E-facturatie biedt kansen, maar Nederland is nog een scan-en-herken-land. Drie leveranciers van software op dit gebied constateren dat er nog een wereld te winnen is voor de CFO. Ook om uiteindelijk tot spend management te komen.
If it ain’t broke, don’t fix it. Dat is volgens Niels Olthuis, product marketingmanager bij Visma, van toepassing op de manier hoe CFO’s tegen de huidige situatie aankijken. “Als het facturatieproces staat en werkt, waarom zouden we er dan aankomen? Er is geen gevoel van urgentie. Dat terwijl CFO’s wel digitalisering hoog op de agenda hebben staan. Ik vind dat vreemd, ook omdat het digitaliseren van de finance functie wat mij betreft begint bij de facturen.” Volgens Olthuis werd scan- en herkensofware tien jaar geleden als een tussenoplossing gepresenteerd. “Maar daar waar andere Europese landen – en vooral Scandinavië – verder zijn gegaan, zijn wij een beetje in de tussenoplossing blijven hangen. Dat komt ook door onze cultuur. We vinden het nog erg belangrijk hoe de factuur eruitziet. Het is onderdeel van de bedrijfsidentiteit.”
CFO wil absolute controle over facturatieproces hebben
Daarbij komt dat CFO’s absolute controle over het facturatieproces willen hebben. “Een gevoel van control. Dat gevoel is ook met e-facturatie haalbaar, maar dat is onbekender terrein dan wat er nu wordt gehanteerd in organisaties.” De Rijksoverheid, decentrale overheden en alle andere aanbestedingsplichtige organisaties moeten sinds 18 april 2019 e-facturen kunnen ontvangen en verwerken. “Je merkt dat dat er wel voor heeft gezorgd dat leveranciers van overheden zijn overgestapt, maar je ziet dat leveranciers in de b to b-markt niet massaal overgaan. Wat mij betreft zou de overheid e-facturatie meer moeten stimuleren en zouden ook accountantskantoren erachter moeten gaan staan.” Want in essentie is de stap naar e-facturatie een kleine, stelt Olthuis. “Op ieder boekhoudpakket en bij ieder ERP-pakket zit een knop om het te kunnen doen. Het is dan eerder zaak om te bepalen welke van jouw klanten en leveranciers al met e-facturatie werken, zodat je met hen facturen kunt uitwisselen. Hoe groter de klant of leverancier, hoe meer het loont. Binnen een paar uur ben je up and running. En vaak is de reactie als we e-facturatie hebben doorgevoerd: ‘waarom hebben we dat niet eerder gedaan?’”
Verplichting vanuit de overheid
In Noorwegen worden gesprekken gevoerd om e-facturatie tussen bedrijven een wettelijke verplicht te maken. “Dat past ook in het Nordic-model”, verklaart Olthuis. “De kosten van personeel zijn hoog. Dus doen ze er daar alles aan om medewerkers bezig te laten zijn met waar ze geld mee verdienen. En automatiseren ze het administratieve proces door en door. Daarbij zijn het rekenschema en de velden voor facturatie volledig gestandaardiseerd.” Ook Italië kent de verplichting om elektronisch te factureren, zegt Ruben Slagmulder, pre-sales consultant bij Basware. “Daar kennen ze een clearance-model om in realtime controle te hebben over de btw-regeling. Elke factuur gaat naar de overheid. Die voert verschillende checks uit. Daarna stuurt de overheid de factuur door naar de klant. Na Italië zijn ook Turkije en Hongarije bezig met dergelijk model en zien we in Zuid-Europa steeds meer e-invoice verplichtingen van overheden.”
