“Bij ons gebeurt dat niet.” Het is nog steeds een veel gehoorde opmerking bij opleidingen over het signaleren van fraude. Dat strookt niet met de talloze meldingen in de media, bij de Belastingdienst en andere instanties. Die opstelling ten opzichte van fraude is dan ook niet meer houdbaar, zeggen fraudedocenten Ruud Snoeker en Gert-Jan Spenkelink dan ook.
Of het interview met de twee docenten gelijktijdig kan. Ja, natuurlijk. Maar waarom? Snoeker en Spenkelink hebben er een goede reden voor. De eerste bekijkt fraude vanuit de accountantshoek, de tweede vanuit de gedragscomponent. En zo vullen ze elkaar aan. Niet alleen tijdens de training over frauderisicofactoren voor accountants in business, maar ook tijdens het interview. Snoeker: “Een bekend concept om de risico’s op fraude in kaart te brengen is de fraudedriehoek. Deze maakt duidelijk dat drie factoren een rol spelen: druk of verleiding, gelegenheid en rationalisatie. Die fraudedriehoek kennen accountants in business vaak wel. Maar die drie abstracte termen moeten betekenis gaan krijgen. Wat betekenen druk, gelegenheid en rationalisatie dan in de praktijk?” Spenkelink: “We stellen een koppeling van de theorie aan de praktijk aan de orde. Waarbij ik het bijzonder vind om te zien dat accountants in business het nog steeds moeilijk vinden om met een vermoeden van fraude om te gaan. Er is schroom om het bespreekbaar te maken of juist aan de preventieve kant maatregelen te nemen zoals het helpen bij geldproblemen.”
tegengaan van fraude?
De training Accountants in business en fraude leert u frauderisico’s te herkennen en er op te acteren. Fraudedocenten Ruud Snoeker en Gert-Jan Spenkelink bieden u concrete handvatten. De training wordt vijf keer aangeboden.
Kijk onbevangen naar de organisatie
Want wachten totdat de fraudecasus tegen de collega helemaal rond is, kan de ontstane schade groter maken, beschouwen beide deskundigen. Snoeker: “Het is de kunst je eigen overtuigingen of vooringenomenheden te laten vallen. Kijk onbevangen naar je organisatie. Waar is de organisatie kwetsbaar? Wat klopt er niet? Kijk onbevangen naar de cijfers en onderlinge verbanden. Wat is niet logisch of voelt niet goed? Mocht je een vermoeden hebben, dan kun je je nieuwsgierigheid en je verwondering voor je laten werken. Niet meteen met een beschuldigende vinger wijzen, maar onbevangen vragen stellen. Hoe kan het dat…?” Spenkelink: “Het kan best zijn dat iets dat op eerste gezicht vreemd lijkt, toch klopt, maar dan weet je dat in elk geval. En mocht het toch een verkeerde situatie zijn, dan kun je in elk geval de schade zoveel mogelijk beperken. Maar als je wel een overtuigend bewijs hebt voor frauduleus handelen, dan mag je niet wegkijken maar, moet je handelen.”
Fraude terecht in de schijnwerper
De accountant en fraude staan in de schijnwerpers. Accountants (al dan niet in business) kennen dit jaar een PE-verplichting op het onderwerp frauderisicofactoren. “Ik vind dat terecht”, zegt Snoeker. “Zeker omdat accountants een rol hebben bij te dragen aan betrouwbare informatie. Bovendien kunnen accountant in business ook nog te maken hebben met druk van boven, waar de fraude ook kan ontstaan. Hoe ga je daarmee om? Hoe houd je de rug recht?” Spenkelink: “Deelnemers komen soms binnen met de gedachte: ‘is het mijn rol als controller, concerncontroller of businesscontroller om actief te gaan speuren?’ Ik vind die gedachte frappant, want in een dergelijke rol heb je overzicht over de financiële verplichtingen en je zit bovenop het control framework. Wie moet zich anders verwonderen over wat er gaande is? Maar fraude constateren wordt wel lastiger als het van boven in de organisatie komt. Want durf maar eens een fraudegeval aan de kaak te stellen als je qua inkomen afhankelijk bent van het management.”
