Meer dan de helft van de financiële leiders maakt zich zorgen over de vraag of de interne controles tijdens de verslagperioden wel werken. Dat blijkt uit onderzoek van Workiva, leverancier van reporting en compliance software.
“Bijna de helft van de ondervraagden maakt zich tevens zorgen over onverwachte fouten die in een kritische spreadsheet worden geïdentificeerd en 40 procent is onzeker of hun gegevens altijd betrouwbaar en accuraat zijn”, signaleert Bart van Praag, General Manager EMEA van Workiva. “De reputatie van een CFO berust op het leveren van de meest nauwkeurige en tijdige financiële rapportages voor de organisatie. Om dit in goede banen te leiden, geven organisaties soms forse bedragen uit, ook om tijdrovende – administratieve – processen te verminderen.”
Grote ontevredenheid over nauwkeurigheid
Desondanks blijkt uit het onderzoek dat er grote ontevredenheid bestaat onder CFO’s over de nauwkeurigheid van hun gepresenteerde cijfers, stelt Bart van Praag. “55 procent van de financiële leiders die aan dit onderzoek heeft deelgenomen, maakt zich zorgen over de vraag of de interne controles tijdens de verslagperioden wel werken, wat ernstige vragen oproept over de integriteit van de gegevens. Daarnaast maakt 46 procent zich zorgen over onverwachte fouten die in een kritische spreadsheet worden geïdentificeerd en is 40 procent onzeker of hun gegevens altijd betrouwbaar en accuraat zijn.”
Niet de enige problemen
Data-integriteit en onzekerheid zijn overigens niet de enige problemen waar financieel directeuren mee te maken hebben. Zo worstelen veel van hen met een rigide rapportageproces. Liefst 60 procent stelt onnodig veel tijd te besteden aan het opschonen en manipuleren van de gegevens. En ruim de helft richt zich op het bestrijden van gefragmenteerde systemen, die uit meerdere bronnen gegevens nodig hebben. Van Praag: “Met zoveel tijdverlies wordt het rapportageproces ingewikkelder, waardoor de CFO’s geen duidelijke greep meer hebben op het proces. Bijkomend probleem is dat de foutmarge toeneemt, als financieel directeuren het vertrouwen ontberen tijdens het rapportageproces. Een belangrijk punt van zorg, vooral omdat uit recent onderzoek van Adaptive Insights blijkt dat de meerderheid van de CFO’s van vandaag de dag de nauwkeurigheid van gegevens als het grootste obstakel in hun werk zien.”
Traditionele processen moderniseren
Het elimineren van tijdrovende en foutgevoelige processen van het verzamelen, rapporteren en analyseren van bedrijfsgegevens is dan ook nodig. Om dat te realiseren gebruiken CFO’s en andere financiële managers innovatie om traditionele processen te moderniseren. Een belangrijke innovatie daarbij is de documentproductietools. “Alhoewel de redenen hiervoor van organisatie tot organisatie variëren, is deze automatisering vooral nuttig bij het verzamelen van gegevens”, benadrukt de General Manager. “Die gegevensverzameling is veelal het meest kwetsbare deel van het proces. Automatisering kan in deze fase van het proces helpen om er uiteindelijk voor te zorgen dat consistente en accurate gegevens in alle rapporten beschikbaar zijn.”
Meer dan zes verschillende rapportagesystemen
Volgens accountantsorganisatie EY vertrouwt momenteel bijna 75 procent van de ondernemingen op meer dan zes verschillende rapportagesystemen, waaronder ERP, CRM en HCM. Van Praag: “Maar als gegevens worden geëxporteerd en losgekoppeld van de bron, heeft de informatie binnen deze rapportagesystemen het potentieel om context en risico’s van inconsistenties te verliezen. Door de integratie van automatisering in het rapportageproces, zijn financials in staat om de toegang tot realtime gegevens te verbeteren, te zorgen voor consistentie in alle documenten en, het belangrijkste, nauwkeurige rapporten te produceren, ongeacht locatie, tijd of taal.”
Lees ook
CFO moet met energierapportages aan de slag
IASB wil meer discipline in rapportage winstcijfers
