• Executive Finance nieuwsbrief
  • Finance Academy
    • Collegereeks Controller als Business Partner
    • Leergang Financieel Leiderschap
    • Business for Finance
    • Masterclass Fusies & Overnames
    • Collegereeks Turnaround Management & Restructuring
  • Permanente Educatie
  • Whitepapers
  • Abonneren
  • Magazine
  • Adverteren
  • Colofon
  • Contact

Executive Finance

Inspireert. In finance en management.


  • Home

  • Coronacrisis

  • Management

  • Finance

  • ICT

  • Controlling

  • Accounting

  • Compliance
  • Corporate
    growth

  • Risicomanagement

  • Fiscaal

  • Vacatures
Je bent hier: Home » Nieuws » Hoe komt u aan betrouwbare niet-financiële informatie?

Hoe komt u aan betrouwbare niet-financiële informatie?

11 oktober 2019 door Anja Cichowlas en Justus Koek

Hoe zorgt u dat uw niet-financiële informatie betrouwbaar is? Hoe weet u bijvoorbeeld zeker dat het CO2-emissiecijfer, vaak berekend uit verschillende broncijfers, echt klopt?

Er zijn verschillende manieren voor het ontwikkelen van robuuste processen en systemen rond niet-financiële data. Bedrijven kunnen bijvoorbeeld een externe auditor inschakelen voor data-verificatie. Maar het op orde brengen van dataprocessen op is de belangrijkste stap. Dit zorgt er ook voor dat het management voorzien wordt van informatie die hen daadwerkelijk in staat stelt om op duurzaamheidsprestaties te kunnen sturen.

Wat heeft u nodig voor betrouwbare niet-financiële data?
1 Duidelijk gedefinieerde key prestatie-indicatoren (kpi’s)
2 Gestandaardiseerde processen en systemen
3 Interne controles
4 Interne betrokkenheid
5 Documentatie

Tip 1: Zorg voor duidelijk gedefinieerde kpi’s
Het duidelijk definiëren van de te rapporteren cijfers is key. Wat meet u precies met de indicator, en welke specifieke gegevens zijn daarvoor nodig? Omvat de indicator ‘aantal trainingsuren’ externe of ook interne trainingen? Worden trainingen buiten werktijd meegerekend of uitgesloten van de rapportage? Deze vragen moeten worden beantwoord voordat u start met data-verzameling en rapportage.
Vooral voor grote organisaties die werken met meerdere landen, bedrijfseenheden of productielocaties, is het belangrijk om consistente definities te gebruiken. Zo niet, dan rapporteert land A ziekteverzuim volgens een andere definitie dan land B, en is het gemiddelde percentage onbetrouwbaar.
Ook het toepassen van internationaal erkende rapportagerichtlijnen zoals de Standards van het Global Reporting Initiative (GRI), SASB, of het Greenhouse Gas Protocol is waardevol. Deze standaarden schrijven standaard definities voor indicatoren voor, wat ervoor zorgt dat niet-financiële data van verschillende bedrijven onderling vergelijkbaar wordt.

Tip 2: Standaardiseer processen en systemen
Om een constante goede datakwaliteit te garanderen, is het noodzakelijk om werkstromen te standaardiseren en deze zoveel mogelijk te automatiseren. Betrouwbare datamanagementsystemen voor het verzamelen van data vormen hiervoor de basis. Of het nu gaat om handmatige gegevensverzameling of specifieke software, de vraag ‘waar komt de informatie vandaan?’ moet beantwoord kunnen worden, op basis van een vooraf gedefinieerd en vastgelegd proces.
Veel bedrijven beginnen met handmatige gegevensverzameling. Dit is goed als startpunt. Om het risico voor fouten te verminderen en de dataverzameling minder arbeidsintensief te maken, maar ook om mogelijke kostenvoordelen te benutten, is het op de langere termijn zinvol om processen te automatiseren en in bestaande systemen te integreren.

Daarnaast kan de nauwkeurigheid van gegevens en rapportage-efficiëntie worden verhoogd door het opstellen van een rapportagehandleiding voor de personen die betrokken zijn bij dataverzameling (kpi-eigenaren). Deze handleiding bevat op kpi-niveau definities, procesomschrijvingen, data-eenheden, gebruikte systemen en benodigde berekeningen.

