Hoe zorgt u dat uw niet-financiële informatie betrouwbaar is? Hoe weet u bijvoorbeeld zeker dat het CO2-emissiecijfer, vaak berekend uit verschillende broncijfers, echt klopt?
Er zijn verschillende manieren voor het ontwikkelen van robuuste processen en systemen rond niet-financiële data. Bedrijven kunnen bijvoorbeeld een externe auditor inschakelen voor data-verificatie. Maar het op orde brengen van dataprocessen op is de belangrijkste stap. Dit zorgt er ook voor dat het management voorzien wordt van informatie die hen daadwerkelijk in staat stelt om op duurzaamheidsprestaties te kunnen sturen.
Wat heeft u nodig voor betrouwbare niet-financiële data?
1 Duidelijk gedefinieerde key prestatie-indicatoren (kpi’s)
2 Gestandaardiseerde processen en systemen
3 Interne controles
4 Interne betrokkenheid
5 Documentatie
Tip 1: Zorg voor duidelijk gedefinieerde kpi’s
Het duidelijk definiëren van de te rapporteren cijfers is key. Wat meet u precies met de indicator, en welke specifieke gegevens zijn daarvoor nodig? Omvat de indicator ‘aantal trainingsuren’ externe of ook interne trainingen? Worden trainingen buiten werktijd meegerekend of uitgesloten van de rapportage? Deze vragen moeten worden beantwoord voordat u start met data-verzameling en rapportage.
Vooral voor grote organisaties die werken met meerdere landen, bedrijfseenheden of productielocaties, is het belangrijk om consistente definities te gebruiken. Zo niet, dan rapporteert land A ziekteverzuim volgens een andere definitie dan land B, en is het gemiddelde percentage onbetrouwbaar.
Ook het toepassen van internationaal erkende rapportagerichtlijnen zoals de Standards van het Global Reporting Initiative (GRI), SASB, of het Greenhouse Gas Protocol is waardevol. Deze standaarden schrijven standaard definities voor indicatoren voor, wat ervoor zorgt dat niet-financiële data van verschillende bedrijven onderling vergelijkbaar wordt.
Tip 2: Standaardiseer processen en systemen
Om een constante goede datakwaliteit te garanderen, is het noodzakelijk om werkstromen te standaardiseren en deze zoveel mogelijk te automatiseren. Betrouwbare datamanagementsystemen voor het verzamelen van data vormen hiervoor de basis. Of het nu gaat om handmatige gegevensverzameling of specifieke software, de vraag ‘waar komt de informatie vandaan?’ moet beantwoord kunnen worden, op basis van een vooraf gedefinieerd en vastgelegd proces.
Veel bedrijven beginnen met handmatige gegevensverzameling. Dit is goed als startpunt. Om het risico voor fouten te verminderen en de dataverzameling minder arbeidsintensief te maken, maar ook om mogelijke kostenvoordelen te benutten, is het op de langere termijn zinvol om processen te automatiseren en in bestaande systemen te integreren.
Daarnaast kan de nauwkeurigheid van gegevens en rapportage-efficiëntie worden verhoogd door het opstellen van een rapportagehandleiding voor de personen die betrokken zijn bij dataverzameling (kpi-eigenaren). Deze handleiding bevat op kpi-niveau definities, procesomschrijvingen, data-eenheden, gebruikte systemen en benodigde berekeningen.
Tip 3: Zorg voor interne controles
Interne controles kunnen het risico op onjuiste, inconsistente en onnauwkeurige gegevens verminderen. Het niveau waarop dit gedaan wordt verschilt: van een simpel ‘vier-ogenprincipe’, tot automatische berekening van datatrends en foutmeldingen in systemen bij het overschrijden van normwaarden op kpi’s bepaalde afwijkingswaarden. Er zijn verschillende handmatige en geautomatiseerde controles die helpen om verzamelde gegevens vooraf op hun kwaliteit te toetsen.
