In Aziatische landen maken ze een factuur nog steeds in Word. Zo kan het zijn, dat een factuur twee keer wordt gemaakt. Soms niet altijd met hetzelfde factuurnummer, maar wel voor hetzelfde bedrag. Soms ook niet voor hetzelfde bedrag, maar wel voor dezelfde levering.
Alleen door de inkoop te vergelijken met administratie kom je er achter dat er een dubbele factuur is. De inkoopadministratie deed dat niet altijd voldoende, maar gelukkig deed de administratie wel een extra check om te zien of de inkoop klopt. Dat ging heel gemakkelijk want je wist de inkooporderwaarde van een bepaalde artikelgroep en controleerde het inkooptotaal met de inkoop in de administratie. Was er een aannemelijk verschil, dan ging je die inkoop op detail controleren.
Checken hoe dat kan
Zo rolde er op een dag toch een verschil van euro 250.000 uit. Dan ga je checken hoe kan dat. Ja dan blijkt in China een tweede factuur verstuurd te zijn om wat voor reden dan ook. En vaak al heel lang na de eerste factuur en wordt de inkoopmedewerker onder druk gezet. Er wordt onvoldoende gecontroleerd en de factuur wordt ingeboekt.
Zelfs bij geautomatiseerde systemen van orders kan dit voorkomen, maar natuurlijk is de kans kleiner. Natuurlijk is er niet van alles een inkooporder en dat is moeilijker controleerbaar. Dus de kans op dubbele facturen of dubbele betalingen blijft altijd bestaan. Nu zijn er bedrijven die gespecialiseerd zijn in het opsporen van dubbele betalingen en dubbele facturen. Ze doen dat vaak op no cure no pay-basis. Dus waarom zou je dat niet eens doen.
50 procent commissie over het bedrag
Nou, ik heb dat ook eens gedaan. Over 3 boekjaren kwam er 20.000 euro uit bij een totaal omzet van ongeveer 100 miljoen euro. Je betaalt dan 50 procent commissie over dat bedrag op het moment als het terug gehaald is. Voor ons was het een bewijs dat we, gezien de hoogte van het bedrag, dat we het nog niet eens zo slecht deden. Met de uitkomsten van zo’n onderzoek kun je dan ook de processen verbeteren. Je kunt dan goede afspraken maken, processen nog beter dichttimmeren en zorgen voor een optimaal resultaat.
Ik ken bedrijven die dit regelmatig doen. Dat is goedkoper dan een accountant en levert ook nog geld op. Dit onderwerp lijkt niet sexy, maar het is weer een bewijs dat artificial intelligence niet alles kan vervangen of kan oplossen zoals ook bij grootboekcontrole het geval is. Kortom, er is nog genoeg werk aan de winkel.
Maarten Verheul, ervaren (interim-)CFO en beheerder van het netwerk Finance Executives Netherlands op LinkedIn.
Lees ook
De mismatch van finance recruiters
E-facturatie: wanneer wordt de CFO wakker?