Schoen dwingt bij het mkb
Als een overheid e-facturatie verplicht stelt, gaat de hele markt over, vertelt Slagmulder op basis van de bevindingen in het buitenland. In Nederland geldt nog de 80-20-regel. “Het grootste volume van facturen komt namelijk van een klein deel leveranciers. De effort die je als organisatie investeert om deze te digitaliseren is klein en de return groot. Het levert datakwaliteit op om de facturen te verwerken en lage operationele kosten om deze te verzenden en te ontvangen. De overige 20 procent van de facturen komt vaak van leveranciers die slechts een aantal maal per jaar factureren. Als gevolg daarvan is de effort om deze stroom te digitaliseren vele male groter en de return kleiner. Daar wringt dus de schoen.” Slagmulder raadt CFO’s aan in elk geval alle facturen via één systeem te ontvangen. “Volledige transparantie en automatisatie bereik je niet door gebruik te maken van verschillende platformen. Bovendien wil je de informatie op de factuur gebruiken als basis van rapportering. Hoeveel wordt gespendeerd aan marketing? Hoeveel volume draai ik bij een leverancier? Gaan we onderhandelen? Op die manier creëer je besparingen en haal je het maximale uit het digitaliseren van facturen. ”
Check op basis van btw-nummer
Oplossingen voor het digitaliseren van facturen factuurdigitalisatie vindt de CFO bij gespecialiseerde netwerken. Slagmulder: “Wereldwijd kun je zo honderden leveranciers vinden van deze netwerken. De kunst is om tussen deze netwerken te communiceren. Zie hen als telefoonproviders. Jij hebt T-Mobile en ik heb Vodafone. Toch kunnen we met elkaar telefoneren, omdat onze nummers geregistreerd staan. Datzelfde principe moeten we hanteren binnen de e-invoice-netwerken. Het voordeel van gebruikmaken van dergelijke netwerken, is dat de implementatie veel makkelijker wordt. Welk deel van jouw leveranciers of klanten is al aangesloten bij zo’n netwerk? Daar kun je onmiddellijk digitaal mee communiceren. Bovendien zijn deze netwerken vaak de toeganspoort tot het factureren naar overheden. Kijk naar Nederland en België. Daar factureer je naar overheden via PEPPOL (zie kader, red.). Het ontzorgt de organisatie dan ook. Je voldoet zo aan alle regelgeving die van toepassing is. Voor we een implementatie doen van zo’n netwerk kijken we ook met welke handelsrelaties we op die manier kunnen ‘praten’. Dat doen we op basis van het btw-nummer. Dat geeft onmiddellijk de impact en de kracht weer van zo’n netwerk.” Wie e-factureert, kan facturen ook sneller gaan verwerken, stelt Slagmulder. “En dat geeft mogelijkheden naar om de cashflow te optimaliseren. Als ik de factuur binnen een week betaal, krijg ik dan korting? Of je kunt zelf korting geven op je eigen factuur. Als u binnen een week betaalt, krijgt u dit percentage aan korting. Met een link erbij, maakt dat facturen sneller worden betaald en de CFO eerder zijn geld heeft. En dat is weer goed voor de kredietwaardigheid en de cashpositie van de organisatie.”
Simplerinvoicing en PEPPOL
Simplerinvoicing stimuleert samen met een aantal vooraanstaande leveranciers van administratieve software en e-factureerdiensten e-facturatie. Daardoor kunnen facturen makkelijk worden uitgewisseld tussen de verschillende boekhoudpakketten. De leveranciers hebben afspraken gemaakt over het onderling uitwisselen van digitale facturen. Met STPE.nl streven ze naar één Nederlands Standaardisatieplatform voor e-facturen. De partijen willen hiermee het gebruik van digitale facturen in ons land een impuls geven. Simplerinvoicing is de PEPPOL-autoriteit van Nederland.
PEPPOL is de afkorting van Pan-European Public Procurement Online en biedt overheden en bedrijven de mogelijk om (internationaal) e-facturen uit te wisselen via een speciaal beveiligd netwerk. Als de administratie van zowel de verzender als de ontvanger geregistreerd is op het netwerk, wordt de elektronische factuur direct naar de boekhouding van de ontvanger gestuurd. Om toegang te krijgen tot het PEPPOL-netwerk moeten bedrijven eerst een validatieproces ondergaan om de legitimiteit te controleren. Veel leveranciers van facturatiesoftware zijn hierbij aangesloten.