Harde of soft controls?
Van welke school is Spenkelink: noopt het tegengaan van fraude tot betere hard of soft controls? “Het is altijd een combinatie. Het moet duidelijk zijn wat de regels zijn, maar de regels moeten ook begrepen kunnen worden en gehandhaafd. Het management moet ze dus kunnen uitleggen. Als je de goede houding niet hebt, weet je altijd wel manieren om buiten de lijnen te kleuren. Er is overigens wel een spanningsveld tussen harde en soft controls. Want we hebben, zeker na een fraudegeval, nogal eens last van een Pavlovreactie. We hebben de neiging om heilig te geloven in compliance en regels, terwijl je als accountant in business met professionele nieuwsgierigheid een hoop leed kunt voorkomen. Als een medewerker van de administratie plotseling met een Porsche aan komt rijden, moet dat de wenkbrauwen doen fronzen. Het kan zijn dat hij een erfenis heeft gekregen, maar dat kun je prima met een kwinkslag aan die medewerker vragen.”
Waar zitten de gaten in het control framework?
Snoeker raadt accountants in business aan als een hacker naar de organisatie te kijken. “Waar zitten de gaten in het control framework? Waar kan er potentieel fraude worden gepleegd? Waar liggen belangen? Waar is de mogelijkheid op schade het grootst? En: hoe kunnen we dat risico mitigeren? Maar ook: waar is de cultuur van de organisatie zodanig dat een medewerker bijna wordt gedwongen om over de streep te gaan? Bijvoorbeeld: uit het nieuws blijkt dat om bouwprojecten in Saudi-Arabië binnen te halen, je kunt worden gedwongen om een betaling te doen. Is er een structuur om dat soort vreemde situaties te melden of op zijn minst bespreekbaar te maken?”
De accountant in business die in het management zit, mag daar bovenop ook nog rekenschap afleggen vanwege zijn voorbeeldrol. “Let erop: als jij diverse zaken declareert die de organisatie eigenlijk niet toelaat, dan is dat een teken voor anderen om dat gedrag te kopiëren. Dat moet je niet willen.”
Meest gehoorde opmerking
“Bij ons gebeurt dat niet.” Het is een veelgehoorde opmerking van accountants in business bij frauderisicotrainingen. Spenkelink: “Die opstelling is onhoudbaar als je het aantal meldingen van fraudes in de media, bij de Belastingdienst, bij opsporingsdiensten en andere instanties ziet. Het is dan meer de vraag wanneer je wordt geraakt. Tijdens onze trainingen zijn we telkens voldoende voorzien van verse casuïstiek waar we ons iedere keer weer over mogen verwonderen. Dat zegt wel wat. De kop in het zand steken, gebeurt al genoeg. Je verwonderen over situaties veel minder. Terwijl dat als financial juist je meerwaarde kan zijn in dergelijke situaties.”
Lees ook
10 essentiële stappen bij fraudeonderzoeken
IFIAR doet onderzoek naar rol accountant bij fraude
Over Ruud Snoeker
Ruud Snoeker is registeraccountant (in business) en sinds 2001 docent en sinds 2007 als course director Internal Control Accountancy verantwoordelijk voor één van de hoofdvakken (Interne Beheersing of Internal Control) van de Post initiële opleiding Accountancy aan de Erasmus School of Accounting & Assurance. Snoeker is daarnaast docent Governance & Control bij de Post initiële opleiding Certified Public Controlling voor publieke en maatschappelijke organisaties (ESAA). Daarnaast voert hij advieswerkzaamheden rond governance en control uit.
Over Gert-Jan Spenkelink
Gert-Jan Spenkelink is bedrijfskundige met een achtergrond als manager in de financiële detachering. Vanuit die functie is hij sinds 2005 werkzaam als adviseur, facilitator en trainer voor financials en accountants die zich willen ontwikkelen tot volwaardig gesprekspartner voor hun klanten. Spenkelink werkt als (vaardigheids)docent voor het NBA en is als parttime docent verbonden aan de EMFC van Erasmus Universiteit op het onderdeel controllerskills.
