Beursfondsen zijn weer tot een versnelling gekomen van de public announcement (PA) en het naar buiten brengen van de audited results. Dat blijkt uit het jaarlijkse Finance Close Trendrapport 2019 van Brightstone Group in samenwerking met 2BHonest.
De onderzoekers keken naar twee momenten. Het eerste moment is het publiceren van de jaarresultaten via een officieel persbericht, de PA. Het ging de onderzoekers daarbij om het aantal kalenderdagen tussen het einde van het fiscaal jaar en de publicatiedatum van de jaarresultaten. Opvallend veel bedrijven in de top tien van snelle aankondigers weten er een dag vanaf te snoepen. Beter Bed gaat van 19 dagen in 2017 naar 18 in 2018. ASML wist afgelopen jaar minder snel de PA de deur uit te doen en ging van 17 dagen in 2017, naar 23 dagen in 2018.Daarmee staan ze wel nog steeds op nummer 2. Sligro deed er ook langer over (één dag) , terwijl Philips van 30 naar 29 dagen gaat. Allemaal nog steeds in de voorhoede van de financial close. Hekkensluiters van de PA zijn Galapagos (88 dagen) en Kiadas Pharma (120 dagen).
Signaal naar de markt: ik ben in control
Veelal gebruiken de beursfondsen de versnelling van een public announcement als signaal naar de markt dat zij in control zijn. Managing director Karien Bos van BrightStone: “Stabiliteit en met stapjes vooruitgaan, worden door stakeholders en investeerders immers gewaardeerd.” Bedrijven in de sector olie en gas, finance, consumer services en technologie komen vaak het snelst naar buiten met hun PA. “Opvallend is dat er binnen de sectoren healthcare en telecommunicatie relatief veel tijd nodig is om met een PA naar buiten te treden.”
Sligro en ASML ook toppers met audited results
Het tweede moment waar de onderzoekers van het Finance Close Trendrapport 2019 naar keken, is de ondertekening van de controleverklaring door de externe accountant met behulp van de geconsolideerde cijfers. Hoeveel dagen zijn er verstreken sinds het einde van fiscaal jaar tot aan het audited report? Ook daar horen Sligro en ASML tot de top met respectievelijk 33 en 36 dagen. Opvallend: Beter Bed vinden we hier pas op plaats 38 terug met 59 dagen. Dat terwijl zij de public announcement ongehoord snel doen. TomTom (37), Randstad (42) en Wessanen (ook 42) completeren de top vijf. Zij zijn dus snel met de volledige, geauditeerde resultaten, terwijl ze met de public announcements niet tot de snelsten behoren. Daar hebben ze 37 dagen (TomTom) en 43 dagen (voor zowel Randstad als Wessanen) voor nodig.
Akzo Nobel maakt sprong van 66 naar 43 dagen
“Opvallend is ook de sprong van Akzo Nobel van 66 naar 43 dagen”, zegt Bos. “Dat komt vooral omdat ze vorig jaar bij de publicatie werden opgehouden door de issues met de activistische aandeelhouder Elliott.” Als laatsten komen we bij de audited results Fagron met 102 en Kiadis Pharma met 120 dagen tegen. Die laatste organisatie stond ook al onderaan bij de PA. Takeaway verdient een compliment. De maaltijdbezorger wist het naar buiten treden met de audited results met maar liefst 31 dagen te versnellen.
Waarom is versnelling belangrijk?
Waarom is snel naar buiten kunnen treden met de resultaten zo belangrijk? Immers, haastige spoed is zelden goed. Bos: “Inderdaad, een financial close is geen doel op zich. Maar als je snel naar buiten kunt treden met je cijfers, wil dat wel zeggen dat je je zaakjes op orde hebt. Het bevestigt finance excellence en de focus op het behalen van bedrijfsresultaten. Of zoals een beursfonds het ons vertelde: Als je meer tijd neemt om naar de cijfers te kijken, worden de cijfers daar niet per se anders of beter van.” Basis voor een snel en kwalitatief goed finance proces die een fast close oplevert, is nog altijd een goede maandafsluiting. “Excellence bereik je bij een maandafsluiting van ongeveer drie tot vijf dagen. Dan kun je dus ook sneller met je business in gesprek over de situatie en kun je bijsturen op bijvoorbeeld EBIT- of margedoelstellingen. Door issues aan de voorkant te bespreken, heb je daar minder last van tijdens de jaarafsluiting. En kun je dus ook sneller afsluiten en naar buiten treden.”