Tip 3: Zorg voor interne controles
Interne controles kunnen het risico op onjuiste, inconsistente en onnauwkeurige gegevens verminderen. Het niveau waarop dit gedaan wordt verschilt: van een simpel ‘vier-ogenprincipe’, tot automatische berekening van datatrends en foutmeldingen in systemen bij het overschrijden van normwaarden op kpi’s bepaalde afwijkingswaarden. Er zijn verschillende handmatige en geautomatiseerde controles die helpen om verzamelde gegevens vooraf op hun kwaliteit te toetsen.
Ook Internal audit kan hierbij een rol innemen, van een adviserende rol waarin wordt geadviseerd over strategie en rapportage of het begeleiden van de externe assurance, tot een beperktere assurance rol. Heeft Internal audit een leidende rol, dan kan zij intern de sturing op duurzaamheid reviewen, de bijbehorende niet-financiële rapportage evalueren en de processen en data auditen. Dit bespaart de organisatie een intensief en kostbaar extern assurance-proces.

Tip 4: Interne betrokkenheid is cruciaal
Om het proces van niet-financiële dataverzameling binnen de gestelde deadlines te verzamelen en te controleren, is ondersteuning vanuit de organisatie cruciaal. Betrek relevante collega’s zo vroeg mogelijk in het proces om tijdslijn, benodigde data, format van de gegevens en verantwoordelijkheden goed af te stemmen.

Vooral dat laatste is om twee redenen belangrijk:

1. Dataleveranciers leveren wel de data aan, maar zijn niet altijd verantwoordelijk voor de prestaties die de cijfers laten zien. Een simpel voorbeeld: Eén collega levert ieder kwartaal energieverbruikscijfers aan, maar hij is niet ‘in charge’ van alle programma’s en activiteiten die bijdragen aan energiereductie. Zo is er vanuit HR een programma rondom mobiliteit, dat reizen met fiets en trein stimuleert. Tegelijkertijd is de business unit Operations bezig met het vergroenen van energie voor processen, waarvan de uitvoering gedaan wordt door afdeling Inkoop, die groene stroom inkoopt.

Verantwoordelijkheden moeten duidelijk worden omschreven, met een eventuele scheiding tussen de data leverancier en de kpi-eigenaar. De collega in het voorbeeld wil zich geen zorgen hoeven maken over het afleggen van verantwoording voor iets wat buiten zijn verantwoordelijkheid ligt. Maar, hij moet wel kunnen uitleggen, waarom productielocatie X ineens geen gasverbruik meer rapporteert.

2. Iemand moet het overzicht houden, het dataverzamelingsproces coördineren en indien nodig, data consolideren en valideren. Vaak wordt deze rol door de manager Duurzaamheid ingevuld, of ligt dit bij de afdeling verantwoordelijk voor corporate reporting.

Ook draagvlak vanuit het management is essentieel. Het opzetten van controleerbare processen om data te verzamelen, te controleren en te rapporteren, kost tijd en middelen. Het is alleen zinvol als ook het management dit ondersteunt en dat zij de niet-financiële informatie die uit deze processen volgt, ook daadwerkelijk gebruikt in bestuurs- en besluitvormingsprocessen.

Tip 5: Zorg voor actuele documentatie
De documentatie van procesbeschrijvingen, verantwoordelijkheden, kpi-definities en stappen om data te valideren, zorgen ervoor dat de niet-financiële gegevens reproduceerbaar zijn en consistent over een langere periode worden verzameld.
Relevante documenten zoals facturen, certificaten of vergadernotulen worden idealiter systematisch bewaard. Dit vereenvoudigt niet alleen het werk voor de accountant, maar ook de interne inspanningen. Daarnaast: als collega’s uitvallen of de organisatie verlaten, kan de data consistent blijven worden verzameld door nieuwe collega’s.
Via externe assurance kan de kwaliteit van niet-financiële informatie ook naar externe stakeholders worden aangetoond, aan de hand van de ‘assurance-verklaring’. Uiteraard komen bij een assurance-proces nog andere aspecten kijken, zoals welke informatie gecontroleerd zal worden, in welke mate (beperkte versus redelijke zekerheid) en volgens welke standaard (bijvoorbeeld GRI). Met de implementatie van bovenstaande stappen is al een hoop van het werk gedaan.

