Meer dan 120 softwareleveranciers hebben de afgelopen jaren hun softwaresystemen gereed gemaakt voor elektronisch factureren op basis van UBL. Desondanks blijft factureren in pdf de overhand houden.

Dat is de conclusie uit de nieuwe versie van het rapport Scannen en herkennen van boekingsdocumenten en elektronische factuurverwerking 2019. Een andere belangrijke conclusie is dat de afzender van facturen de wijze van factureren (formaat en verzendwijze) per afnemer vaak handmatig moet instellen. Dat laatste blijkt een van de belangrijke drempels waarom elektronisch factureren zo langzaam van de grond komt. En dat terwijl volgens de huidige stand van de techniek dat instellen voor een belangrijk deel automatisch kan.

Aangesloten op PEPPOL

De eerste stap is dat leveranciers van elektronische factuursoftware (waaronder ook boekhoud- en ERP-systemen) zorgen dat hun gebruikers aangesloten worden op PEPPOL. Als vervolgens de ontvanger van een factuur is aangesloten op PEPPOL (goede factuursoftware controleert dat automatisch) kan de factuursoftware de factuur geheel automatisch verzenden via PEPPOL. Dus zonder dat een gebruiker dat verder handmatig hoeft in te stellen. Als verzenden via PEPPOL niet kan is de tweede stap dat de factuursoftware automatisch controleert of er een factuur e-mailadres is opgegeven bij de ontvanger van de factuur. In de meeste gevallen is dat al aanwezig bij de crediteurengegevens vanwege het versturen van digitale facturen in PDF-formaat. De elektronische factuur kan nu, desgewenst samen met de pdf-factuur, automatisch als bijlage per email verzonden worden.

Lees ook
E-facturatie: wanneer wordt de CFO wakker?
E-facturatie komt naderbij, maar bepaald niet met de lichtsnelheid

Cursus e-facturatie

Wilt u meer weten over dit onderwerp? The Finance Academy ontwikkelde een digitale cursus over e-facturatie. Na afloop weet u onderscheid te maken tussen de verschillende vormen van factureren en kunt u de belangrijkste voordelen van elektronisch factureren benoemen.