Vier voordelen van snel afsluiten
1. Het verkleinen van het gat tussen forecasts en actuals.
2. Tijd en ruimte voor gedegen analyse, toelichting en advies op de prestaties.
3. Nieuwe inzichten en hoge kwaliteit van besluitvorming.
4. Toename productiviteit. Niet alleen binnen finance, maar in de hele organisatie.
Accountant vertraagt jaarafsluiting niet
Wijzen naar een accountant en daarbij zeggen dat hij deze het moment van jaarafsluiting bepaalt, kan echt niet meer, stelt Bos. “De accountant wordt nog wel eens als excuus gebruikt voor een trage afsluiting. En inderdaad, accountants hebben het druk. Maar je ziet bij de toppers in ons onderzoek dat ze issues die materieel dreigen te worden, al eerder, vaak in het najaar, met hun accountant hebben besproken en hebben getackeld. Tel daarbij op dat ze maandelijks een goed beeld hebben van de resultaten en je hebt al een heel goed finance proces te pakken.” Dat is ook nodig omdat volgens Bos de mate waarin bedrijven moeten anticiperen op ontwikkelingen alleen maar toeneemt. “Je moet als CFO dus wel beschikken over actuele en betrouwbare stuurinformatie om in gesprek te gaan met de business.”
Fast close levert ook betere forecast op
Bos noemt ook de technologische ontwikkelingen. “Deze stellen ondernemingen steeds meer in staat om toe te werken naar een professionele en productieve finance excellence-organisatie. Het mooie daarbij is dat als je als CFO je financial close-proces aanpakt, je ook beschikt over betere informatie om voorspellingen over de toekomst te doen.” Maar het verbeteren van het afsluitproces is volgens Bos niet eenvoudig. “Toenemende complexiteit van wet- en regelgeving ligt buiten de invloedsfeer van de CFO en werkt vertragend. Het doet de positieve effecten van de technologische vooruitgang gedeeltelijk teniet.” Bos raadt in elk geval de CFO aan om het heft in eigen handen te nemen. “Zowel bij het auditproces als in de relatie met de externe accountant. Grijp het moment van een accountantswissel aan om de scope, efficiency en de kwaliteit van de audit te bespreken. Daarnaast beschikken top performers over een goed ingericht internal control framework. Dit laatste vergemakkelijkt het werk van de externe accountant weer. En dat reduceert uiteindelijk ook de audit kosten.”
Bewuste keuze maken voor fast close
CFO’s en group controllers die met een fast close aan de slag willen, moeten daar een bewuste keuze voor maken. Bos: “Het zijn geen toevalstreffers of meevallers. Nee, de topbedrijven hebben een duidelijk doel voor ogen en ze zorgden voor de juiste focus en mindset om dit doel te bereiken. Startpunt daarbij was het uitspreken van de ambitie. Daarbij creëerden CFO’s en group controllers betrokkenheid en draagvlak bij hun finance-teams. Ook was er veel aandacht voor het ontwikkelen van de juiste mix aan competenties. Wie moesten de klus gaan klaren en hoe kunnen we finance zo goed mogelijk in stelling brengen?” Parallel namen versnellers hun systemen onder de loep. “Voldeden deze of waren er upgrades, migraties of pakketselecties nodig?”
Het kan korter, bondiger en visueler
Uit het onderzoek blijkt dat het jaarverslag van een AEX-fonds gemiddeld 234 pagina’s bevat. Een AMX-fonds komt tot 191 pagina’s en AScX-fondsen doen het met 181 pagina’s. “Wij vinden dat het korter, bondiger en visueler kan”, reageert Bos. “Less is more. Voorkom herhaling en communiceer bepaalde subonderwerpen via bijvoorbeeld een informatief filmpje. Ook horen we vaak dat het jaarverslag wordt gebruikt voor marketingdoeleinden. Maar is dat anno 2019 nog nodig, met alle media tools die je naast het jaarverslag kan inzetten en waar vaak het effect ook beter meetbaar is?” De focus moet volgens Bos liggen op het bestuursverslag, de cijfers en de remuneratie. “Daar hebben de lezers de meeste aandacht voor.” Didi Hoezen van 2BHonest reageert: “Een goed geïntegreerd jaarverslag is een zo visueel en fact based mogelijke weergave van de financiële en MVO-prestaties van een organisatie.”