Ook Internal audit kan hierbij een rol innemen, van een adviserende rol waarin wordt geadviseerd over strategie en rapportage of het begeleiden van de externe assurance, tot een beperktere assurance rol. Heeft Internal audit een leidende rol, dan kan zij intern de sturing op duurzaamheid reviewen, de bijbehorende niet-financiële rapportage evalueren en de processen en data auditen. Dit bespaart de organisatie een intensief en kostbaar extern assurance-proces.
Tip 4: Interne betrokkenheid is cruciaal
Om het proces van niet-financiële dataverzameling binnen de gestelde deadlines te verzamelen en te controleren, is ondersteuning vanuit de organisatie cruciaal. Betrek relevante collega’s zo vroeg mogelijk in het proces om tijdslijn, benodigde data, format van de gegevens en verantwoordelijkheden goed af te stemmen.
Vooral dat laatste is om twee redenen belangrijk:
1. Dataleveranciers leveren wel de data aan, maar zijn niet altijd verantwoordelijk voor de prestaties die de cijfers laten zien. Een simpel voorbeeld: Eén collega levert ieder kwartaal energieverbruikscijfers aan, maar hij is niet ‘in charge’ van alle programma’s en activiteiten die bijdragen aan energiereductie. Zo is er vanuit HR een programma rondom mobiliteit, dat reizen met fiets en trein stimuleert. Tegelijkertijd is de business unit Operations bezig met het vergroenen van energie voor processen, waarvan de uitvoering gedaan wordt door afdeling Inkoop, die groene stroom inkoopt.
Verantwoordelijkheden moeten duidelijk worden omschreven, met een eventuele scheiding tussen de data leverancier en de kpi-eigenaar. De collega in het voorbeeld wil zich geen zorgen hoeven maken over het afleggen van verantwoording voor iets wat buiten zijn verantwoordelijkheid ligt. Maar, hij moet wel kunnen uitleggen, waarom productielocatie X ineens geen gasverbruik meer rapporteert.
2. Iemand moet het overzicht houden, het dataverzamelingsproces coördineren en indien nodig, data consolideren en valideren. Vaak wordt deze rol door de manager Duurzaamheid ingevuld, of ligt dit bij de afdeling verantwoordelijk voor corporate reporting.
Ook draagvlak vanuit het management is essentieel. Het opzetten van controleerbare processen om data te verzamelen, te controleren en te rapporteren, kost tijd en middelen. Het is alleen zinvol als ook het management dit ondersteunt en dat zij de niet-financiële informatie die uit deze processen volgt, ook daadwerkelijk gebruikt in bestuurs- en besluitvormingsprocessen.
Tip 5: Zorg voor actuele documentatie
De documentatie van procesbeschrijvingen, verantwoordelijkheden, kpi-definities en stappen om data te valideren, zorgen ervoor dat de niet-financiële gegevens reproduceerbaar zijn en consistent over een langere periode worden verzameld.
Relevante documenten zoals facturen, certificaten of vergadernotulen worden idealiter systematisch bewaard. Dit vereenvoudigt niet alleen het werk voor de accountant, maar ook de interne inspanningen. Daarnaast: als collega’s uitvallen of de organisatie verlaten, kan de data consistent blijven worden verzameld door nieuwe collega’s.
Via externe assurance kan de kwaliteit van niet-financiële informatie ook naar externe stakeholders worden aangetoond, aan de hand van de ‘assurance-verklaring’. Uiteraard komen bij een assurance-proces nog andere aspecten kijken, zoals welke informatie gecontroleerd zal worden, in welke mate (beperkte versus redelijke zekerheid) en volgens welke standaard (bijvoorbeeld GRI). Met de implementatie van bovenstaande stappen is al een hoop van het werk gedaan.
Anja Cichowlas en Justus Koek zijn consultant bij Sustainalize
Lees ook
EU-landen eens over wet duurzaam investeren
Het Global Reporting Initiative impuls voor duurzaamheidsverslaglegging
