? Hanteer dan de STARRT-techniek. Deze methode wordt vaak aan sollicitanten aangeraden als zij hun eigen ervaringen op een rij moeten zetten. De letters staan voor:
- Situatie: welke situatie was tekenend voor uw beleving van deze werknemer?
- Taak: welke taak/ taken waren relevant voor deze werknemer?
- Actie: welke acties ondernam de werknemer?
- Resultaat: welke resultaten boekte de werknemer?
- Reflectie: In welke mate kon de werknemer reflecteren op het eigen werk? Welke groei was zichtbaar?
- Transfer: Hoe vertaalt deze ervaring zich naar de nieuwe functie?
Lees ook:
Talentmanagement: een kwestie van zaaien
Talentmanagement: do you have what it takes?