Er valt een wereld te winnen
Bij het rapporteren over duurzaamheidsdoelen valt een wereld te winnen, constateert Bos. “Het is goed dat meer en meer bedrijven overstappen naar integrated reporting. Zij nemen materialiteitsmatrixen in jaarverslagen op en ze communiceren zelfs over de dialogen die ze hebben met belangengroepen zoals aandeelhouders en werknemers. Maar bedrijven gaan over het algemeen nog steeds erg verschillend met duurzaamheid in hun jaarverslagen om. De één focust zich voornamelijk op de doelen van de VN, de ander die van de OECD. Ook gehanteerde rapportage- en meetsystemen lopen uiteen.” Financials vinden rapporteren over duurzaamheidsdoelen, maar ook over cultuur en gedrag wel eens moeilijk te kwantificeren. “Maar dat is het tegenwoordig niet meer”, reageert Bos. “Cultuur laat zich bijvoorbeeld vatten in cijfers over personeelsbetrokkenheid. En de International Integrated Reporting Council heeft een prachtig raamwerk over duurzaamheid dat je zo kunt toepassen. Dat gaat van milieu, arbeidsomstandigheden, mensenrechten naar corruptie en diversiteit. Het is ook nog eens een algemeen erkend raamwerk.”
BrightStone Group analyseerde voor het onderzoek 70 jaarverslagen. “We beseffen dat bedrijven in de verschillende indexen, AEX, AMX en AScX, van bedrijfsactiviteit en omvang verschillen”, zegt Bos. “Toch zijn de financiële processen relatief gelijkwaardig. Omdat we dit onderzoek al vijf jaar doen, zien we structurele versnellingen van de closing.” De onderzoekers hadden als peildatum april 2018. Adyen is niet meegenomen omdat dit bedrijf voor het eerst naar de beurs ging. Ook Lucas Bols en Eurocom Properties hebben de onderzoekers links laten liggen. Dat vanwege hun gebroken boekjaar. BrightStone voerde het onderzoek uit samen met haar kennispartner 2BHonest.
Meteen van invloed op de financiële resultaten
De CFO die dat raamwerk omarmt, heeft in feite een early warning-systeem. Bos: “Bijvoorbeeld grondstoffen schaarste en klimaatverandering kunnen zowel een materieel bedrijfsrisico vormen als een kans voor de onderneming. Daarmee zijn dat soort elementen meteen van invloed op de financiële resultaten. Het is daarom verstandig om als CFO te zoeken naar kpi’s en een raamwerk die fungeren als een early warning. Op basis daarvan neem je betere beslissingen die aansluiten op de buitenwereld waarin je als onderneming fungeert. Dat is eigenlijk de essentie van wat we integrated thinking zijn gaan noemen.”
Aparte duurzaamheidsverslagen verdwijnen
Inmiddels heeft 51 procent van de AEX-, AMX- en AScX-bedrijven een geïntegreerd jaarverslag. Dat percentage lag in 2017 nog op 39 procent. Met de overstap naar integrated reporting, verdwijnen het aantal aparte duurzaamheidsverslagen. Nog maar 15 procent van de beursfondsen kiest hiervoor. De betrouwbaarheid van niet-financiële informatie wordt beter. Meer fondsen, voornamelijk uit de AEX, kiezen voor assurance bij hun duurzaamheidsinformatie. Dat om de geloofwaardigheid voor stakeholders te vergroten. Bij de AEX kiest 48 procent van de bedrijven hiervoor. Bij de AMX- en de AScX-ondernemingen blijft het percentage met 24 en 20 procent duidelijk achter. Bos: “Bij AMX-bedrijven zien we daarnaast een toename van de mate van de gegeven zekerheid. En steeds meer AEX-ondernemingen kiezen voor assurance bij de meest materiële kpi’s op het gebied van duurzaamheid. Ondernemingen investeren dus in de betrouwbaarheid van niet-financiële informatie. Dat is zeer mooi om te zien.”
Beursfondsen rapporteren over het algemeen dus sneller de cijfers, maar komen ook met betere en meer betrouwbare niet-financiële informatie. “Dat is ronduit bemoedigend”, constateert Bos tot slot. “Meer bedrijven hebben hun finance-zaakjes op orde.” Zij is ook blij dat het papieren jaarverslag inmiddels tot een grijs verleden behoort. “Niet meer van deze – duurzame – tijd.”
Lees ook
Jaarverslagen grote ondernemingen nog weinig concreet over klimaatimpact
Aandachtspunten voor het jaarverslag: IFRS, crypto’s en Brexit
