Steeds meer bedrijven kiezen ervoor om hun complete purchase to pay-proces te optimaliseren. Toch zijn er nog altijd organisaties die tegen die stap aanhikken. Zij zien de automatisering van de processen als een kostenpost, in plaats van een investering. Om het gesprek gemakkelijker te maken, ontwikkelde ICreative een besparingscalculator.
“Software is een hulpmiddel om een doel te bereiken, maar als je echt een slag wilt maken, kun en moet je naar het proces kijken”, zegt Christian Willemsen van ICreative, partner in purchase to pay-automatisering. Daarom heeft het bedrijf een besparingscalculator ontwikkeld. Een eenvoudige versie daarvan is sinds enige tijd op de website te vinden. “Met een paar kerngetallen kun je al vrij snel zien wat je met specifieke software kunt besparen.” Naast de eenvoudige variant heeft ICreative ook een geavanceerde versie. “Om echt te bepalen waar de winsten, naast financiële winst, zit, wordt het proces in de calculator verwerkt. Hierdoor kunnen we nog veel dieper ingaan op de besparingen en mogelijkheden om het proces te verbeteren. Het is voorgekomen dat we een organisatie konden laten zien, dat een investering al binnen een jaar werd terugverdiend.”
Niet enkel financiële kpi’s
De besparingscalculator van ICreative is een eerste stap om na te denken over wat er mogelijk is, zo legt Willemsen uit. “Het moet een bedrijf een ingang bieden om op een andere manier naar de processen te kijken. In het gesprek kunnen we vervolgens een verdiepingsslag maken. Het gaat daarbij nog niet eens over de implementatie van software, maar vooral over hoe het proces effectiever kan.” Tijdens zo’n gesprek komt bijvoorbeeld vaak naar voren dat er nog veel meer kpi’s zijn waar je als bedrijf naar kunt kijken. “En die zijn niet eens altijd financieel gerelateerd”, is de ervaring van Willemsen. “Soms is dat heel simpel het aantal e-mails dat je heen en weer verstuurt. Of er blijkt dat je gerichter kunt sturen bij de gespreken met leveranciers, waardoor je de kwaliteit van leveranciers kunt waarborgen.”
Businesscase
De besparingscalculator van ICreative biedt dus niet alleen een verhelderende eerste blik op de besparingsmogelijkheden, maar zet ook aan tot nieuwe kijk op automatisering van het purchase to pay-proces. Willemsen: “Het gaat wat ons betreft om veel meer dan alleen over welke software je kunt implementeren. Het gaat erom dat je samen binnen een businesscase op zoek gaat naar manieren om het proces te verbeteren. Daarmee kun je fte’s vrijspelen. Als het bedrijf groeit, is het daardoor vaak niet nodig om nieuwe fte’s aan te nemen. En dat scheelt aanzienlijk.”
Dit artikel is gesponsord door ICreative