In een langdurige rust van een voetbalwedstrijd
Hans van der Kolk is Sales Manager bij Easy Systems. “Ik zeg eerlijk dat we met e-facturatie in de rust van een voetbalwedstrijd zitten. We zijn best aardig aan het coachen, maar de rust duurt wel heel erg lang al. Kortom, de versnelling die we met e-facturatie wilden bereiken, komt er maar niet. Terwijl er volop kansen liggen.” Gevraagd naar de oorzaken noemt Van der Kolk ook het gebruik van scan- en herkensoftware. “Medewerkers op de financiële administraties vinden het goed genoeg. Vanuit CFO-perspectief is de beleving dat de besparing niet groot genoeg is om over te stappen. Dat is een kip en het ei-verhaal. De besparing wordt groter als ook meer organisaties zich aansluiten bij e-factureren en waardoor het inzicht in de meerwaarde groter wordt. Maar ik merk dat langzamerhand de druk op de CFO groeit, ook vanuit de overheid. Waarbij de CFO steeds vaker druk ervaart vanuit de commerciële kant. ‘Ik kan geen zaken meer doen met het ministerie van Defensie’, concludeerde een potentiële klant van ons onlangs. Reden om dieper in het onderwerp e-facturatie te duiken.”
E-facturatie voorkomt fraude
Met PEPPOL is er een netwerk met een standaard voor de berichten die we van het ene systeem naar het andere sturen. “En dat in heel Europa. Het mooie is dat softwarepakketten nu al automatisch detecteren of de tegenpartij ook op PEPPOL is aangesloten. Daar hoef je niets voor te doen. Daarmee wordt het nog eenvoudiger om e-facturatie door te voeren.” Daarbij komt dat e-factureren via PEPPOL volgens Van der Kolk veiliger is dan een factuur per e-mail. “Zo’n e-mail gaat wellicht over vier mailservers heen, waar er van alles kan gebeuren. Je hoort ook vaker van factuurfraude, waarbij de factuur tussentijds is tegengehouden en het bankrekeningnummer is veranderd. Waardoor je ineens naar bijvoorbeeld Afrika geld overmaakt. Bij PEPPOL worden de toetreders door het access point gecontroleerd en wordt het berichtenverkeer versleuteld. Van het ene punt tot aan het andere punt, kortom end to end. Met encryptie. Je krijgt zelfs een melding als een factuur is overgekomen. Daarnaast: een factuur bevat privacygevoelige informatie. Die informatie is beter beveiligd op zo’n versleuteld netwerk, dan bij e-mail.”
CFO kan niet zonder e-facturatie
Aansluiten op het PEPPOL-netwerk is een kleine investering, stelt Van der Kolk. “Register once, connect to all, is het principe. Je kunt na registratie naar iedereen in het netwerk facturen sturen.” Van der Kolk ziet e-factureren als een must voor de CFO die zijn finance functie wil digitaliseren. “Dan kun je hier niet onderuit. Dit is de basis. Je moet je er alleen in verdiepen en dan kleur bekennen. Ik pas ervoor dat we als Nederland blijven hangen in het versturen van pdf’s. Ik weet ook zeker dat Europa ons links en rechts inhaalt. En zelfs in Zuid-Amerika is e-facturatie al verplicht gesteld. Het is meer de vraag wanneer de markt beweegt, dan of deze gaat bewegen. Als de CFO over wil op geautomatiseerde processen, met dashboards van zijn spend management, dan kun je niet zonder e-facturatie.”
Lees ook
E-facturatie komt naderbij, maar bepaald niet met de lichtsnelheid
E-facturatie eerste stap naar no hands accounting
Cursus e-facturatie
Wilt u meer weten over dit onderwerp? The Finance Academy ontwikkelde een digitale cursus over e-facturatie. Na afloop weet u onderscheid te maken tussen de verschillende vormen van factureren en kunt u de belangrijkste voordelen van elektronisch factureren benoemen.