Anja Cichowlas en Justus Koek zijn consultant bij Sustainalize

Lees ook
EU-landen eens over wet duurzaam investeren
Het Global Reporting Initiative impuls voor duurzaamheidsverslaglegging

Categorie: Educatie, Nieuws Tags: GRI, jaarverslag, verslaggeving, verslagleggingDossier: Accounting

« Vorige
Volgende »

Geef een reactie Antwoord annuleren

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd. Vereiste velden zijn gemarkeerd met *

CAPTCHA
Refresh

*

Deze website gebruikt Akismet om spam te verminderen. Bekijk hoe je reactie-gegevens worden verwerkt.

Maak kans op uw gratis exemplaar: The CFO in Pole Position

Speciaal voor onze nieuwsbriefabonnees worden 3 exemplaren weggegeven van het populaire managementboek: The CFO in Pole Position.

Tot en met 30 april 2021 kunt u via de Executive Finance nieuwsbrief aangeven of u geïnteresseerd bent in dit boek. Onze redactie zal uit de ingestuurde reacties 3 winnaars bepalen. Bent u geïnteresseerd in een gratis exemplaar maar nog geen nieuwsbriefabonnee? Schrijf u dan direct in.

Net als in de Formule-1, is het nemen van beslissingen cruciaal voor zakelijk succes en kan het verschil uitmaken tussen de geruite winnaarsvlag of de zandbak. Beslissingen worden in toenemende mate gemaakt op basis van data maar welke afdeling binnen een organisatie is het meest geschikt voor de transformatie naar een Decision Oriented Organisation?

Alles over duurzaam

  • “Toekomstbestendige economie vraagt veel meer aandacht voor verduurzaming” (22 jan)
  • Philips, KPN, Signify en PostNL veroveren plaats op A-lijst milieurapportages (9 dec)
  • Grote bedrijven voor groene insteek bij herstel uit crisis (22 jun)
  • Nederlandse economie voor 12,1 procent duurzaam (29 jan)
  • Methode gelanceerd om transitie naar circulaire economie te versnellen (23 jan)

Hét e-learning platform voor financieel professionals

Volg ons op social media
  • Twitter
  • LinkedIn

Best gelezen

  • Alex Dowdalls: “Data, kunstmatige intelligentie en digitaal zakendoen zijn de bepalende factoren”
  • Mike Hoogveld: “Finance moet verandering omarmen”
  • Paul Verhagen vertrekt bij Fugro: “Het waren zeven tropenjaren”
  • “CFO moet meer leren over fraude-oorzaken”
  • Wat is er aan de hand bij de Volksbank?

Topjobs

  • Entity Finance Manager
    Entity Finance Manager
    Japan Tobacco International
  • Controller (FT)
    Controller (FT)
    Hocras

Agenda

Collegereeks Controller als Business Partner
Start 10 mei 2021 – Nyenrode, Breukelen

Leergang Financieel Leiderschap
Start 31 mei  2021 – Nyenrode, Breukelen

Collegereeks Business for Finance
Start 1 juni 2021 – Utrecht

Masterclass Fusies & Overnames
28 & 29 juni 2021 – Nyenrode, Breukelen

Collegereeks Turnaround Management & Restructuring
Start 8 september 2021 – Nyenrode, Breukelen

Nationale Controllersdag
7 oktober 2021 – De Rijtuigenloods, Amersfoort

Vacatures

  • »
    Entity Finance Manager
  • »
    Controller (FT)
  • »
    Financieel directeur
Meer partnernieuws »

Direct naar

  • Nieuws
  • Educatie
  • Nieuwsbrief
  • Magazine
  • Partner of Choice
  • Power BI cursus
  • Finance Academy

Kennis

  • Accounting
  • Compliance/ Integriteit
  • Consolidatie
  • Controlling
  • Corporate growth
  • Finance
  • Fiscaal
  • Management
  • Risicomanagement
  • Treasury

Executive Finance

  • Abonneren
  • Shop
  • Adverteren
  • Colofon
  • Contact
  • Algemene voorwaarden
  • Publicatievoorwaarden
  • Privacy en cookies

Categorieën

  • Nieuws
  • Inspiratie
  • Educatie
  • Branded content
  • Whitepapers